Organiser une prospection téléphonique performante : mode d’emploi

Sommaire :
1. Qu'est-ce que la prospection téléphonique et pourquoi est-elle cruciale pour votre entreprise ?
2. Pourquoi établir un plan de prospection téléphonique pour vos commerciaux ?
3. Le processus de prospection téléphonique est-il le même pour toutes les entreprises ?
4. Comment créer un fichier de prospection téléphonique efficace ?
5. Quels sont les avantages du fichier de prospection commerciale ?
6. Qualifier son prospect par téléphone : comment s’y prendre ?
7. Comment mesurer l’efficacité de votre stratégie de phoning commercial ?

Toutes les entreprises n'utilisent pas la prospection téléphonique comme stratégie de vente. Pourtant, un phoning commercial bien organisé peut vous permettre de qualifier plus rapidement vos prospects, d’en générer d’autres mais aussi d’augmenter vos ventes de manière considérable. Mais alors comment convertir davantage grâce à la prospection téléphonique ? Faisons le point ensemble dans cet article.

Qu'est-ce que la prospection téléphonique et pourquoi est-elle cruciale pour votre entreprise ?

La prospection téléphonique est une technique de démarchage où vous contactez des prospects par téléphone pour leur présenter vos produits ou services. Bien que cette méthode puisse sembler intimidante ou intrusive à première vue, elle demeure un outil puissant et efficace dans le monde de la vente !

Son objectif principal est d'obtenir des rendez-vous avec des prospects. Cependant, elle peut également permettre de conclure des ventes directement lors de l'appel.

Avec une stratégie bien élaborée et des outils adaptés, la prospection téléphonique peut devenir un atout majeur pour votre entreprise, en générant de nouveaux leads et en augmentant vos ventes de manière significative.

Pourquoi établir un plan de prospection téléphonique pour vos commerciaux ?

Établir un plan structuré permet de mieux organiser les efforts et d'optimiser le temps passé sur chaque appel.

Les principales difficultés de la prospection téléphonique

Sans les bons outils, la prospection téléphonique, aussi appelée « phoning commercial », peut être une tâche extrêmement fastidieuse et difficile à effectuer.

De nombreux commerciaux peuvent ainsi rapidement être découragés lorsqu'ils regardent leur fichier de prospects non qualifiés. Ils peuvent perdre beaucoup de temps à essayer de comprendre et d'identifier les prospects sur lesquels ils doivent se concentrer chaque matin pour démarrer leurs appels.

La mise à jour d'un fichier de prospection avec de nouveaux contacts ou de nouvelles informations obtenues, peut également être un processus rébarbatif, réduisant l’efficacité globale d'une équipe commerciale.

Un autre problème rencontré lors des campagnes de prospection téléphonique est la perte de temps sur des prospects mal qualifiés. Cela peut être dû à un manque d'organisation lors des appels passés : vos commerciaux ne posent pas les bonnes questions, ou ne savent pas sur quels prospects se pencher tout simplement.

L’importance des outils et de la méthodologie

La raison pour laquelle vos commerciaux sont confrontés à ces difficultés, est probablement le fait qu'ils n'utilisent pas le bon outil ni le bon processus. Dans le cas contraire, la prospection téléphonique a plus de chance d'être réussie et vos équipes de rester concentrées sur les bons prospects.

Cependant, les entreprises qui utilisent la prospection téléphonique comme technique de vente ne le font pas toutes avec la même intensité et n'organisent donc pas leur processus de vente de la même manière.

Le processus de prospection téléphonique est-il le même pour toutes les entreprises ?

Bien que la prospection téléphonique soit une pratique courante, chaque entreprise peut l’adapter selon sa structure et ses objectifs spécifiques.

Les équipes de ventes avec divers profils de commerciaux

Certaines entreprises ont une équipe spécialisée dans les appels, un rôle généralement assumé par les Sales Development Representatives ou commerciaux. Ce sont eux qui qualifient le prospect et le remettent ensuite au personnes en charge de conclure l'affaire, souvent un Chargé de Compte.

En d'autres termes, l'équipe possède différents profils de commerciaux pour différentes étapes du processus de vente. Et ils utilisent souvent des outils ou des processus différents pour séparer les activités et cycles de ventes.

