Configurez facilement votre système de devis et de factures dans noCRM

Cet article se concentre exclusivement sur la configuration et les réglages de la fonctionnalités, afin de vous assurer que votre système de devis et de facturation est parfaitement au point.

Pour en savoir plus sur l'utilisation de la fonctionnalité elle-même, consultez notre article dédié à la Création et à l'utilisation des devis et factures.

Notez que seuls les administrateurs peuvent accéder à cette section de noCRM. Si vous n'êtes pas administrateur, veuillez vous adresser à qui de droit afin qu'il/elle puisse configurer et activer la fonctionnalité pour vous.

1. Réglages et numérotation

Dans cette section, vous configurerez les paramètres fondamentaux de votre fonctionnalité de devis et de facturation. Vous pouvez choisir d'activer les devis, les factures ou les deux, et choisir entre les modes flexible et strict. Une fois que tout est configuré à votre convenance, vous pouvez activer la fonctionnalité.

Mode strict vs mode flexible

• Mode strict : Dès qu'un devis ou une facture sont émis, il devient immuable, à moins qu'il ne soit à l'état de brouillon. Aucune mise à jour ou modification n'est autorisée après son émission.

• Mode flexible : Dans ce mode, certains éléments du devis ou de la facture, tels que l'adresse, peuvent être modifiés même après leur émission. Cette souplesse permet de procéder à des ajustements, ce qui garantit une plus grande flexibilité face à des changements de circonstance.

Qu'est-ce que le mode live ?

Le mode live est un aspect crucial de notre système qui garantit la conformité aux exigences légales. Lorsque celui-ci est activé, vos devis et factures deviennent des documents officiels, comportant un système de numérotation non réversible.

Il est important de noter que le mode live ne doit être activé qu'une fois que vous avez terminé la configuration dans cette section et que vous avez créé quelques devis ou factures en tant que brouillons. Assurez-vous que tout soit correctement configuré avant d'effectuer ce changement irréversible.

Vous devez activer le mode live pour les factures et les devis.

Numérotation des devis et factures

Cette section est très importante, car celle-ci détermine la structure de numérotation de vos factures et devis. Une fois que vous avez émis votre premier document, il n'est plus possible de le modifier !

Sélectionnez les variables appropriées pour construire votre modèle de numérotation. Ce schéma s'applique séparément aux devis et aux factures.

Voici ce que vous pouvez faire :

• Définissez la variable du type. Par exemple, "FCT" pour facture ou "FACTURE".
• Organisez l'ordre de votre modèle de numérotation. Par exemple : <type>/<yyyy><mm>-<count> se traduira par : FT/202405-0001.
• Ajoutez du texte libre entre les variables si vous le souhaitez. Par exemple ACMECORP-<type>/<yyyy><mm>-<count> se traduira par : ACMECORP-FT/202405-0001.
• Spécifiez le numéro de référence pour les devis ou les factures dans noCRM.
• Définissez la taille minimale du compteur. Par exemple, 0001 ou 0000001, indiquant le nombre de chiffres contenus dans la numérotation de vos documents).
• Choisissez de réinitialiser la numérotation chaque année, lorsque vous utilisez des variables pour l'année dans vos devis ou factures.

2. Modèles de devis et de factures

Dans cette section, vous personnaliserez l'apparence et les détails essentiels de vos devis et factures. Vous pouvez importer le logo de votre entreprise, saisir des informations cruciales sur l'entreprise telles que votre adresse légale et votre numéro de TVA, définir votre devise par défaut, configurer le pied de page, prédéfinir les valeurs fiscales et spécifier les colonnes à afficher dans vos devis et factures.

3. Automatisations

Les automatisations sont la clé de la simplification de votre processus de vente en permettant la mise à jour automatique des montants et des statuts des opportunités en fonction de l'état d'avancement des factures et devis. Dans votre compte, vous avez la possibilité de choisir les automatisations suivantes à déclencher :

Mise à jour du montant des opportunités : Ajuster automatiquement le montant HT de l'opportunité lorsqu'un projet de devis est publié ou qu'un brouillon de facture est payé.

Modification du statut de l'opportunité : Déclenchez des changements de statut de l'opportunité en fonction du statut des devis et des factures :

• Lorsque le statut d'un devis est accepté, marquer l'opportunité comme gagnée.
• Lorsqu'un devis est rejeté, l'opportunité est considérée comme perdue.
• Lorsque le statut d'une facture est payé, l'opportunité est marquée comme gagnée.
• Lorsque le statut d'une facture est payé, la probabilité de l'opportunité est fixée à 100%.
• Lorsqu'une facture est impayée, l'opportunité est considérée comme perdue.

Vous pouvez modifier vos préférences d'automatisation à tout moment !