¿Quieres saber qué es un software de gestión de leads y cómo difiere de un Customer Relationship Management (CRM)? Sigue leyendo para saber cómo esta herramienta de administración de prospects (o prospectos) puede ayudar a tu equipo de ventas a ser más eficiente.
Tabla de contenidos:
- ¿Qué es el software de gestión de leads?
- ¿Qué debes esperar de tu software para manejar leads?
- Las principales características
- ¿Por qué utilizar un software para manejar leads?
- ¿Cómo elegir el software adecuado?
- Las mejores herramientas para la gestión de leads
- Medición del ROI del software
- Nuestro punto de vista - la filosofía de noCRM.io
¿Qué es el software de gestión de leads?
¿Por qué las empresas deberían invertir en un software de gestión de leads? ¿No es suficiente una buena hoja de cálculo de Excel? Pues bien, con ayuda de herramientas para la gestión de leads calificados podrás acelerar el desarrollo de tu negocio y aumentar las interacciones con cada prospect.
Con un bajo volumen de prospects fríos, una hoja de cálculo funciona. No obstante, si las empresas quieren crecer, usar Excel para gestionar miles de contactos es un desafío. Y a medida que crece tu equipo de ventas, también lo hace la necesidad de una herramienta para centralizar las acciones en curso.
Un CRM altamente complejo y costoso, como Salesforce, SAP o Microsoft Dynamics, puede funcionar para las grandes empresas. No obstante, no es la mejor opción para los equipos de ventas pequeños; sobre todo cuando se requieren de funciones para procesos menos complejos.
Ten en cuenta que los directores ejecutivos o gerentes de muchas empresas que han optado por un CRM, suelen quejarse de estar desactualizados. También es habitual que los comerciales solo lo actualicen justo antes de una reunión de ventas, convirtiéndolo en una herramienta de informes en lugar de una de trabajo rutinario.
En este contexto es donde entran en juego las herramientas para la gestión de leads. El objetivo de este tipo de utilidades es simplificar la gestión de prospects y relaciones comerciales, facilitar la digitalización de los procesos comerciales y, en definitiva, aumentar la facturación.
Definición del software de gestión de leads
Es una herramienta que facilita el trabajo de un comercial al simplificar la ejecución de tareas diarias repetitivas. Entre ellas podemos mencionar:
- Seguimiento del progreso de negocios en curso
- Creación de nuevas oportunidades
- Recordatorio de acciones futuras a realizar (enviar un email de seguimiento, hacer una llamada frío o un seguimiento con un prospect frío, etc.).
Por otro lado, el software permite que el comercial sea más eficiente y esté mejor organizado. También ayuda a que el gerente de ventas siga mejor el pipeline de ventas actual y supervise a su equipo.
Software CRM vs. software de gestión de leads: ¿cuál es la diferencia?
Ten en cuenta que un software para manejar leads está dirigido exclusivamente a los equipos de ventas. Por su parte, el software CRM tiene un alcance mucho más amplio e integra soporte, marketing y gestión de clientes.
Por tanto, la primera herramienta podría considerarse una alternativa "pre-CRM" para equipos de ventas. Esto, es decir, los leads calificados se gestionan en este programa informático y se envían al CRM cuando son captados. Lea acerca de la diferencia aquí.
¿Qué debes esperar de tu herramienta de gestión leads?
¿En qué consiste el trabajo de un comercial? Se trata esencialmente de convertir prospects en clientes. También brinda apoyo para comprender mejor los aspectos importantes, como en qué momento hacer un seguimiento y, entre otras cosas, cómo hacer que los prospects se interesen en lo que ofreces en tu negocio.
Esta utilidad no pretende agregar una capa adicional de complejidad a los procesos. Si pierdes horas ingresando información innecesaria es porque la herramienta no cubre tus necesidades de venta; ya que el objetivo principal es liberar tu tiempo para las tareas de mayor valor agregado, como aquellas que te permiten tener más rentabilidad y ganancias.
Como comercial, cuanto más tiempo pases con tus prospects y leads, más éxito tendrás en el logro de tus objetivos cada mes. No olvides que las bonificaciones se basan en tus resultados y no en la cantidad de datos del cliente ingresados en el software de gestión que uses.
El software de gestión de leads permite que los comerciales segmenten fácilmente sus contactos telefónicos para priorizar las tareas de forma sencilla. Por un lado, las oportunidades importantes pueden tratarse como una prioridad; y por otro, los prospects de llamadas en frío pueden servir como una base de datos para un equipo de Representantes de Desarrollo de Ventas (SDR, por sus siglas en inglés) que puede asignar leads calificados a sus gerentes de cuenta.