Les équipes de ventes avec un seul profil de commerciaux

A contrario, dans d'autres entreprises, une seule personne est responsable de l'ensemble des étapes du processus de vente. Cela signifie que cette personne, en tant que commercial va à la fois: 1. rechercher des prospects (soit par appels téléphoniques, soit via LinkedIn ou par tout autre moyen de prospection commerciale) 2. effectuer la qualification et la vente

En aucun cas, il ne transmettra son prospect qualifié à une autre équipe en charge de conclure les contrats. Le commercial s'occupe alors lui-même de mener le prospect à la signature.

En réalité, une équipe commerciale est souvent composée de commerciaux qui prendront en charge l'ensemble du processus de vente, du début jusqu'à la fin. La prospection téléphonique est une tâche qui leur prend beaucoup de temps et d'énergie alors qu'ils doivent également gérer le reste de la relation commerciale jusqu'à la signature. Il est donc compliqué pour ces commerciaux de s'organiser, de qualifier les prospects et de segmenter leur processus de vente.

Comment créer un fichier de prospection téléphonique efficace ?

La création d'un fichier de prospects potentiels est la première étape d'un démarchage commercial réussi. S'assurer que ces fichiers soient bien organisés est essentiel pour qualifier efficacement les prospects par la suite.

Fichier de prospection téléphonique : de quoi parle-t-on ?

Il s'agit d'un fichier essentiel qui rassemble les noms des entreprises et les contacts des personnes susceptibles d'acheter vos produits et/ou services. Cela permet à votre équipe commerciale de connaître ses clients potentiels et de se concentrer sur ceux qui sont les plus importants afin de générer plus de revenus.

Pour être efficace, les fichiers de prospection doivent être facilement utilisables et adaptables à chaque commercial.

C'est pourquoi noCRM vous permet de mettre à jour et de créer vos fichiers de prospection téléphonique, en intégrant uniquement les informations que VOUS souhaitez. Il n'y a pas de champs obligatoires, afin que vous puissiez personnaliser votre plateforme et gagner du temps lors de l'enregistrement d'un nouveau prospect froid ou d'un nouveau lead, d’une nouvelle opportunité.

Nous pouvons également différencier la création de fichiers de prospection en deux approches différentes.

Créer un fichier de prospection téléphonique pour les équipes de ventes avec divers profils de commerciaux

Parlons d'abord des entreprises où les équipes de ventes sont divisées en plusieurs rôles correspondant aux différentes étapes du processus de vente. Pour ce type de prospection, il est tout d'abord nécessaire de trouver une base de données de contacts correspondant à votre cible.

En utilisant noCRM, vous avez la possibilité de séparer votre fichier de prospects de votre pipeline de leads. Vous pouvez ainsi importer votre fichier de prospection depuis un fichier Excel ou CSV dans noCRM. Après cela, vous pourrez facilement modifier et adapter les colonnes aux champs prédéfinis de votre fichier.

Pour éviter d'avoir un fichier interminable qui mêle à la fois des prospects non qualifiés et des prospects qualifiés, chez noCRM les commerciaux les séparent en deux groupes différents représentés de manière distincte. De cette façon, l'équipe commerciale sait immédiatement sur qui et sur quoi elle travaille, et quel processus suivre.

Vos prospects non qualifiés sont répertoriés dans votre fichier de prospection, tandis que vos leads chauds sont affichés dans le pipeline. Les contacts peuvent être transférés d'un fichier à l'autre en un seul clic.

Dans les fichiers de prospection, vous pouvez également utiliser des étiquettes et des couleurs. Cela peut aider vos commerciaux à savoir de quels prospects ils doivent s'occuper et à différencier leur importance.

Nous recommandons aux commerciaux de segmenter les prospects entre ceux non-qualifiés et ceux susceptibles d'être convertis. Différencier les prospects non-qualifiés des opportunités réelles peut considérablement vous aider à augmenter votre taux de conversion.

Créer un fichier de prospection téléphonique pour les équipes de ventes avec un seul profil de commerciaux

Constituer un fichier de prospection téléphonique pour des commerciaux qui gèrent à la fois la recherche de contacts, les appels et le processus de vente dans sa totalité signifie que les prospects sont sélectionnés un par un.

Bien souvent, ces prospects sélectionnés par les commerciaux ont déjà manifesté un intérêt pour votre entreprise. Ou alors ils pourraient très probablement être intéressés.

Dans ces équipes, vous devez vous assurer que la première étape de votre pipeline de vente est celle «à qualifier». Lorsque les prospects sont créés, ils arrivent immédiatement dans cette étape.

