Configure fácilmente su sistema de cotizaciones y facturas en noCRM

Este artículo se centra exclusivamente en la configuración administrativa, asegurando que su sistema de cotizaciones y facturas esté bien afinado.

Para una inmersión más profunda en el uso de la función en sí, consulte nuestro artículo dedicado sobre Creación y uso de cotizaciones y facturas.

Tenga en cuenta que sólo los administradores pueden acceder a esta sección de noCRM. Si usted no es un administrador, por favor póngase en contacto con uno para que puedan configurar y activar la función para usted.

1. Configuración y numeración

En esta sección, configurará los ajustes básicos para su función de cotizaciones y facturas. Puedes elegir activar cotizaciones, facturas o ambas, y seleccionar entre los modos flexible y estricto. Una vez que todo esté configurado a tu gusto, podrás activar ambas funciones o sólo una.

Modo estricto frente a modo flexible

• Modo estricto: Una vez que se envía una cotización o factura a un cliente, se vuelve inmutable a menos que esté en estado borrador. No se permiten más actualizaciones o modificaciones después del envío.

• Modo flexible: En este modo, algunos elementos del presupuesto o de la factura, como la dirección, pueden modificarse incluso después del envío al cliente. Esta flexibilidad permite realizar ajustes después del envío, lo que garantiza una mayor adaptabilidad a la evolución de las circunstancias.

¿Qué es el modo Live?

El modo Live es un aspecto crucial de nuestro sistema, que garantiza el cumplimiento de los requisitos legales. Una vez activado, sus cotizaciones y facturas se convierten en documentos oficiales, con un sistema de numeración no reversible.

Es importante tener en cuenta que el "Modo Live" sólo debe activarse una vez que haya completado la configuración en esta sección y haya creado algunas cotizaciones o facturas como borradores. Asegúrese de que todo está configurado correctamente y de que está seguro antes de realizar este cambio irreversible.

Necesita configurar el Modo Live tanto para Facturas como para Cotizaciones.

Numeración de facturas y cotizaciones

Esta sección es de suma importancia, ya que determina la estructura de numeración de sus facturas y cotizaciones. Una vez emitido el primer documento, no podrá modificarse.

Seleccione las variables apropiadas para construir su patrón de numeración. Este modelo se aplica por separado a las cotizaciones y a las facturas.

Esto es lo que puede hacer

• Defina la variable para el tipo (por ejemplo, "INV" para Factura o "INVOICE").
• Organice el orden de su patrón de numeración. Por ejemplo: <type>/<yyyy><mm>-<count> resultaría en: INV/202405-0001.
• Añada texto libre entre las variables si lo desea. Ej: ACMECORP-<type>/<yyyy><mm>-<count> resultaría en: ACMECORP-INV/202405-0001.
• Especifique el número inicial para cotizaciones o facturas dentro de noCRM.
• Establezca el tamaño mínimo del contador (por ejemplo, 0001 o 0000001, indicando el número de dígitos de sus facturas).
• Opte por restablecer la numeración anualmente, cuando utilice variables para el año en sus cotizaciones o facturas.

2.Plantillas de presupuestos y facturas

En esta sección, personalizará el aspecto y los detalles esenciales de sus cotizaciones y facturas. Puede importar el logotipo de su empresa, introducir información crucial de la empresa como la dirección legal y el número de IVA, establecer la moneda por defecto, configurar el pie de página, predefinir los valores de los impuestos y especificar qué columnas mostrar en sus cotizaciones y facturas.

3. Automatizaciones

Las automatizaciones son la clave para agilizar su proceso de ventas actualizando automáticamente los importes y estados en función del progreso de las facturas y cotizaciones. Dentro de su cuenta, usted tiene la flexibilidad de elegir cuál de las siguientes automatizaciones activar:

Actualización de importes de leads: Ajuste automáticamente el importe del lead (impuestos excluidos) cuando se publique un borrador de cotización o se pague un borrador de factura.

Cambio del estado de los leads: Provocar cambios en el estado del lead en función del estado de las cotizaciones y facturas:

• Cuando se publique un borrador de cotización o se pague un borrador de factura, actualice el importe del lead en consecuencia (importe sin impuestos).
• Cuando el estado de una cotización es aceptado, cambia el estado del lead a ganado.
• Cuando se rechace una cotización, cambie el estado del lead a perdido.
• Cuando se paga el estado de una factura, cambia el estado del lead a ganado
• Cuando el estado de una factura es pagado, cambia la probabilidad del lead a 100%.
• Cuando el estado de una factura es Impagada, cambia el estado del lead a Perdido.

¡Puede ajustar sus preferencias de automatización en cualquier momento!