Cómo organizar tus llamadas de prospección en frío - Lo que debes saber

Contenido:
1. Cómo organizar tu equipo de prospección
2. Crea tu listado de prospects
3. Ventajas de usar un listado de prospects
4. Calificar correctamente a un prospect
5. Visión clara de las actividades de ventas y estadísticas importantes
6. ¿Demasiado largo para leer? Accede a nuestro resumen

No todas las empresas utilizan la prospección en frío como estrategia de ventas. De todos modos, pueden ser una excelente manera de calificar rápidamente a los prospects y aumentar las ventas o la generación de prospects cuando es bien administrada.

Pero las llamadas de prospección en frío también pueden ser una tarea fastidiosa y difícil cuando se realizan sin las herramientas adecuadas. De hecho, muchos comerciales pueden desanimarse rápidamente cuando miran su lista desorganizada de prospects no calificados. Lo peor es que pierden valioso tiempo sin saber en cuáles deben concentrarse ese día.

Por otro lado, actualizar la lista con nuevos prospects o nueva información obtenida también puede requerir mucho tiempo. Esto reduce notoriamente la eficiencia general del equipo.

Otro problema durante la prospección es perder tiempo con leads mal calificados. Esto puede deberse a una falta de coherencia en las llamadas de prospección, no hacer las preguntas correctas o simplemente no ver claramente en qué prospects enfocarse.

Cómo organizar tu equipo de prospección en frío

Estos son los puntos débiles que podrían enfrentar tus comerciales. Es probable que no estén usando la herramienta y el proceso adecuados para permitirles administrar la información de la manera correcta, lo que resulta en llamadas de prospección en frío exitosas y un enfoque en los prospects correctos.

Sin embargo, no todas las empresas que utilizan las llamadas de prospección en frío como técnica de venta las realizan con la misma intensidad. Por tanto, no todas deberían organizar su proceso de venta de la misma forma.

¿Cómo se diferencian las llamadas de prospección en frío entre empresas?

Hay algunas empresas que cuentan con un equipo de "llamadas" especializado. Este es un rol que generalmente asumen los Representantes de Desarrollo Comercial o de Ventas (RDV). Ellos son los que califican al prospect y luego se lo entregan al “comercial”, quien a menudo es un ejecutivo de cuenta.

En otras palabras, el equipo tiene diferentes miembros para diferentes pasos en el proceso de ventas. Así que es más probable que usen diferentes herramientas para separar estos procesos.

En otras empresas, el comercial es responsable de encontrar sus propios leads, ya sea mediante llamadas de prospección en frío, en LinkedIn o de cualquier otra forma adecuada. En lugar de calificar a los prospects y entregarlos a un ejecutivo de cuentas, la persona que llama los mueve paso a paso para cerrar el negocio.

Esto significa que el equipo a menudo está compuesto por agentes de ventas que se encargarán de todo el proceso de principio a fin. Estos equipos son los que más luchan con las llamadas de prospección en frío. Y es que esta puede ser una tarea que consuma mucho tiempo si se trata de hacer por uno mismo. Es así especialmente cuando uno ya está gestionando el resto del proceso de ventas.

Crea tu listado de prospects

Compilar un listado de prospects es el primer paso para una prospección exitosa. Y asegurarse de que esos listados estén bien organizados es esencial para calificar a los leads de forme eficaz.

Pero, ¿qué es un listado de prospects?

Es una lista esencial que recopila nombres de empresas y contactos que probablemente compren algo a tu empresa. Esto le permite a tu equipo de ventas conocer sus prospects y enfocarse en los más importantes cuyo objetivo final es generar más ingresos.
Para ser eficiente, un listado de prospects debe ser manejable y adaptable a cada agente de ventas.

Es por eso que noCRM te permite actualizar y crear tus listados y leads con solo la información que TU deseas. No hay campos obligatorios, por lo que puedes personalizar tu plataforma y ganar tiempo al cargar un nuevo prospect o lead.

¿Cómo crear un listado de prospects?

Al igual que con las llamadas en frío, también podemos diferenciar la creación de listados de prospects con dos tipos de enfoques.