Bien sûr, si vous gérez un nombre très important de prospects, vous pouvez utiliser un fichier de prospection, mais ce n'est pas une obligation. Vous pouvez également placer des prospects froids à fort potentiel dans l'étape «à qualifier». Puis avoir des prospects froids plus génériques dans un fichier de prospection dédié.

Outil LinkedIn Lead Clipper

La création d’un fichier de prospection peut se faire facilement sur LinkedIn à l'aide de notre outil «Lead Clipper» qui permet de capturer vos prospects directement. Le processus est rapide et simple. Il vous suffit de vous rendre sur la page LinkedIn de votre prospect, de cliquer sur le Lead Clipper, et toutes les informations du prospect seront transférées à noCRM, créant immédiatement un lead.

Outil de numérisation de cartes de visite

Une autre façon de sélectionner manuellement des prospects consiste à collecter des cartes de visite lors de réunions ou d'événements. Cela vous permet de collecter des informations de contact à leur sujet.

Une fois de plus, le temps étant précieux pour tous les commerciaux, il vous suffit de scanner la carte de visite dans l'application mobile de noCRM.io et toutes les informations seront rassemblées dans votre fichier en quelques secondes sans taper un mot, créant ainsi un nouveau prospect.

Cela vous permettra, à vous et à votre équipe commerciale, de collecter immédiatement les données dans votre fichier. Au lieu d'empiler des cartes de visites à enregistrer plus tard. Vous pouvez ainsi planifier directement la date à laquelle vous souhaitez contacter le prospect.

Outil de formulaire de contact depuis votre site Web

Vous pouvez également collecter des prospects via des formulaires sur votre site Web en utilisant l'outil de formulaire de contact.

Transférez les informations soumises sur votre site Web à l'adresse email personnelle qui se trouve dans "Formulaire de contact" via le menu "Admin" de votre compte noCRM. Cela créera automatiquement un prospect dans votre pipeline.

Quels sont les avantages du fichier de prospection commerciale ?

Créer un fichier de prospection téléphonique est donc la première étape pour créer un excellent pipeline de prospects. Mais cela présente également de nombreux avantages pour votre équipe commerciale.

Créer un fichier de prospection avec noCRM

L'un des principaux avantages de la création d'un fichier de prospection dans noCRM, est que vous pouvez séparer les prospects froids des prospects qualifiés. De cette façon, vous évitez que votre pipeline soit encombré. Cette segmentation claire aidera votre équipe à qualifier plus rapidement les prospects pour conclure plus de ventes.

Pour que cette liste de prospection soit efficace, notre outil vous permet de :

• Catégoriser les prospects et leads. Vous pouvez ainsi les séparer en différents fichiers, ajouter des couleurs pour les identifier rapidement, des étiquettes pour savoir à quelle catégorie ils appartiennent...
• Partager ces fichiers entre les commerciaux. Les prospects et leads peuvent être affectés à différents membres de l'équipe. Donc non seulement cela augmente l'efficacité mais également la collaboration entre les membres de votre équipe.
• Assigner les prospects et les leads à traiter. Tous les membres de votre équipe sauront immédiatement quel prospect contacter à leur arrivée au bureau.
• Transformer le prospect froid en lead chaud. Une fois le prospect correctement qualifié, un seul clic est nécessaire pour transformer le prospect froid en client potentiel et l'attribuer à un responsable de compte.

Vous pouvez alors facilement suivre la progression des prospects créés, contactés et convertis pour être au top de vos ventes.

Améliorez l'efficacité de votre équipe avec les bons outils

L'avantage d'avoir un outil de fichiers de prospection comme noCRM n'est pas seulement lié à la facilité d'organiser votre prospection téléphonique mais aussi à l'efficacité de l'outil en matière de démarchage téléphonique.

Le mode plein écran

Tout d'abord, l'interface est très rapide. Lorsque vous activez le mode plein écran, noCRM vous permet de passer d'un prospect à l'autre très facilement. Il affiche également les informations de manière très simple. Cela qui augmente la productivité et rend facile la modification des informations des prospects et l'enregistrement de vos actions (comme un appel passé, un email, la programmation d'un rendez-vous).

L' outil d'intégration VoIP

Mais ce n'est pas le seul outil qui améliore la productivité et l'efficacité de vos équipes commerciales. Appelez vos prospects et vos leads devient plus facile avec l'intégration VoIP.

Vous pouvez immédiatement appeler les prospects via la plateforme et enregistrer l'appel afin de conserver toutes les informations dans le fichier du contact.