Las principales características de las herramientas para manejar leads
Existen cuatro categorías principales de características esenciales que las herramientas de gestión de leads deben tener. De esta manera, puede colaborar con el máximo desarrollo y potencial de cualquier empresa de ventas. Veamos:
Listado de prospects
El primer trabajo de un comercial es identificar prospect fríos. Después, debe convertirlos en leads calificados, interesados en lo que ofrece para que quieran cerrar trato. Para ello, el software debe permitir que un comercial:
- Cree fácilmente listados de prospects importando archivos simples de Excel o conectándose a servicios que generen campañas publicitarias, formularios en línea, base de datos de marketing, etc.
- Separe claramente los prospects fríos de los negocios en curso para permitir que el comercial administre sus prioridades de manera efectiva.
- Transforme un prospect frío en un lead con un solo clic.
En otras palabras, este software te ayuda a separar lo bueno de lo malo, administrar tu pipeline de ventas y realizar un seguimiento de la evolución de tus leads calificados en el proceso.
Planificación de actividades de venta y recordatorios automáticos
Cuantos más leads calificados y oportunidades trates, más fácil será perder el rastro de tus acuerdos en curso. Por eso, una buena solución de gestión de leads impedirá que te olvides de algún seguimiento y, al mismo tiempo, te permitirá crear recordatorios de forma fácil e incluso automática. Así podrás lograr:
- Hacer un seguimiento por correo electrónico o por teléfono.
- Citar a un prospect o cliente.
- Hacer cualquier otra acción en el ámbito comercial.
Para hacer esto, el software debe poder sincronizarse con tu calendario, ya sea Google, Outlook, etc. De esta manera, no tendrás problemas para llevar a cabo cada una de las acciones planificadas en el tiempo pensado.
Seguimiento de leads calificados en el pipeline
El seguimiento de tu canalización es otra característica importante de este tipo de software de gestión de leads. Así, los equipos de ventas podrán trabajar de manera más eficiente para cerrar tratos y también mantener la tasa de conversión dentro de la canalización.
Considera que el primer paso consiste en personalizar la herramienta para que refleje tu proceso empresarial. El pipeline de ventas debe coincidir y tener en cuenta los diferentes pasos del proceso de ventas de la empresa.
Al hacer esto, podrás ver el estado de todas tus oportunidades actuales de un vistazo y concentrarte en las negociaciones que tienen más probabilidades de cerrarse rápidamente o en aquellas que están solo al comienzo del proceso, pero que representan los ingresos futuros.
Seguimiento de la actividad del equipo de ventas
Un software de gestión de leads no estará completo sin una función de métricas de ventas o tablero que brinde una visión general del desempeño comercial actual, el de tus comerciales y un pronóstico de sus resultados futuros.
También es importante contar con una forma sencilla de realizar un seguimiento de las actividades de los comerciales, como el número de llamadas en frío, visitas, correos electrónicos, etc. Esto se debe a que a menudo es difícil dar a los comerciales objetivos de ventas puros. En cambio, funciona para darles objetivos para completar una acción (por ejemplo, hacer X llamadas en frío a la semana).
Las métricas de ventas te ayudarán a comprender las fortalezas de tu equipo, así como las áreas en las que no son tan fuertes; después, puedes usar esta información para trabajar en abordar sus debilidades y mejorar el desempeño general.
¿Por qué utilizar una herramienta de gestión de leads?
Porque permite ahorrar tiempo para concentrar los esfuerzos en las tareas que realmente valen la pena. Para un comercial sería; programación de citas con leads, negociaciones, prospección, etc. Además, ofrece estas ventajas:
Aumentar la productividad
Con la herramienta adecuada, no hay necesidad de gestionar la prospección con notas en papel, post-its, hojas de cálculo de Excel, etc. Esto no solo te ahorrará tiempo, sino que también liberará tu mente porque todos tus leads calificados se guardarán en un mismo lugar. Además, podrás contactarlos de forma más eficiente.
Centralizar los datos y ser capaz de trabajar de forma remota
Toda la información sobre tus contactos telefónicos (clientes potenciales y fijos) se almacenará en un solo lugar y todos los miembros del equipo de ventas podrán acceder fácilmente a ella. Además, tendrás acceso a todo el historial de la relación con cada contacto.
Ya no corres el riesgo de perder información importante para ganar un trato y tampoco corres el riesgo de perder información del cliente cuando un comercial deja la empresa.
Asimismo, en tiempos en los que una pandemia puede obligar a que el trabajo remoto se convierta en la norma, el uso del software SaaS le permite continuar con su negocio con la misma eficiencia que antes.
