Estratégia de Vendas Baseada em Atividades

Conteúdo:
1. O que é uma estratégia de vendas baseada em atividades?
2. Medir a atividade da sua equipa de vendas.
3. Previsão e planejamento.
4. Implementar e seguir resultados.
5. Demasiado longo para ler? Aceder ao nosso resumo.

O que é uma estratégia de vendas baseada em atividades?

Existem duas abordagens ao gerenciamente de uma equipe de vendas: ou pode dar uma meta de receitas, ou uma meta de atividades.

Mas o que é uma meta de atividades? Digamos que, em vez de pedir à sua equipa que feche $50k, pede que liguem a 10 potenciais clientes por dia, e que se reúnam com oito por semana. Desta forma, dá-lhes ações concretas a realizar.

Uma atividade pode ser medida de diferentes maneiras: fazer um telefonema, qualificar um prospects, se reunir com um lead, enviar um email, etc.

A escolha de uma abordagem baseada em atividades aumentará as suas hipóteses de atingir os seus objetivos de vendas. Se der aos seus representantes de vendas uma meta de receitas, não estará a dando as ferramentas necessárias para atingirem a meta. Eles tentarão cumpri-la, mas não saberão como fazê-lo, o que muitas vezes leva ao fracasso.

Por outro lado, se der à sua equipe uma meta de atividade, eles saberão exatamente que ações têm de realizar para atingir as metas que lhes foram atribuídas.

Isto tornará, em primeiro lugar, o trabalho mais agradável, uma vez que eles têm uma ideia clara do que precisam de fazer. Ao mesmo tempo, serão mais eficientes, uma vez que a lista de "tarefas" para cada dia ou semana será pré-definida. E, por último, isto irá ajudá-los a alcançar a meta de receitas.

Então, como se implementa uma estratégia de vendas baseada em atividades?

É um processo em 3 etapas: medir, depois prever e planejar, e finalmente implementar e acompanhar os resultados.

1/ Medir a atividade da sua equipe de vendas

O primeiro passo para implementar uma abordagem de vendas baseada em atividades é medir os atuais níveis de atividade da sua equipe de vendas.

Dê uma olhada nos seus representantes de vendas com melhor desempenho e analise que atividades implementaram para fechar um negócio. Quantas chamadas efetuaram? Quantos e-mails enviaram?

Como medir a atividade da sua equipe de vendas com a noCRM.io

Na noCRM pode acompanhar a atividade de toda a sua equipe de vendas, bem como de cada representante de vendas individualmente. Para aceder aos relatórios de atividade vá ao seu painel de estatísticas na noCRM e, em seguida, à [atividade da equipe].

Pode personalizar o relatório por intervalo de datas, para que possa acompanhar a atividade ao longo da última semana, por exemplo. Também pode ver quantas chamadas foram feitas por um elemento específico da equipe, quantas ficaram sem resposta, quantos e-mails foram enviados, quantas reuniões foram realizadas.

Em suma, pode acompanhar todo o tipo de atividade que tenha definido para a sua equipe. Também pode ver quantos leads foram criadas, gerenciados e ganhos, e o valor total que geraram.

As estatísticas são apresentadas num gráfico, permitindo comparar facilmente quantas atividades foram realizadas pela equipe e o número de leads resultantes.

A recolha de dados é muito importante nesta primeira "medida": irá permitir ver quem da sua equipe está sendo eficiente, e quais as atividades que realizaram para alcançar os seus resultados. Isto significa que pode concentrar-se naquelas quando se trata das suas etapas de previsão e planejamento.

Como criar uma atividade no noCRM.io e definir os seus resultados

Criação de atividades personalizadas

Algumas atividades pré-definidas estão presentes por defeito na sua conta: Ligar, E-mail, E-mail recebido e Reunião. Pode deixá-las como estão, editá-las ou mesmo eliminá-las.

Para o fazer, aceda ao seu "painel de administração", depois clique em "atividades" na seleção "início rápido". Nesta página, pode editar ou apagar os campos pré-definidos, mas também criar novas atividades.

Para isso, só tem de clicar em "criar uma atividade".