Le QR code pour les appels mobiles

Une autre fonctionnalité permettant de gagner du temps est le QR code pour les appels mobiles. En effet, il peut être pénible d'avoir à taper chaque numéro de téléphone les uns après les autres. C'est là que le code QR dans noCRM peut vous être vraiment utile. Tout ce que vous avez à faire est de scanner le QR code avec votre téléphone, et votre appel est prêt à être effectué.

Les modèles d'emails de prospection

Si vous souhaitez joindre vos clients potentiels par email, cela peut également être fait via noCRM. Pour gagner du temps et assurer la cohérence des messages, vous avez la possibilité de créer des modèles d'emails. Cela vous permet d’assurer le suivi auprès des prospects par exemple.

Le script téléphonique

Comme nous allons le voir ci-dessous, vous pouvez avec noCRM créer un script d'appel que vous pouvez utiliser pour chaque prospect. Ce script vous permet de préparer votre argumentaire téléphonique.

Lors de vos entretiens téléphoniques avec vos prospects, vous pouvez ajouter des commentaires, enregistrer des actions, mentionner d'autres membres de l'équipe pour les notifier afin que votre équipe commerciale soit toujours parfaitement au courant du statut de vos prospects (et leads) et de leur progression.

Qualifier son prospect par téléphone : comment s’y prendre ?

Très souvent, les entreprises pensent qu'elles ont un problème de conclusion des ventes, alors qu'en fait elles ont un problème de qualification des prospects. Si vous ne qualifiez pas correctement vos prospects, vous perdrez du temps à les gérer inutilement.

Qualifier un prospect en posant les bonnes questions

Concentrons-nous sur la qualification d’un prospect froid lorsque vous démarchez des clients. Partez du principe qu'un prospect froid est un prospect qui ne montre aucun intérêt pour votre entreprise. Il ne vous connaît pas, ni vous, ni votre entreprise. Il faut donc identifier ses besoins et lui proposer si possible des solutions. Pour que le prospect froid se transforme en prospect qualifié, il est donc impératif de poser les bonnes questions.

Pour se faire, les questions lors de votre prospection téléphonique doivent d'abord être axées sur l'identification de la personne à qui vous parlez. Essayez de savoir si cette est décisionnaire. Si ce n’est pas le cas, ne perdez pas de temps avec ce contact.

Ensuite, vous devez poser des questions afin de comprendre si son besoin peut correspondre à ce que vous proposez. Si votre produit ne peut pas répondre à son besoin, vous devez à nouveau mettre fin à l'appel. Les autres éléments que vous devez parvenir à connaître lors de l'appel sont le budget disponible et les attentes en termes de planning de votre prospect. Son budget est-il suffisant pour votre produit et/ ou service et le planning envisagé correspond-il à la disponibilité de votre entreprise ?

Tout cela fait partie des questions BANT :

• Budget ;
• Autorité ;
• Besoin ;
• Planning.

Si les réponses à ces questions sont positives, vous pouvez alors planifier un rendez-vous pour discuter davantage d'une collaboration ou d'un éventuel contrat et de la manière dont vous pouvez répondre à son besoin.

Utiliser un générateur de script d'appel

Assurer la cohérence entre tous les appels de votre équipe pour collecter les bonnes informations peut sembler compliqué. Certains membres de l'équipe peuvent oublier des questions ou ne pas poser les bonnes. Les conséquences en sont que le prospect froid ne sera pas correctement qualifié. Vous passerez donc du temps à gérer ce que vous pensez être un prospect et qui ne générera pas de revenus.

Le Générateur de script d'appel noCRM

Il s’agit d’organiser les appels de votre prospection téléphonique de manière à ce que les réponses des prospects soient claires pour vous et toute votre équipe.

C'est pourquoi noCRM a créé le Générateur de scripts d'appel. Cet outil vous permet de créer un script de prospection téléphonique, script qui fonctionne aussi bien pour les prospects que pour les leads.

Le générateur de scripts d'appel vous permet de créer des scripts de vente personnalisés.

Avantages du script de vente noCRM

Une fois votre script créé, il est téléchargé dans noCRM en un seul clic.

Lorsqu'un commercial passe un appel, le script de vente apparaît dans le fichier du prospect dans noCRM, avec toutes les questions essentielles qu'il doit poser pour obtenir les informations essentielles à la vente. Le commercial peut également saisir immédiatement les réponses dans ce script, qui seront alors disponibles pour tous les autres commerciaux.

