Configure facilmente seu sistema de orçamentos e faturas dentro da noCRM

Este artigo se concentra exclusivamente na definição e configuração administrativas, garantindo que seu sistema de orçamentos e faturamento esteja bem ajustado.

Para se familiarizar mais profundamente com o uso do recurso em si, consulte o nosso artigo dedicado sobre Criação e uso de orçamentos e faturas.

Observe que somente os administradores podem acessar essa seção da noCRM. Se você não for um administrador, entre em contato com um deles para que possam configurar e ativar o recurso para você.

1. Configurações gerais e Numeração

Nesta seção, você definirá as configurações básicas do recurso de cotações e faturas. Você pode optar por ativar orçamentos, faturas ou ambos, e selecionar entre os modos flexível e estrito. Depois que tudo estiver configurado de acordo com sua preferência, você ativará ambos ou apenas um recurso.

Modo estrito vs. modo flexível

• Modo estrito: Depois que um orçamento ou fatura é enviado a um cliente, ele se torna imutável, a menos que esteja no status de rascunho. Nenhuma atualização ou modificação adicional é permitida após o envio.

• Modo flexível: Nesse modo, determinados elementos do orçamento ou da fatura, como o endereço, podem ser editados mesmo após o envio ao cliente. Essa flexibilidade permite ajustes após o envio, garantindo maior adaptabilidade às circunstâncias em evolução.

O que é o Live Mode?

O Live Mode é um aspecto crucial do nosso sistema, garantindo a conformidade com os requisitos legais. Quando ativado, seus orçamentos e faturas se tornam documentos oficiais, completos com um sistema de numeração não reversível.

É importante observar que o "Live Mode" só deve ser ativado depois que você tiver concluído a configuração nesta seção e tiver criado alguns orçamentos ou faturas como rascunhos. Certifique-se de que tudo esteja configurado corretamente e de que você esteja confiante antes de fazer essa alteração irreversível.

Você precisa ativar o Live Mode para tanto para orçamentos como para faturas.

Padrões de numeração de orçamentos e faturas

Esta seção é de suma importância, pois determina a estrutura de numeração de suas faturas e orçamentos. Depois de emitir seu primeiro documento, isso não poderá ser alterado!

Selecione as variáveis apropriadas para construir seu padrão de numeração. Esse padrão se aplica separadamente a orçamentos e faturas.

Veja o que você pode fazer:

• Defina a variável para o tipo (por exemplo, "FT" para fatura ou "FATURA").
• Organize a ordem de seu padrão de numeração. Por exemplo: <type>/<yyyy><mm>-<count> resultaria em: FT/202405-0001.
• Adicione texto livre entre as variáveis, se desejar. Por exemplo ACMECORP-<type>/<yyyy><mm>-<count> resultaria em: ACMECORP-INV/202405-0001.
• Especifique o número inicial para orçamentos ou faturas dentro da noCRM.
• Defina o tamanho mínimo do contador (por exemplo, 0001 ou 0000001, indicando o número de dígitos em seus documentos).
• Opte por redefinir a numeração anualmente, ao utilizar variáveis para o ano em seus orçamentos ou faturas.

2. Modelo de orçamentos e faturas

Nesta seção, você personalizará a aparência e os detalhes essenciais de seus orçamentos e faturas. É possível importar o logotipo da empresa, inserir informações cruciais da empresa, como endereço fiscal e número de CNPJ/NIF, definir a moeda padrão, configurar o rodapé, predefinir valores de tributação e especificar as colunas a serem exibidas nos orçamentos e faturas.

3. Automações

As automações são a chave para simplificar seu processo de vendas, atualizando automaticamente os valores e os status dos leads com base no progresso das faturas e orçamentos. Em sua conta, você tem a flexibilidade de escolher quais das seguintes automações ativar:

Atualização de valores de leads: Ajustar automaticamente o valor do lead (excluindo impostos) quando um rascunho de orçamento for publicado ou um rascunho de fatura for pago.

Alteração do status do lead: Acione alterações no status do lead com base no status de orçamentos e faturas:

• Quando um rascunho de orçamento passar para emitido, ou um rascunho de fatura passar para 'Ganho', atualizar o valor do lead conforme o valor do documento (valor sem imposto ou IVA).
• Quando o status de um orçamento passar para 'Aceite', marcar o lead como 'Ganho'.
• Quando o status de um orçamento passar para 'Rejeitado', marcar o lead como 'Perdido'.
• Quando o status de uma fatura for 'Pago', marcar o lead como 'Ganho'.
• Quando o status de uma fatura for 'Paga', defina a probabilidade do lead a 100%.
• Quando o status de uma fatura for 'Não paga', marcar o lead como 'Perdido'.

Você pode ajustar suas preferências de automação a qualquer momento!