Como gestionar varios contactos en un mismo lead o empresa

Cuando se realiza una prospección de potenciales clientes, a menudo entramos en contacto con grandes compañías, y surge la cuestión de ¿cómo gestionar varios contactos dentro de la misma empresa? Con los sistemas de CRM clásicos, existe normalmente en la cuenta de cada empresa la opción de contactos que parece muy simple y natural, pero la verdad es que genera demasiado trabajo administrativo mantenerla y no ayuda necesariamente a cerrar negocios de forma más eficiente. noCRM.io, como su nombre indica, no es propiamente un CRM y se enfoca en el lead, en la oportunidad de negocio en sí. Entonces, ¿cómo deben ser gesionados los múltiples contactos en un sistema de gestión de leads?

Lo primero que tienes que preguntarte es: ¿están esos contactos interesados en la misma venta o quieres venderles cosas diferentes en leads separados?

La regla de oro de un Sistema de Gestión de Leads es:

1 venta potencial en la vida real = 1 lead creado en el software

En el caso de una venta grande

Si estás intentando vender un Boing 777 o un Airbus A380 vas a necesitar varios contactos en un lead. Puedes en cualquier momento añadir un nuevo contacto a la descripción del lead de forma más fácil. Cuando hagas eso, intenta mantener el contacto más importante en la parte superior de la lista para que puedas acceder a su información de contacto más fácilmente.

Nuevos contactos pueden ser también añadidos en la sección de comentarios del lead. En este momento aparecen en el proceso, pero si el proceso de ventas, pipeline, es largo, recomendamos añadirlos a la descripción del lead, con el fin de no contactar con la persona errónea, cuando sea realizado un follow-up después de un largo período de tiempo.

Si con frecuencia trabajas o cierras acuerdos/ negocios con leads complejos con varios contactos implicados, lo mejor que puedes hacer es probablemente definir directamente campos estándar para tus leads con múltiples contactos. Ejemplos típicos de campos estándar predefinidos podrían ser:

• Nombre del contacto principal
• Cargo del contacto principal
• E.mail del contacto principal
• Teléfono del contacto principal
• Nombre del 2º contacto
• Posición/ cargo del 2º contacto
• E.mail del 2º contacto
• Teléfono del 2 contacto
• Nombre del 3er contacto

...

En el caso de numerosas ventas pequeñas

Si estás vendiendo a diferentes personas en la misma empresa, como por ejemplo vendiendo formaciones a diferentes equipos de la misma compañía, entonces debes tener varios leads agrupados en la misma carpeta de cliente. El contacto en cada lead será la persona que pueda tomar la decisión para ese mismo lead. No debes añadir contactos no relacionados con esa venta, a pesar de formar parte de la misma empresa.

Agrupar todos esos prospectos dentro de la misma carpeta de cliente te ayudará a obtener el contexto de un prospecto y te permitirá encontrar fácilmente referencias de ofertas anteriores para ayudarte a concluir las actuales con las acciones correctas. Puedes acceder a los prospectos yendo a la página principal de la carpeta del cliente y también acceder a las carpetas de los clientes por su prospecto.

En los casos específicos en los que hay un intermediario entre tu empresa y el cliente final

En el mundo publicitario por ejemplo, cuando vendes anuncios a un cliente como por ejemplo vamos a decir Coca-Cola, puedes venderlos directamente a Coca-Cola pero la mayoría de las veces los vendes a su agencia de comunicación como MediaCom o Carat. Por ello, la cuestión es más compleja dado que el cliente final no es el que está directamente involucrado en el proceso de venta*En este caso *debes tener sólo un contacto en cada lead, pero surge la pregunta ¿cuál es entonces la carpeta cliente?, ¿generamos los leads bajo la carpeta de cliente Coca-Cola o bajo Carat?

No hay una forma absoluta de proceder y depende de tu propia experiencia pero si el número de compradores (en este caso, agencias de comunicación) es reducido, nuestra recomendación es que generes los leads en la carpeta de cliente de Coca-Cola y añadas la etiqueta Carat en lead. De esta forma, si quieres tener acceso a todos los leads de una agencia de comunciación, puedes facilmente filtar por la etiqueta correcta y si Coca-Cola cambia de agencia de comunciación o empieza a comprarte directamente a ti, todavía tendrás el acceso al histórico completo de los negocios/ ventas.

Upsells y renovación

Cuando necesites revender el mismo producto o servicio a la misma persona usarás por supuesto la función de duplicar en el lead, manteniendo así la información de contacto/s que necesites. Para saber más sobre como gestionar upsells, renovaciones e incluso como gestionar clientes desde una perspectiva operacional cuando el lead está ganado, por favor echa un vistazo a este otro post aquí