Richten Sie Ihr Kostenvoranschlags- und Rechnungssystem ganz einfach in noCRM ein

Dieser Artikel konzentriert sich ausschließlich auf die administrative Einrichtung und Konfiguration, um sicherzustellen, dass Ihr Kostenvoranschlag- und Rechnungssystem optimal eingestellt ist.

Für einen tieferen Einblick in die Verwendung der Funktion selbst, siehe unseren dedizierten Artikel über Kostenvoranschläge und Rechnungen erstellen und verwenden.

Nur Admins können auf diesen Bereich von noCRM zugreifen. Wenn Sie kein Admin sind, wenden Sie sich bitte an einen damit er die Funktion für Sie einrichten und aktivieren kann.

1. Allgemeine Einstellungen & Benutzeroberfläche

In diesem Bereich, konfigurieren Sie Sie die grundlegenden Einstellungen für Ihre Kostenvoranschlag- und Rechnungsfunktion. Sie können wählen, ob Kostenvoranschläge, Rechnungen oder beides aktiviert werden sollen, und zwischen flexiblen und strengen Modi wählen. Sobald alles nach Ihren Wünschen konfiguriert ist, aktivieren Sie die Funktion.

Strenger Modus vs. Flexibler Modus

• Strenger Modus: Ein Kostenvoranschlag oder eine Rechnung wird nach dem Senden an einen Kunden unveränderlich, es sei denn, es befindet sich im Entwurfsstatus. Keine weiteren Aktualisierungen oder Änderungen sind nach dem Senden zulässig.

• Flexibler Modus: In diesem Modus können bestimmte Elemente des Kostenvoranschlags oder der Rechnung, wie die Adresse, auch nach dem Senden an den Kunden bearbeitet werden. Diese Flexibilität ermöglicht Anpassungen nach dem Senden und gewährleistet eine größere Anpassungsfähigkeit an sich ändernde Umstände.

Was ist der Live-Modus?

Der Live-Modus ist ein wesentlicher Bestandteil unseres Systems, um die Einhaltung gesetzlicher Anforderungen sicherzustellen. Wenn aktiviert, werden Ihre Kostenvoranschläge und Rechnungen zu offiziellen Dokumenten mit einem nicht umkehrbaren Nummerierungssystem.

Es ist wichtig zu beachten, dass der "Live-Modus" erst aktiviert werden sollte, wenn Sie die Einrichtung in diesem Abschnitt abgeschlossen haben und einige Kostenvoranschläge oder Rechnungen als Entwürfe erstellt haben. Stellen Sie sicher, dass alles korrekt konfiguriert ist und Sie sicher sind, bevor Sie diese irreversible Änderung vornehmen.

Sie müssen den Live Modus für Rechnungen und Kostenvoranschläge einstellen.

Kostenvoranschlags- & Rechnungsnummerierungsmuster

Dieser Abschnitt ist von höchster Bedeutung, da er die Nummerierungsstruktur für Ihre Rechnungen und Kostenvoranschläge bestimmt. Sobald Sie Ihr erstes Dokument ausgestellt haben, kann dies nicht mehr geändert werden!

Wählen Sie die geeigneten Variablen aus, um Ihr Nummerierungsmuster zu erstellen. Dieses Muster gilt separat für Kostenvoranschläge und Rechnungen.

Hier ist, was Sie tun können:

• Definieren Sie die Variable für den Typ (z.B. "INV" für Rechnung oder "RECHNUNG").
• Ordnen Sie die Reihenfolge Ihres Nummerierungsmusters an. Zum Beispiel: <type>/<yyyy><mm>-<count> würde zu: INV/202405-0001 führen.
• Fügen Sie freien Text zwischen den Variablen hinzu, wenn Sie möchten. Zum Beispiel: ACMECORP-<type>/<yyyy><mm>-<count> würde zu: ACMECORP-INV/202405-0001 führen.
• Legen Sie die Startnummer für Kostenvoranschläge oder Rechnungen innerhalb von noCRM fest.
• Legen Sie die Mindestgröße des Zählers fest (z.B. 0001 oder 0000001, um die Anzahl der Stellen in Ihren Rechnungen anzugeben).
• Entscheiden Sie sich für eine jährliche Zurücksetzung der Nummerierung, wenn Sie Variablen für das Jahr in Ihren Kostenvoranschlägen oder Rechnungen verwenden.

2. Kostenvoranschläge- & Rechnungsvorlagen

In diesem Abschnitt passen Sie das Aussehen und wichtige Details Ihrer Kostenvoranschläge und Rechnungen an. Sie können Ihr Firmenlogo importieren, wichtige Unternehmensinformationen wie Ihre rechtliche Adresse und Ihre Umsatzsteuer-Identifikationsnummer eingeben, Ihre Standardwährung festlegen, den Fußbereich konfigurieren, Steuerwerte vordefinieren und festlegen, welche Spalten in Ihren Kostenvoranschlägen und Rechnungen angezeigt werden sollen.

3. Automatisierungen

Automatisierungen sind der Schlüssel zur Optimierung Ihres Verkaufsprozesses durch automatische Aktualisierungen von Beträgen und Status basierend auf dem Fortschritt von Rechnungen und Kostenvoranschlägen. In Ihrem Konto haben Sie die Flexibilität, zu wählen, welche der folgenden Automatisierungen aktiviert werden sollen:

Aktualisierung von Lead-Beträgen: Passen Sie den Betrag des Leads (ohne Steuern) automatisch an, wenn ein Entwurf für einen Kostenvoranschlag veröffentlicht oder ein Entwurfsrechnung bezahlt wird.

Ändern des Lead-Status: Trigger Änderungen im Lead-Status basierend auf dem Status von Kostenvoranschlägen und Rechnungen:

• Wenn der Status eines Kostenvoranschlags akzeptiert wird, markieren Sie den Lead als gewonnen.
• Wenn der Status eines Kostenvoranschlags abgelehnt wird, markieren Sie den Lead als verloren.
• Wenn der Status einer Rechnung bezahlt wird, markieren Sie den Lead als gewonnen.
• Wenn der Status einer Rechnung bezahlt wird, setzen Sie die Wahrscheinlichkeit des Leads auf 100%.
• Wenn der Status einer Rechnung unbezahlt ist, markieren Sie den Lead als verloren.

Sie können Ihre Automatisierungspräferenzen jederzeit anpassen!