Para empresas donde el proceso de ventas se divide entre diferentes roles de equipo

Hablemos primero de las empresas que tienen diferentes miembros del equipo para diferentes pasos en su proceso de prospección. Este tipo de prospección se basa en encontrar una base de datos de contactos que coincida con tu público objetivo.

Con noCRM tienes la opción de separar tu listado de prospects de tu pipeline con leads (prospects calificados). Puedes importar tu listado de prospects desde un archivo Excel o CSV a noCRM y después de eso, podrás cambiar y adaptar fácilmente las columnas a los campos predefinidos de tu listado.

Para evitar tener una lista interminable que combine prospects no calificados y prospects calificados, en noCRM los representantes de ventas los separan en dos grupos diferentes que pueden visualizarse de varias formas. Así, el equipo de ventas sabe inmediatamente en quién y en qué está trabajando y qué proceso seguir.

Tus prospects no calificados están en tu listado de prospects, mientras que tus prospects calificados aparecen en tu pipeline de ventas. Puedes transformar un prospect en lead en un solo clic.

Dentro de los listados, también puedes usar etiquetas y colores. Esto puede ayudar a diferenciar cuál vendedor debe gestionar el prospect no calificado o la importancia supuesta del prospect.

Recomendamos que los representantes de ventas segmenten los *prospects* en "fríos" y "cálidos" o "importantes". No hay prospects “calientes” ya que un prospect caliente es lo que llamamos un lead.

¿Cómo saber qué prospects son “fríos” o “calientes”?

Para clasificarlos, primero debes comprender a dónde pertenece cada prospect y lead. Un prospect frío es aquel con el que aún no te has puesto en contacto. Un prospect caliente todavía está al comienzo del proceso. Muestran interés en tu empresa, pero aún no están calificados.

Luego, cuando un prospect está calificado y cuando estás seguro de que hay posibilidad de venta se convierte en un lead, se pueden transferir inmediatamente al pipeline de "leads" donde aterrizarán en la etapa "Calificado".

Para empresas con solo comerciales

Crear un listado de prospects en una empresa donde el equipo de ventas está compuesto solo por vendedores que manejan todo el proceso de prospección de principio a fin, significa que los prospects son seleccionados uno por uno. A menudo se parecen más a "leads" y no a "prospects fríos"; o ya han mostrado interés en tu empresa o es muy probable que lo muestren.

En estos equipos, debes asegurarte de que el primer paso de su pipeline de ventas sea "calificar". Cuando se crean los leads, aterrizan inmediatamente en esa etapa.

Por supuesto, si gestionas un número importante de prospects fríos, puedes utilizar un listado de prospects, pero no es una obligación. También puedes mezclar y combinar y colocar prospects fríos de alto potencial como leads en la etapa "para calificar." Así podrás tener prospects fríos más genéricos en un listado de prospects dedicado.

Herramienta LinkedIn Lead Clipper

Esta creación de listado se puede hacer en LinkedIn con la ayuda de nuestra herramienta "Lead Clipper" para capturar directamente tus leads. El proceso es rápido y fácil ya que todo lo que tienes que hacer es:

• Elegir la página de linkedin de tu lead
• Hacer clic en lead Clipper y toda la información se transferirá a nocrm, creando inmediatamente un lead

Herramienta de escaneo de tarjetas de visita

Otra forma de crear leads manualmente es mediante la recopilación de tarjetas de visita durante reuniones o eventos. Esta acción te permite recopilar información de contacto sobre ellos.

Una vez más, como el tiempo es precioso para todos los vendedores, todo lo que tienes que hacer es escanear la tarjeta de visita la app de noCRM.io. Al hacerlo, toda la información se recopilará en tu pipeline en unos segundos sin escribir una palabra, creando un nuevo lead.

Esto te permitirá a ti y a tu equipo recopilar inmediatamente los datos de tu contacto en vez de apilar tarjetas para más tarde. Te permite, además, planificar inmediatamente cuándo ponerse en contacto con el prospect.

Herramienta de formulario de contacto de la página web

También puedes capturar leads a través de formularios en tu página web utilizando la herramienta de formulario de contacto de noCRM.