Acceder a una aplicación comercial móvil
Las otras ventajas de centralizar los datos y usar este software empresarial es la capacidad de trabajar desde tu dispositivo móvil; para eso, debes asegurarte de elegir una solución compatible con este beneficio. Esta es la mejor manera de aprovechar el tiempo y optimizar los recursos.
No todos los comerciales están siempre activos y es importante poder informar rápidamente sobre una cita al salir, sin tener que esperar hasta el final del día y regresar a la oficina. Por eso, noCRM.io ofrece capacidades de análisis de voz y escaneo de tarjetas de presentación en su aplicación móvil, lo que ayuda a ahorrar un valioso tiempo.
Fomentar el trabajo en equipo
Gracias al software de gestión de leads, los comerciales saben exactamente quién ha estado en contacto con qué leads, qué se ha dicho y cuándo tuvieron lugar las conversaciones. Por lo tanto, el uso de un software común le permite colaborar con otros comerciales de manera efectiva en una cuenta.
Por otro lado, en el momento en el que llega un nuevo comercial, el programa puede facilitar el onboarding para que tenga acceso a toda la ficha de leads y asegurar que esté operativo mucho más rápido.
Generar conexiones
Un sistema para manejar leads no está destinado a identificar nuevos leads. Sin embargo, te permite importar o crear listados de prospects conocidos en ferias comerciales o generados en Internet para que puedas ordenarlos y clasificarlos según la calidad.
Calificar leads
Con demasiada frecuencia, un acuerdo falla porque el cliente potencial no estaba debidamente calificado al principio. Calificar prospects fríos es una parte esencial de la prospección que te evitará perder el tiempo en tratos que no tenían posibilidades de cerrarse.
Un software de gestión de leads te permite:
- Recopilar fácilmente información sobre leads
- Priorizar seguimientos
- Seguir su evolución a lo largo del tiempo
A este respecto, noCRM.io ha creado un guion de llamada en frío gratuito y personalizable. Este te permite hacer las preguntas correctas y recopilar toda la información relevante que necesitas durante una llamada en frío de prospección.
Después de terminar la llamada en frío, puedes enviar toda la información recopilada a tu software de prospección y conocer con precisión el nivel de calificación de tu prospect. ¡No hay necesidad de perder horas ingresando datos! Es una herramienta gratuita que funciona con todos los programas y herramientas de CRM del mercado.
Acortar los ciclos de ventas
Gracias a un software empresarial de este tipo, tus procesos serán más efectivos; siempre sabrás cuál es el siguiente paso en el ciclo de ventas, nunca te olvidarás de dar seguimiento a un cliente potencial y siempre llegarás listo para una cita.
Esto te ahorrará tiempo y mejorará la calidad de tus conversaciones con tus leads, acortando naturalmente tu ciclo de ventas. Además, esta herramienta te permitirá mantener tu canalización limpia al identificar fácilmente las transacciones que no avanzan para tomar la decisión de continuar o no con ellas.
Mejorar la experiencia para leads
Como hemos visto, con ayuda de programa de gestión de leads puedes calificar un prospect mejor, acceder a datos importantes y hacer seguimiento a las oportunidades gracias a las notificaciones.
Debido a todo esto, tus leads tendrán una experiencia mucho mejor con tu empresa durante la fase de ventas, lo que aumentará automáticamente tus posibilidades de ganar y cerrar tratos. Asimismo, esto incrementará la seguridad y confianza en tu marca y lo que ofreces.
Medir y optimizar el rendimiento de tu negocio
Con ayuda de esta herramienta, los gerentes de ventas pueden rastrear fácilmente la actividad de cada comercial (llamadas en frío realizadas, emails de seguimiento, citas programadas, etc.). Es fácil establecer objetivos de ventas para cada comercial y realizar un seguimiento de la cantidad de oportunidades y acuerdos ganados.
Estos datos ayudan a pronosticar mejor tus ventas y anticipar los períodos más lentos. También puedes identificar en tu equipo comercial quién se desempeña bien e intentar mejorar las habilidades de ventas de aquellos que no lo hagan.
¿Cómo elegir la herramienta de gestión de leads correcta?
Hasta ahora hemos explicado exactamente qué es una herramienta de gestión de leads, cuáles son sus características claves y por qué, como comercial, lo necesitas. No obstante, ¿cómo eliges la herramienta que mejor se adapte a tus necesidades? Para ello ten en cuenta los siguientes ítems.
¿Cuál es tu objetivo?
