Configure facilmente seu sistema de orçamentos e faturas dentro da noCRM

Este guia cobre tudo o que você precisa para configurar o sistema de orçamentos e faturas para aproveitá-lo ao máximo.

📘 Para um tutorial sobre como usar orçamentos e faturas, confira nosso artigo sobre Criação e Uso de Orçamentos e Faturas.

Acesso de Administrador Necessário
Apenas administradores podem configurar esta função. Se precisar de ajuda, peça ao seu administrador para configurar e ativar para você.

1. Configuração e Numeração

Nesta seção, você pode configurar as funções principais e as opções de numeração para orçamentos e faturas.

Opções de Ativação

• Ative Orçamentos, Faturas, ou ambos.
• Escolha entre os modos Estrito e Flexível para controlar como os orçamentos e faturas são tratados após o envio.

Modo Estrito vs. Modo Flexível

• Modo Estrito: Documentos enviados ficam bloqueados para edição, garantindo a integridade dos dados e o cumprimento de normas. Somente rascunhos podem ser modificados.
• Modo Flexível: Documentos enviados ainda podem ser atualizados (por exemplo, para ajustar um endereço), dando mais controle para adaptar-se às necessidades do projeto.

Entendendo o "Live Mode"

O "Live Mode" permite o acompanhamento oficial dos documentos com um sistema de numeração irreversível, assegurando o cumprimento das normas legais.

Ative o Live Mode somente após concluir a configuração e criar os documentos em rascunho para garantir que tudo esteja certo.

Nota: É necessário ativar o 'Live Mode' para Orçamentos e Faturas separadamente.

2. Tipos de Faturas

Configure e entenda os diferentes tipos de faturas para atender às diversas necessidades de faturamento:

• Fatura Padrão: Fatura regular para serviços ou produtos concluídos.
• Fatura de Depósito: Solicita um pagamento inicial para um projeto.
• Fatura Final: Resume todos os pagamentos realizados, mostrando o saldo após descontar os depósitos.
• Notas de Crédito: Ajusta as faturas para devoluções, cancelamentos ou correções.

3. Configuração de Numeração para Orçamentos e Faturas

Aqui você define o formato de numeração para orçamentos e faturas. Lembre-se: Uma vez emitido o primeiro documento, o padrão de numeração não pode ser alterado.

📌 Defina seu Padrão de Numeração
Personalize a estrutura de numeração com as seguintes opções:

• Variável de Tipo: Escolha um prefixo para o tipo (ex.: "FAT" ou "FATURA").
• Ordem e Formato: Organize o padrão como desejar, por exemplo:
  <tipo>/<yyyy><mm>-<contador>, gerando: FAT/202405-0001
• Texto Opcional: Adicione um texto específico para personalizar, como:
  MINHAEMPRESA-<tipo>/<yyyy><mm>-<contador>, gerando: MINHAEMPRESA-FAT/202405-0001
• Número Inicial: Defina o número inicial para cada tipo de documento.
• Tamanho do Contador: Especifique o comprimento dos dígitos (ex.: 0001 ou 0000001).
• Reinício Anual: Opcionalmente, você pode reiniciar a numeração a cada ano.

💡 Dicas e Boas Práticas

• Use o Modo Flexível para Projetos Dinâmicos: Se sua empresa costuma fazer ajustes após o envio, o Modo Flexível permite atualizar documentos de forma rápida e prática.
• Quando Usar o Modo Estrito: Opte pelo Modo Estrito se sua empresa precisar de registros bloqueados para atender normas ou regulamentos do setor.
• Escolhendo Padrões de Numeração: Considere o reinício anual da numeração se você tem um grande volume de documentos ou realiza o acompanhamento com base no ano fiscal.

👀 Exemplos Práticos

• Modo Estrito na Prática: Um escritório de advocacia usa o Modo Estrito para garantir que as faturas não possam ser modificadas após o envio, cumprindo com as normas do setor.
• Modo Flexível para Ajustes em Serviços: Uma agência de design que costuma ajustar detalhes dos projetos acha útil o Modo Flexível para atualizar endereços ou contatos em orçamentos já enviados.