Para ello, reenvía la información enviada en tu página web a la dirección de correo electrónico personal. Esta se encuentra en "Formulario de contacto" a través del "Panel de Administración" de tu cuenta noCRM. Esto creará automáticamente un lead en tu pipeline.

Ventajas de utilizar un listado de prospects.

¿Qué ventajas ofrece noCRM al crear un listado de prospects?

Crear un listado de prospects es el primer paso para crear un excelente pipeline de leads. Sin embargo, hacer esto también brinda muchos beneficios para tu equipo de ventas. Veamos.

Como hemos visto, uno de los principales beneficios de crear un listado de prospects noCRM es que puedes separar prospects fríos de prospects calificados. De esta manera, evita que tu pipeline esté desordenado. Esta clara segmentación evitará que tus representantes de ventas se centren en contactos poco interesantes, y les ayudará a calificar a los prospects más rápido.

Categorizar prospects y leads en noCRM es muy simple:

• Puedes separarlos en diferentes listados
• Agregar colores para identificarlos rápidamente
• Etiquetas para saber a dónde pertenecen

Luego, estos listados se pueden compartir entre los vendedores, y los prospects y leads se pueden asignar a diferentes miembros del equipo, por lo que no solo aumenta la eficiencia sino también la colaboración entre los miembros de tu equipo.

Gracias a noCRM, todos los miembros de tu equipo sabrán inmediatamente cuando lleguen al trabajo, qué prospect se les asignó y a quién deben contactar primero.

Una vez que el prospect está calificado correctamente, solo se necesita un clic para convertir al prospect en un lead y asignarlo a un ejecutivo de cuenta. A continuación, puedes realizar un seguimiento fácil de los leads creados, contactados y convertidos para estar al tanto de tus ventas.

Además, cuando un prospect no calificado no está interesado, no es necesario que lo elimines de tu listado. Solo tienes que “cancelarlo”. De esta manera, puedes obtener excelentes estadísticas sobre la calidad de tu listado de prospects y ver si tus prospects fueron bien elegidos o si estabas ingresando información de poca calidad.

Mejora la eficiencia del equipo con noCRM

La ventaja de tener una herramienta de listado de prospects como noCRM no solo está relacionada con lo fácil que es organizar tu prospección, sino también con la eficiencia de la herramienta cuando se trata de llamadas de prospección en frío.

Modo de pantalla completa superrápido

En primer lugar, la interfaz es muy rápida. Cuando activas el modo de pantalla completa, noCRM te permite pasar de un prospect a otro a gran velocidad. También muestra la información de una manera muy cómoda.

Esto sin duda aumenta la productividad y hace que sea muy cómodo editar la información de los prospects y registrar tus actividades precisas (como llamadas, correos electrónicos, agendar una reunión).

Herramienta de integración de VoIP

Pero no es la única característica que impulsa la productividad y la eficiencia; llamar a tus prospects y leads es más fácil con la integración de VoIP. Puedes llamar inmediatamente a los prospects a través de la plataforma y grabar la llamada para mantener toda la información en la ficha del contacto.

Herramienta de Código QR para llamadas desde el móvil

Otra característica que ahorra tiempo es el código QR para llamadas desde el móvil. Puede resultar bastante agotador tener que escribir todos los números de teléfono, aquí es donde el código QR de noCRM puede ser útil. Todo lo que tienes que hacer es escanearlo con su teléfono y tu llamada estará lista para ser realizada.

Integración y plantillas de correo electrónico

Si deseas comunicarte con tus prospects por correo electrónico, también puedes hacerlo a través de noCRM. Para ahorrar tiempo y garantizar la coherencia de los mensajes, tienes la opción de crear plantillas de correo electrónico para realizar un seguimiento de los prospects, por ejemplo.

Además, como veremos a continuación, puedes crear un guion de llamada en frío que puedes utilizar para cada prospect. Durante tus interacciones con tus prospects, puedes:

• Agregar comentarios
• Registrar acciones
• Mencionar a otros miembros del equipo para notificarlos

De este modo lograrás que tu equipo siempre esté perfectamente al tanto del estado de tus prospects (y leads) y su progreso.