Esta es obviamente la pregunta más importante, junto con el presupuesto. ¿Estás buscando equipar a tu equipo de ventas con un software que simplifique el procesamiento de leads calificados y la gestión de acuerdos, ahorrando tiempo a tu equipo y aumentando la eficiencia en las tareas diarias?
Un programa de gestión de leads SaaS, fácilmente personalizable y con funcionalidades esenciales, robustas y bien diseñadas, debería ser adecuado para ti. Con esta filosofía se desarrolló noCRM.
Ahora bien, ¿necesitas una herramienta más compleja y personalizada porque tu negocio, procesos y ecosistema de TI lo requieren? ¿Quieres una alternativa que integre todas las cohortes de negocio y procesos internos? Entonces, sí, es posible que prefieras usar opciones como Salesforce, Microsoft Dynamics o incluso un ERP.
Sin embargo, cuantas más herramientas estándares o complejas utilices, más desarrollo específico necesitarás y mayor será el riesgo de fallas. Por lo tanto, para cualquier gran solución de CRM o ERP, necesitarás una agencia para integrar la herramienta y requerirás mucha capacitación.
Si el enfoque inicial está en el lado comercial, entonces tiene más sentido comenzar primero con una herramienta SaaS simple. Las empresas pueden cambiar a un sistema más complejo más adelante cuando deseen expandirse y hayan adquirido experiencia en comprender mejor sus necesidades.
¿Cuál es tu presupuesto para el software de gestión?
La eterna pregunta que a menudo se discute en las reuniones de las salas de juntas es “¿Cuál es el presupuesto correcto?” La respuesta es simple, es aquel que te permitirá cubrir tus necesidades para que no tengas que preocuparte por la rentabilidad de tu negocio.
Equiparte con una solución estándar de la industria como Salesforce, Microsoft Dynamics o Sugar CRM puede parecer tranquilizador a primera vista. Sin embargo, el exceso de funciones puede terminar frustrando al equipo de ventas. Como son demasiado complicados de usar la mayor parte del tiempo, los comerciales se cansan y simplemente los evitan.
Habrás gastado una fortuna en un programa que nadie conoce o quiere usar. Peor aún, podría costarte más tiempo que si hubieras optado por el “statu quo”. Muchas soluciones de gestión de leads ligeras y eficientes cuestan menos de 30€ por cliente al mes, sin compromiso y con una prueba gratuita. Puedes aprovechar esta oportunidad para probar la solución directamente.
¿Cuál es el tamaño de tu empresa y equipo de ventas?
Esta pregunta suele ir de la mano con la anterior. Cuanto más ágil sea la estructura de tu equipo de ventas, más simple y eficiente será el software de leads implementado. Una sencilla solución de gestión de leads facilita el trabajo de equipos de hasta 20 comerciales.
Para equipos con entre 20 y 50 personas, definitivamente habrá una necesidad de integración con otra software utilizado en la empresa. Por lo tanto, recuerda comprobar que la solución tenga una API o que ya esté conectada a las herramientas que usas, ya sea directamente o a través de Zapier.
Si tienes un equipo de comercial de 100 personas o más, debes pasar a una de las grandes soluciones del mercado y asignar un presupuesto real para la personalización y la integración completa. Así, podrás ser más eficiente.
¿Qué nivel de conocimiento digital tiene tu fuerza comercial?
La implementación de un nuevo software empresarial suele ser un gran cambio en una empresa. Si tus comerciales no se sienten cómodos con la tecnología o si tienen miedo de no saber cómo usarlo correctamente, el cambio tecnológico podría hacer que el equipo de ventas deje de funcionar.
Por eso, es importante tener en cuenta sus habilidades digitales antes de elegir la herramienta. Cuanto más fácil sea el uso del software, más se utilizará. Es como una calculadora; si estás cansado de hacer tus cálculos en una hoja de papel, te compras una.
Sin embargo, si todo lo que necesitas hacer es sumar y restar, ¿por qué comprar una calculadora científica con funciones avanzadas? Esto es más costoso, menos fácil de usar y causará más problemas que soluciones. Lo mismo se aplica al software de gestión de leads.
Por otro lado, no tengas miedo de implementar una alternativa porque tu equipo no está acostumbrado a usar soluciones digitales. Si el software es simple y ayuda a los comerciales a hacer su trabajo diario, pronto lo adoptarán.
Las mejores herramientas para la gestión de leads
Para ayudarte aún más a elegir las herramientas adecuadas para la gestión de leads, aquí está nuestra selección de las mejores herramientas que incluyen a LinkedIn, Cognism y noCRM.
Encontrar leads con LinkedIn Sales Navigator
LinkedIn tiene más de 900 millones de miembros en todo el mundo. No es de extrañar que sea el lugar ideal cuando se trata de encontrar nuevos leads calificados para cualquier negocio.