Tem total liberdade na atividade que cria; pode escolher o nome, a cor e o ícone para a atividade. Uma vez criada, é imediatamente acessível pelos seus representantes de vendas nos registos de contato dos seus prospects.

Acrescentar resultados às atividades

Ao criar uma nova atividade, será também capaz de acrescentar diferentes resultados. Mais uma vez, poderá definir o resultado que deseja, o seu nome e cor.

O resultado servirá para registar o resultado que deseja medir. Se a sua atividade foi "Ligar", por exemplo, poderá querer ter resultados como "atendeu" ou "não atendeu".

Depois de ter definido e criado as atividades que deseja que os seus representantes de vendas realizem, eles poderão aceder imediatamente a partir das suas contas e também registar o resultado da sua atividade.

2/ Previsões e planeamento

Quando tiver dados suficientes, pode definir o nível de esforço que a sua equipe de vendas precisa de dedicar.

Por exemplo, para qualificar um lead que se converterá numa receita de $30k, sabe que é necessário::
• 4 leads para fechar 1 negócio a $30k
• 20 prospects “frios” para criar um lead

Também sabe que precisa, em média:
• 3 chamadas por prospects
• 8 chamadas, 1 reunião e 2 propostas por lead

Portanto, se dentro de um mês precisar de fechar $90k, vai precisar:
• que a equipe de marketing genere 3x4x20 = 240 prospects
• que a sua equipe de prospecção faça 720 chamada
• que a sua equipe de vendas faça 96 chamadas, 12 reuniões e 24 propostas
• 3 prospectos “frios” para ganhar 1 lead

Mas para ser eficiente, e atribuir as suas atividades alvo, precisa primeiro de saber a quem as atribuir. É por isso que deve começar por segmentar a sua equipe.

Segmentar a sua equipe para uma maior eficiência

Uma vez que tenha uma compreensão perfeita e completa do processo de vendas, precisa de segmentar a sua equipe.

Em vez de ter várias pessoas que realizam todas as tarefas no processo de vendas, atribua tarefas específicas à pessoa mais adequada para cada uma delas. Estas pessoas executarão as tarefas a um nível elevado e obterão os resultados desejados.

Esta é a chave para alcançar as suas metas de vendas, quer seja uma equipe grande ou uma mais pequena.

Identificar a quantidade de atividades necessárias

Depois de segmentar a sua equipe e de ter uma visão clara de quem irá realizar que atividade, é necessário definir o número e a quantidade de atividades necessárias por segmento.

Por exemplo:
• de quantos prospects necessita do marketing
• a quantidade de ações que os seus representantes de vendas precisam de fazer
• o número de vendas necessárias para atingir a meta global da sua empresa

Ao seguir este processo, irá certificar-se de que atribui as tarefas às pessoas certas na sua equipe, e que as mesmas serão alcançadas.

3/ Implementar e acompanhar os resultados

Verificar corretamente a configuração da conta e do prospect

Configure corretamente a sua conta

Para garantir o sucesso da sua equipe durante a execução das suas atividades, deve certificar-se que configurou os elementos certos:

• É necessário configurar as suas atividades na nossa ferramenta, seguindo os passos explicados mais acima. Desta forma, assegura-se que a sua equipe será capaz de reportar os seus resultados no separador certo, e saber exatamente qual a atividade que tem de realizar em que lead. Será também, mais fácil acompanhar o seu desempenho.

• Certifique-se de que o seu pipeline tem os passos certos para a sua equipe seguir. Isto é muito importante para que a sua equipe possa ver e colocar os leads na fase correta e correspondente, e acompanhar o seu progresso.

Pode personalizar as colunas do seu funil de vendas na noCRM, editando os valores já existentes, excluindo-os, e criando novos valores.

Também pode criar pipelines diferentes se tiver um processo de vendas diferente. Por exemplo, poderá querer definir metas apenas no seu pipeline de aquisição ou pelo menos diferenciá-los do seu pipeline de renovação ou de vendas.

• O que será também um elemento determinante para a sua equipe é implementar o guião de vendas correto. A criação de um argumento de vendas na nossa ferramenta Sales Script Generator, fornecerá à sua equipe os elementos e perguntas certas durante as suas chamadas de prospecção, para que se concentrem apenas no seu prospect, e não nas perguntas que têm medo de esquecer de fazer.