Calificar correctamente a un prospect

Muy a menudo las empresas piensan que tienen un problema de cierre, cuando en realidad tienen un problema de calificación. Si no calificas correctamente a un prospect frío, perderás tiempo gestionando un lead que nunca se cerrará.

¿Qué necesitas para calificar a un prospect?

Centrémonos en calificar a un prospect frío. Debes tener en cuenta que un prospect frío es aquel que no muestra ningún interés en tu empresa, no te conoce a ti ni a tu empresa. Por tanto, tienes que identificar sus necesidades y ofrecerles soluciones.

Para hacer eso, tus preguntas deben enfocarse primero en identificar con quién estás hablando y si esa persona está a cargo del proceso de toma de decisiones. Si no es así, no debes perder tiempo con ese prospect. Y es que si no estás hablando con la persona adecuada, probablemente estés perdiendo el tiempo con un prospect que nunca calificará.

A continuación, debes hacer preguntas para comprender si tienen una necesidad que pueda corresponder a lo que estás ofreciendo. Si tu producto no puede responder a una necesidad, nuevamente, debes finalizar la llamada.

El último elemento que debes obtener durante la llamada es el presupuesto disponible y su período de tiempo; ¿Su presupuesto es suficiente para tu producto o servicio, y el tiempo se ajusta a la disponibilidad de tu empresa?

Todos ellos forman parte de las preguntas BANT: presupuesto, autoridad, necesidad y cronograma. Si las respuestas a estas preguntas son positivas o potencialmente positivas, puedes programar una reunión para discutir más sobre tu producto o servicio y cómo correspondería a las necesidades de tu prospect.

La herramienta Generador de Guion de Ventas

Asegurar la coherencia entre todas las llamadas de prospección de tu equipo para recopilar la información correcta puede parecer una tarea difícil. Algunos miembros del equipo pueden olvidar las preguntas o no formular las correctas. Las consecuencias de esto son que el prospect frío no estará calificado correctamente y pasarás tiempo gestionando lo que crees que es un lead y eso no generará ingresos.

Además, organizar las notas de tus llamadas para que las respuestas del prospect sean claras para ti y todos los miembros de tu equipo también puede ser difícil mientras hablas por teléfono.

Es por eso que noCRM construyó el Generador de Guion de Ventas. Esta herramienta evitará que tu equipo cometa esos errores durante sus llamadas y puede funcionar tanto para prospects como para leads.

El Generador de Guion de Ventas te permite crear scripts de ventas personalizados para llamadas de prospección en frío. Una vez que se crea el script, se carga en noCRM con un clic.

Esto significa que cuando un vendedor está haciendo una llamada, el guion de ventas aparece en la ficha del prospect en noCRM, con todas las preguntas esenciales que debe hacer. Puedes mirar un ejemplo de una plantilla de un modelo de prospección inmobiliaria telefónica para hacerte una idea de cómo funciona.

También puedes ingresar inmediatamente las respuestas en ese guion a través de botones de verificación y las respuestas, que luego estarán disponibles para todo el equipo de ventas. No solo permitirá que tu equipo esté más organizado durante las llamadas, sino que también podrá concentrarse en lo más importante sin ninguna interferencia: escuchar al prospect.

No habrá necesidad de pensar cuál es la siguiente pregunta, o el riesgo de que se olviden o hagan las preguntas incorrectas porque todas las preguntas estarán frente a ellos.

En general, organizar tus llamadas con un guion de ventas ayudará a tus vendedores a ser coherentes, hacer las preguntas correctas y obtener la información requerida, para saber si un prospect puede convertirse en un lead calificado o si debe cancelarse.

Tener visión clara de actividades de ventas y estadísticas

Con una herramienta como noCRM, medir las métricas clave para obtener una visión completa de la calidad de tus listados y la actividad de tu equipo de ventas es muy fácil. El seguimiento y la gestión de prospecto se simplifican con un panel de estadísticas, para que tú y tu equipo de ventas no pierdan tiempo analizando y definiendo las acciones necesarias.

¿Por qué es importante?

Tener una visión clara de las estadísticas de ventas de tu empresa te permite establecer cuotas y KPIs para tu equipo. Y no solo esto, también te deja medir las métricas más importantes para alcanzar los objetivos de la empresa.

