Configura fácilmente tu sistema de cotizaciones y facturas en noCRM

Esta guía cubre todo lo que necesitas para configurar el sistema de cotizaciones y facturas y aprovecharlo al máximo.

📘 Para un tutorial sobre cómo usar cotizaciones y facturas, consulta nuestro artículo sobre Creación y Uso de Cotizaciones y Facturas.

Acceso de Administrador Requerido
Solo los administradores pueden configurar esta función. Si necesitas ayuda, pídele a tu administrador que la configure y active para ti.

1. Configuración y Numeración

En esta sección, puedes configurar las funciones principales y las opciones de numeración para cotizaciones y facturas.

Opciones de Activación

• Activa Cotizaciones, Facturas, o ambas.
• Elige entre los modos Estricto y Flexible para controlar cómo se manejan las cotizaciones y facturas después de enviarlas.

Modo Estricto vs. Modo Flexible

• Modo Estricto: Los documentos enviados se bloquean para su edición, garantizando la integridad de los datos y el cumplimiento. Solo puedes modificar los borradores.
• Modo Flexible: Los documentos enviados aún pueden actualizarse (por ejemplo, cambiar una dirección), lo que te da más control para adaptarte a las necesidades de cada proyecto.

Entendiendo el "Modo en Vivo"

El "Modo en Vivo" permite el seguimiento de documentos oficiales con un sistema de numeración irreversible, cumpliendo con los estándares legales.

Activa el Modo en Vivo solo cuando hayas terminado la configuración y creado los documentos en borrador para confirmar que todo está correcto.

Nota: Debes activar el 'Modo en Vivo' para Cotizaciones y Facturas de forma independiente.

2. Tipos de Facturas

Configura y conoce los diferentes tipos de facturas según las necesidades de facturación de tu negocio:

• Factura Estándar: Factura regular para servicios o productos completados.
• Factura de Depósito: Solicita un pago inicial para un proyecto.
• Factura Final: Resume todos los pagos realizados, mostrando el saldo menos los depósitos.
• Notas de Crédito: Ajusta las facturas por devoluciones, cancelaciones o correcciones.

3. Configuración de Numeración para Cotizaciones y Facturas

Aquí puedes definir el formato de numeración para cotizaciones y facturas. Recuerda: Los patrones de numeración no pueden cambiarse una vez que se emite el primer documento.

📌 Define tu Patrón de Numeración
Personaliza la estructura de numeración con estas opciones:

• Variable de Tipo: Elige un prefijo para el tipo (por ejemplo, "FAC" o "FACTURA").
• Orden y Formato: Organiza el patrón como prefieras, por ejemplo:
  <tipo>/<yyyy><mm>-<contador>, produciendo: FAC/202405-0001
• Texto Opcional: Añade un texto específico para personalizar, como:
  MIEMPRESA-<tipo>/<yyyy><mm>-<contador>, produciendo: MIEMPRESA-FAC/202405-0001
• Número Inicial: Define el número inicial para cada tipo de documento.
• Tamaño del Contador: Especifica la longitud del número (por ejemplo, 0001 o 0000001).
• Reinicio Anual: Opcionalmente, puedes reiniciar la numeración cada año.

💡 Consejos y Buenas Prácticas

• Usa el Modo Flexible para Proyectos Dinámicos: Si tu negocio requiere ajustes frecuentes después del envío, el Modo Flexible te permitirá actualizar documentos de manera rápida y sencilla.
• Cuándo Usar el Modo Estricto: Opta por el Modo Estricto si necesitas registros bloqueados para cumplir con normativas o regulaciones del sector.
• Elegir Patrones de Numeración: Considera reiniciar la numeración anualmente si manejas un gran volumen de documentos o realizas seguimientos basados en el año fiscal.

👀 Ejemplos Prácticos

• Modo Estricto en la Práctica: Un bufete de abogados utiliza el Modo Estricto para asegurar que las facturas no se puedan modificar después de enviarlas, cumpliendo así con las normas del sector.
• Modo Flexible para Ajustes en Servicios: Una agencia de diseño que ajusta frecuentemente los detalles de proyectos encuentra útil el Modo Flexible para actualizar direcciones o contactos en cotizaciones ya enviadas.