O elemento mais importante durante uma chamada de prospecção é ouvir o prospect e compreender o seu problema e necessidade. Depois de implementar o formulário de qualificação na sua conta noCRM, o representante de vendas terá acesso às perguntas planejadas e escolhidas.

Desta forma, poderá introduzir as respostas durante a chamada, diretamente na ficha do prospect.

Se decidir criar um formulário de qualificação, é boa ideia criar uma "chamada de qualificação" como uma atividade com 2 ou 3 possíveis resultados como "BOM", "MEDIO", "RUIM.

Definir metas

Uma vez analisados todos os seus dados, compreendida a quantidade de atividades necessárias para atingir a sua meta de receitas, e verificado que a sua conta, funis de vendas, e prospects estão corretamente configurados, o passo seguinte é estabelecer metas.

Para isso, tem de ser transparente com a sua equipe. Deve atribuir tarefas específicas a cada membro, (por exemplo, ligar para 10 prospects por dia) dizer quais são os resultados imediatos esperados (por exemplo, obter 3 leads), e quais os resultados de receitas que se espera alcançar seguindo essas etapas.

A equipe de vendas tem de se concentrar nas atividades que lhes foram atribuídas, e têm de compreender que se realizarem a quantidade de ações pedidas, os resultados serão automaticamente alcançados.

Geralmente, é importante estabelecer metas a curto prazo com base em atividades (ou seja, número de ações durante uma semana), mantendo algumas metas a longo prazo em termos de receitas ou clientes, numa base mensal, trimestral ou semestral.

Realizar as atividades definifas todas as semanas deverá gerar as receitas esperadas, mas não só deve verificá-las, como também deixar claro à sua equipe que não estão ligando por ligar, mas sim para gerar receitas.

Acompanhar as atividades da sua equipe de vendas

Depois de implementar a venda baseada em atividades e de estabelecer metas, é necessário acompanhar as atividades e os resultados desta estratégia. Isto assegurará que a sua equipe está tendo um bom desempenho, que está alcançando o que lhe é pedido, e que no final obterá os resultados desejados.

O rastreio destas atividades é fácil porque pode ver o que foi feito ao detalhe, e o resultado imediato da atividade em tempo real no noCRM.

Como acompanhar as atividades da equipe de vendas no noCRM

Conforme mencionado anteriormente, o acompanhamento da atividade da sua equipe de vendas é muito fácil no noCRM. Para tal, é necessário aceder ao Relatório de Atividade.

Neste relatório pode ver todas as atividades efetuadas por cada um dos membros da sua equipe, e compará-las com a quantidade de leads criados num gráfico.

Isto permitirá ver se estão fazendo o que lhes foi atribuído, e se os resultados são os esperados. Por exemplo, se definiu "Ligqr" como uma atividade, verá se o número de chamadas necessárias está sendo realizado, e se a quantidade de leads esperados estão sendo criados.

Se quiser acompanhar a atividade diária da sua equipe, o noCRM envia-lhe um [e-mail de atividade diária] todas as manhãs.

Assim, tudo o que tem de fazer é verificar o seu e-mail todas as manhãs e aceder a um resumo de todas as atividades que foram realizadas e os seus resultados, correspondente ao dia anterior. Isto irá permitir-lhe estar sempre ciente do que a sua equipe alcançou ou não.

Acompanhamento das atividades nos leads e listas prospecção

No noCRM é possível acompanhar as atividades realizadas dentro das listas de prospecção, e as atividades então realizadas sobre os leads. Para tal, pode aceder ao relatório Análise por lista de prospecção, onde pode escolher qualquer uma das suas listas.

Pode ou ver o relatório global por lista de prospecção, ou em mais detalhe para ver as atividades individuais realizadas.

Em seguida, pode aceder à lista de atividades realizadas por cada vendedor atribuído dentro da lista de prospecção. Isto permitirá acompanhar o seu desempenho nos prospects e também analisar a qualidade da sua lista de prospecção.

Abaixo, mostramos outra tabela semelhante, representando as atividades realizadas uma vez criado o lead. Esta tabela é muito útil para localizar os membros da equipe que são capazes de converter os leads em clientes.