La plataforma tiene su propia herramienta optimizada para buscar nuevos leads calificados, conocida como LinkedIn Sales Navigator. Esta herramienta te permite crear una investigación de clientes potenciales basada en filtros como el tipo de empresa, el cargo, la industria, la ubicación, etc.
Una vez que hayas terminado tu investigación, puedes guardar todos los contactos telefónicos en un listado de prospects y exportarlos para administrarlos mejor. Al hacer la prospección en LinkedIn, también puedes guardar la información de tus clientes potenciales directamente en tu herramienta de gestión de leads noCRM.io; gracias al recortador de leads calificados.
Encontrar la información de contacto de tus leads con Cognism
Cognism es una herramienta asombrosa que ofrece un 98% de precisión en los números de teléfonos móviles. No pierdas más tiempo llamando a números equivocados; la herramienta encuentra números verificados, así como correos electrónicos para los comerciales.
Cada número móvil se verifica manualmente, lo que le permitirá a tu equipo de ventas mejorar sus resultados al hacer menos llamadas en frío. De esta manera, podrán ser más eficientes y ahorra mucho tiempo.
Gestionar tus leads con el software de gestión noCRM
El software noCRM fue creado para satisfacer las necesidades de los comerciales. Ofrece una interfaz intuitiva que te permite incorporar a tu equipo en no más de 10 minutos y seguir su actividad y progreso.
Una vez hecho esto, pueden comenzar a administrar sus leads y el proceso de ventas de principio a fin. Para eso, pueden crear hojas de cálculo de prospección en segundos desde múltiples fuentes (correos electrónicos, LinkedIn, formularios de sitios web, tarjetas de presentación, etc.), entre otras cosas.
Al usar noCRM para administrar leads, te aseguras de que tus comerciales no olviden ninguno, gracias a los recordatorios automáticos para las acciones futuras a realizar.
Medición del ROI del software
El valor de un software para la gestión de leads no se mide por la cantidad de funciones que ofrece, sino por su ROI. Si te cuesta más de lo que ganas, has tomado la decisión equivocada. La herramienta que uses debe adaptarse a tus objetivos de ventas para obtener el máximo retorno de la inversión.
Con noCRM.io hemos visto que los clientes que lo implementaron aumentaron su tasa de cierre en un 25%. Esto incluso se incrementa al 80% para las empresas que deben administrar una gran cantidad de leads calificados y que anteriormente solo estaban equipadas con un cuaderno y una hoja de cálculo.
Nuestro punto de vista - la filosofía de noCRM.io
Cuando se trata de ventas, siempre debes desear un software que tu equipo de ventas adopte. De este modo, evitas que estos cambien todo el proceso, permites que se adapten fácilmente y se vuelvan más eficientes en su trabajo.
Vender no se trata de clasificar datos, sino de dar seguimiento al lead correcto, en el momento apropiado y con la información adecuada. Creemos que lo más importante es no perder nunca un seguimiento y estar seguros de que un lead calificado no se decepcione.
Nuestra herramienta de gestión de leads noCRM se basa en esta filosofía. Se trata de una herramienta fácil de usar, con capacidad de seguimiento de leads calificados y enfocada en aumentar la tasa de cierre.
Incluye excelentes herramientas y métricas de ventas para que el gerente ayude a su equipo a ser aún mejor. No pierdas esta oportunidad y comprueba su funcionamiento de forma gratuita haciendo clic en el siguiente botón.
Preguntas Frecuentes
¿Puede un software de gestión de leads integrarse con otras herramientas que ya utilice?
La mayoría de los software de gestión de leads ofrecen integraciones con otras herramientas, como software de marketing por correo electrónico, software de VOIP, etc.
Cómo ayuda una herramienta de gestión de leads con el seguimiento de leads y la generación de informes?
El software de gestión de leads te permite realizar un seguimiento del progreso de cada lead a través de tu embudo de ventas, desde el contacto inicial hasta el cierre. Esto puede proporcionar información valiosa sobre tu proceso de ventas y ayudarte a identificar áreas de mejora. Además, muchas soluciones ofrecen funcionalidades de generación de informes que permiten supervisar las métricas clave de los leads, embudos de ventas, actividades de los vendedores y ingresos de la empresa.
¿Es posible automatizar el seguimiento de leads con un software de gestión de leads?
Sí, muchas soluciones ofrecen funcionalidades de seguimiento automatizado que también puede integrar fácilmente. Esto puede ayudar a asegurarse de que no se pierde ningún cliente potencial y a mejorar la eficiencia.
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Yanina