Establecer los KPIs correctos te permitirá comprender si los objetivos establecidos son demasiado altos o demasiado bajos, o comenzar a rastrear el origen del problema, si lo hay. Esto te ayudará a perfeccionar la estrategia de tu equipo de ventas.

Medir la calidad de tu listado de prospects

Las estadísticas de noCRM también te permiten acceder a un análisis de tus listados de prospects. Allí puedes ver claramente con gráficos cuántos prospects se han cancelado, cuántos se han convertido en leads, el número de prospects que quedan por calificar y los ingresos generales generados.

Estos son datos importantes para evaluar la calidad de tu listado. Si tienes más prospects cancelados que prospects por calificar o leads, es posible que los contactos de tu listado no estén bien definidos y que estés apuntando a los prospects equivocados.

Otra estadística importante son los ingresos generados: ¿cumple con tus objetivos? ¿O tu equipo se enfoca en prospects que no generan la cantidad adecuada de ingresos?

Analizar el rendimiento de tus listados te ayudará a discernir el origen del problema, implementar los cambios necesarios y abordar lo que no funciona.

Medición de la actividad y desempeño del equipo comercial

Para realizar un seguimiento de la actividad de tu equipo de ventas, tienes acceso a todas las estadísticas de tus "listados de actividades del equipo" en noCRM.

Puedes ver la actividad general del equipo, así como de cada miembro individual del equipo. Esto te ayudará a determinar primero cuáles deseas que sean tus objetivos y qué actividades deseas realizar un seguimiento.

Luego, también puedes rastrear y analizar los KPI relevantes para ver si estás alcanzando tus objetivos. Esto puede ayudarte a cambiar lo que no funciona, pero también a saber cuándo debes recompensar a los miembros del equipo por su trabajo.

El rendimiento del equipo de ventas y los resultados también se pueden rastrear y analizar con gráficos y tablas fáciles de entender en noCRM. En "performance del equipo" obtendrás una visión clara de la cantidad de leads ganados y la cantidad respectiva por usuario.

Estas son estadísticas importantes para comprender si los vendedores pueden no solo calificar efectivamente a un prospect sino, lo que es más importante, cerrar el trato.

Resumen de cómo empezar a organizar tus llamadas en frío

La prospección y las llamadas en frío se facilitan con noCRM, desde el inicio del proceso hasta la conversión de los leads. Estos son los puntos clave que debes recordar: Si tu empresa tiene un equipo de ventas con varios miembros que se encargan de las diferentes etapas del proceso de prospección, el primer paso es aislar los prospects no calificados de los leads, poniéndolos en listado de prospects.

Una vez que tus listados estén claramente separados, puedes crear un guion de ventas con la herramienta Generador de Guion de Ventas para calificar correctamente a un prospect durante las llamadas en frío.

Mientras calificas prospects, usa nuestras herramientas dedicadas que mejorarán tu eficiencia en la calificación de prospects:
• Integración VoIP
• Código QR para llamadas del móvil
• Plantillas de correo electrónico
• Modo pantalla completa

Una vez que tu prospect esté calificado, puedes convertirlo en un lead con solo un clic y aparecerá en el pipeline de ventas. Finalmente, puedes acceder a las estadísticas de tu equipo y realizar un seguimiento de su desempeño.

Si tu empresa tiene una estrategia de ventas con los mismos vendedores que se encargan del proceso de prospección de principio a fin, el primer paso es crear una etapa "Por calificar" en tu pipeline.

Luego, puedes comenzar a recopilar leads con la ayuda de nuestras diferentes herramientas:

Después de eso, el proceso es el mismo: gestionar tus leads para ganarlos y acceder a las estadísticas para verificar el rendimiento.

En general, noCRM te ayuda a ti y a tu equipo de ventas a ser más eficientes en el proceso de prospección y llamadas en frío, lo que te lleva a calificar más prospects y ganar más leads. Todas estas actividades se pueden gestionar en la misma plataforma para que tengas acceso a las estadísticas que necesitas para estar al tanto del desempeño de tu equipo.