Como acompanhar a taxa de conversão entre etapas de vendas no noCRM.io

O acompanhamento da taxa de conversão entre cada etapa de vendas é possível no relatório de desempenho do pipeline no noCRM.

Aqui pode facilmente ver durante um período escolhido o estado atual dos seus leads, e a taxa de conversão expressada em percentagem para cada etapa de vendas; a percentagem de leads que passou para a etapa seguinte, a percentagem de leads ainda ativos por etapa, a percentagem de leads perdidos por etapa, e a percentagem de leads ganhos na última etapa.

Este relatório dá uma visão clara de qual a etapa que pode estar a causar problemas, e qual a que está a ter um bom desempenho. Ai pode resolver quaisquer bloqueios, implementando as medidas necessárias para o aperfeiçoar.

No relatório de desempenho da equipe de vendas, também é possível acompanhar a taxa de conversão dos leads criados por representante de vendas.

A categoria "desempenho de equipe" irá dar-lhe uma visão clara do número de leads ganhos e o respectivo montante por utilizador. Estas estatísticas são importantes para compreender se os representantes de vendas são capazes não só de qualificar efetivamente um lead, mas mais importante ainda, de fechar o negócio.

A informação é dada de forma muito clara, uma vez que é possível comparar imediatamente os leads criados, com os leads ganhos e os cancelados ou perdidos. O montante total ganho com os leads gerados para cada representante de vendas é também representado, permitindo-lhe medir se os negócios ganhos estão a contribuir substancialmente para as suas metas de receitas.

Porque deve continuar a acompanhar as suas receitas

Embora o acompanhamento de atividades seja o elemento mais importante numa abordagem de venda baseada em atividades, deve continuar a acompanhar também as receitas.

Isto irá ajudá-lo a compreender se existe um problema ou se tudo está a correr bem e está a atingir a sua meta de receitas. O acompanhamento das receitas não precisa de ser feito tão frequentemente como o rastreio das atividades.

Deve acompanhar semanalmente as atividades da equipe, já o acompanhamento das receitas pode ser feito numa base trimestral ou semestral.

Ao aceder ao relatório de desempenho da empresa, é possível estar atento aos leads criados e ganhos, mas também ao montante de dinheiro gerado no tempo selecionado à sua escolha. Desta forma, poderá facilmente ver se você e a sua equipe estão a corresponder às expectativas e a atingir a meta de receitas.

Assista ao nosso webinar sobre venda baseada em atividades aqui abaixo:

Resumo de como implementar uma estratégia de vendas baseada em atividades

A implementação de uma venda baseada em atividades é uma ótima forma de alcançar as metas de receitas.

Existem vários elementos a ter em mente para a implementar com sucesso.

Primeiro: medição.
É necessário recolher o máximo de dados possíveis, relativos as estratégias de sucesso dos seus representantes de vendas para qualificar um lead: que atividades é que eles realizaram? Quantas? Tem de acompanhar essas atividades no relatório de atividades, e depois definir as atividades necessárias para criar atividades personalizadas na sua conta noCRM.

Depois, tem de prever e planejar.
Para isso, tem primeiro de segmentar a sua equipe, e certificar-se de que a cada membro serão atribuídas as atividades em que são bons. Uma vez concluídas, defina a quantidade dessa atividade que terão de realizar para atingir as metas esperados.

Por fim, é necessário implementar e seguir os resultados.
O primeiro passo para isso é certificar-se de que configurou corretamente a sua conta noCRM, e de que tem um pipeline claro onde os seus representantes de vendas irão utilizar e gerir facilmente: o feed de atividades ajudará a sua equipe a ter uma visão clara da sua situação.

Depois, terá de definir as suas metas e explicar claramente à sua equipe o que espera de cada um deles.

Finalmente, poderá acompanhar a sua atividade e resultados:

Se implementar uma abordagem de vendas com base em atividades, a noCRM é uma ótima ferramenta, facilitando a gestão das suas métricas, oferecendo uma visão clara do seu funil de vendas e dos seus leads, mas também um acompanhamento fácil dos resultados.