Non seulement cela permettra à votre équipe d'être plus organisée lors des appels, mais elle pourra également se concentrer sur l'essentiel : écouter le prospect. Ainsi, plus besoin de réfléchir à la question suivante, ni aucun risque d'oublier une question ou de poser les mauvaises. Tout sera disponible devant les yeux de vos commerciaux.

Globalement, organiser vos appels avec un argumentaire de vente aidera vos commerciaux à être cohérents, à poser les bonnes questions et à obtenir les informations requises. Et ainsi savoir si un prospect peut devenir un prospect qualifié ou s'il doit être annulé.

Comment mesurer l’efficacité de votre stratégie de phoning commercial ?

Avec un outil tel que noCRM, mesurer les paramètres clés pour avoir un aperçu complet de la qualité de vos fichiers de prospects et de l'activité de votre équipe commerciale est très simple. Le suivi et la gestion des prospects sont simplifiés grâce à un tableau de bord des statistiques. Notre but ? Vous faire gagner du temps.

L’importance du suivi des statistiques de ventes de votre entreprise

Cela vous permet de définir des quotas et des indicateurs de performance clés pour votre équipe et de mesurer les paramètres les plus importants pour atteindre les objectifs de l'entreprise. Définir les bons KPI vous permettra de comprendre si les objectifs fixés sont trop élevés ou trop bas. Ainsi vous pourrez identifier la source du problème s'il y en a un. Cela vous aidera à affiner la stratégie de prospection de votre équipe commerciale.

L’analyse de la qualité de votre fichier de prospection téléphonique

Les statistiques de noCRM vous permettent également d'accéder à une analyse de vos fichiers de prospection. Vous pouvez rapidement comprendre, avec des graphiques, combien de prospects ont été annulés, combien de prospects sont devenus des leads, le nombre de prospects restant à qualifier et le chiffre d'affaires global généré.

Ce sont des informations importantes pour évaluer la qualité de votre fichier. Si vous avez plus de prospects annulés que de prospects à qualifier ou de leads, il se peut que les contacts de votre fichier ne soient pas bien définis. Conclusion : vous ciblez les mauvais prospects.

Une autre statistique importante est le chiffre d'affaires généré. Répond-il à vos objectifs? Votre équipe se concentre-t-elle sur les prospects qui ne génèrent pas le bon montant de revenus ?

L'analyse des performances de vos fichiers vous aidera à discerner la source du problème. Vous pouvez facilement identifier ce qui ne va pas et mettre en œuvre les changements nécessaires.

Le suivi des indicateurs de performance commerciale

Afin de suivre l'activité de votre équipe commerciale, vous avez accès à toutes les statistiques des actions de votre équipe dans noCRM.

Vous pouvez voir l'activité globale de l'équipe ainsi que celle de chaque membre individuel de l'équipe. Cela vous aidera à déterminer d'abord quels sont vos objectifs et quelles actions vous souhaitez poursuivre. Ensuite, vous pouvez également suivre et analyser les KPI pertinents pour voir si vous atteignez vos objectifs.

Cela peut vous aider à changer ce qui ne fonctionne pas. Mais aussi à savoir quand vous devez récompenser les membres de votre équipe pour leur travail.

Les performances de votre équipe et les résultats de votre entreprise peuvent également être suivis et analysés à l'aide de graphiques et de tableaux simples dans noCRM. La catégorie «performance de l'équipe» vous donnera une vision claire du nombre de leads gagnés et du chiffre d'affaires généré.

Ce sont des statistiques importantes pour comprendre si les commerciaux sont en mesure de qualifier efficacement un prospect par téléphone, mais surtout de conclure la vente.

Question fréquentes sur la prospection téléphonique

Qu'est-ce que la prospection téléphonique ? La prospection téléphonique consiste à trouver des prospects froids, les contacter par téléphone pour les qualifier et obtenir des rendez-vous, dans le but de réaliser des ventes.

Comment contruire un fichier de prospection ? Pour constituer un fichier de prospection efficace, il est important d'y rassembler les prospects froids à contacter en les séparant des leads chauds qualifiés. De nombreux outils et bases de données existent pour vous aider à alimenter vos fichiers de prospection.

Comment qualifier des prospects ? Afin de qualifier un prospect, vous devez lui poser les bonnes questions, à l'aide d'un script de vente dans l'idéal. Pour ainsi comprendre qui est le décisionnaire, quels sont ses besoins, quel est son budget disponible, et est-ce le bon timing pour lui.