Richten Sie Ihr System für Kostenvoranschläge und Rechnungen einfach in noCRM ein

Dieser Leitfaden deckt alles ab, was Sie benötigen, um das System für Kostenvoranschläge und Rechnungen optimal zu konfigurieren.

📘 Für einen tieferen Einblick in die Verwendung der Funktion selbst, siehe unseren dedizierten Artikel über Kostenvoranschläge und Rechnungen erstellen und verwenden.

Admin-Zugriff erforderlich Nur Admins können diese Funktion konfigurieren. Wenn Sie Unterstützung benötigen, wenden Sie sich an Ihren Admin, um die Einrichtung und Aktivierung vorzunehmen.

1. Einstellungen & Nummerierung

In diesem Abschnitt richten Sie die Kernfunktionen und Nummerierungsoptionen für Kostenvoranschläge und Rechnungen ein.

Funktionseinstellungen

• Aktivieren Sie Kostenvoranschläge, Rechnungen oder beides..
• Wählen Sie zwischen Striktem Modus und Flexiblem Modus, um zu steuern, wie Kostenvoranschläge und Rechnungen nach dem Versenden behandelt werden.

Strikter Modus vs. Flexibler Modus

• Strikter Modus: Versendete Dokumente sind gesperrt, um Datenintegrität und Compliance zu gewährleisten. Nur Entwürfe können bearbeitet werden.
• Flexibler Modus: Versendete Dokumente können weiterhin aktualisiert werden (z. B. Adressänderungen), um sich an die Anforderungen dynamischer Projekte anzupassen.

Verständnis von "Live-Modus"

Der "Live-Modus" ermöglicht die Nachverfolgung offizieller Dokumente mit einem unumkehrbaren Nummerierungssystem, das den gesetzlichen Standards entspricht.

Aktivieren Sie den Live-Modus erst, nachdem die Einrichtung abgeschlossen und Entwurfsdokumente erstellt wurden, um die Einstellungen zu bestätigen.

Hinweis: Der "Live-Modus" muss für Kostenvoranschläge und Rechnungen separat aktiviert werden.

2. Rechnungstypen

Richten Sie verschiedene Rechnungstypen ein, um unterschiedliche Abrechnungsszenarien zu unterstützen:

• Standardrechnung: Reguläre Rechnung für abgeschlossene Dienstleistungen oder Produkte.
• Anzahlungsrechnung: Fordern Sie eine Vorauszahlung für ein Projekt an.
• Schlussrechnung: Fasst alle Zahlungen zusammen und zeigt den Restbetrag abzüglich Anzahlungen.
• Gutschriften: Korrigieren Sie Rechnungen bei Rücksendungen, Stornierungen oder Fehlern.

3. Nummerierungseinstellungen für Rechnungen und Kostenvoranschläge

Dieser Abschnitt ermöglicht Ihnen die Definition des Nummerierungsformats für Kostenvoranschläge und Rechnungen. Wichtig: Nummerierungsmuster können nicht mehr geändert werden, sobald das erste Dokument erstellt wurde.

📌 Definieren Sie Ihr Nummerierungsmuster
Passen Sie Ihre Nummerierung mit folgenden Optionen an:

• Typ-Variable: Wählen Sie ein Präfix für den Typ (z. B. "INV" oder "RECHNUNG").
• Reihenfolge und Format: Arrangieren Sie das Muster, z. B.: <type>/<yyyy><mm>-<count>, ergibt: INV/202405-0001
• Optionaler Text: AFügen Sie spezifischen Text hinzu, wie: ACMECORP-<type>/<yyyy><mm>-<count>, ergibt ACMECORP-INV/202405-0001
• Startnummer: Legen Sie die Anfangsnummer für jeden Dokumenttyp fest.
• Zählergröße: Bestimmen Sie die Stellenanzahl (z. B. 0001 oder 0000001).
• Jährlicher Reset: Optional können Sie die Nummerierung jährlich zurücksetzen.

💡 Tipps und beste Praxis

• Flexibler Modus für dynamische Projekte: Wenn Ihr Unternehmen häufig Anpassungen nach dem Versand benötigt, hilft der flexible Modus, Dokumente schnell zu aktualisieren.
• Strikter Modus für Compliance: Wählen Sie den strikten Modus, wenn Ihre Branche gesperrte Dokumente für gesetzliche oder branchenspezifische Vorschriften benötigt.
• Nummerierungsmuster wählen: Ein jährlicher Reset ist ideal für Unternehmen mit hohem Volumen oder jahrbasiertem Tracking.

👀 Beispiel-Szenarien

• Strikter Modus in Aktion: Eine Anwaltskanzlei verwendet den strikten Modus, um sicherzustellen, dass Rechnungen nach dem Versand nicht geändert werden können, was den Compliance-Standards entspricht.
• Flexibler Modus für Serviceanpassunge: Eine Designagentur aktualisiert häufig Adress- oder Kontaktdetails in bereits gesendeten Kostenvoranschlägen. Der flexible Modus ermöglicht diese Anpassungen.