Créez et utilisez facilement des devis et factures dans noCRM

Le succès d'une relation commerciale repose sur l'efficacité des transactions financières. Notre logiciel de prospection commerciale simplifie ce processus en incluant des fonctionnalités de création et d'envoi de devis et factures performantes, directement à partir de la plateforme. Cette fonctionnalité vise à accélérer la conversion des opportunités en accords commerciaux finalisés, optimisant ainsi votre processus de vente et facturation.

Configuration des devis et factures

Avant de commencer à émettre des devis et factures dans noCRM, il est essentiel qu'un administrateur du compte configure cette fonctionnalité à partir du Panneau d'administration pour s'aligner sur les exigences et l'identité de votre entreprise.

Création de devis et de factures à partir d'une opportunité

Une fois la fonctionnalité activée dans votre compte ("Live Mode"), vous pourrez commencer à émettre des devis et factures professionnels en toute simplicité. En attendant, vous pourrez créer des brouillons, mais ceux-ci ne comporteront pas de chiffres et ne seront pas des documents officiels.

Remarque : les devis et factures ne peuvent être créés qu'à partir de fiches d'opportunités, et non à partir de prospects ou de dossiers clients. Une facture peut bien sûr être créée à partir d'un devis.

Suivez les étapes suivantes pour créer votre premier devis ou votre première facture :

1. Ouvrez l'opportunité pour laquelle vous souhaitez créer un devis ou une facture.
2. Cliquez sur le bouton Devis / facture qui se trouve sur la partie supérieure de la fiche de l'opportunité.
3. Remplissez les informations requises dans l'interface qui s'affiche.

Le système remplit automatiquement les données du client sur la base des informations existantes dans la fiche d'opportunité ou le dossier-client associé.

Création d'une facture à partir d'un devis

Après la création d'un devis, la transition vers la génération d'une facture se fait facilement. Cela permet de gagner du temps en pré-remplissant les détails de la facture. Procédez comme suit :

1. Ouvrez le devis.
2. Cliquez sur le menu Actions et sélectionnez : Créer une facture.
3. Examinez les informations et cliquez sur : Visualiser.
4. Finalisez le processus en émettant la facture.

Modification des devis et factures

Avant d'émettre un devis ou une facture, vous avez la possibilité de :

• Ajouter des lignes de produits/services.
  Remarque : une fois que vous avez créé votre premier devis ou votre première facture, le système mémorise les produits/services et les prix et taxes correspondants, afin qu'il vous soit plus facile de compléter ces informations par la suite. Il vous suffira de commencer à les taper et de cliquer sur le texte suggéré.
• Inclure des lignes de réduction.
• Ajouter des descriptions.
• Ajuster les colonnes de taxes et de quantités.
• Télécharger et envoyer le document au format PDF pour approbation.
• Modifier le statut du document (disponible uniquement lorsque le "Mode Live" est actif).

Comprendre les statuts

Chaque devis et chaque facture peut avoir l'un des 4 statuts suivants :

• Devis : Brouillon, En attente de validation, Accepté, Refusé
• Facture : Brouillon, En attente de paiement, Payée, Impayée

Lorsqu'un document est à l'état de brouillon, vous pouvez modifier son contenu. Lorsque le statut change, les possibilités d'édition peuvent être restreintes en fonction des paramètres de configuration (mode flexible ou mode strict).

Automatisations

Les automatisations sont possibles, si celles-ci sont activées par un administrateur du compte depuis le Panneau d'administration > Gestion du compte > Devis et factures. Plus d'informations sur ce qui peut être fait dans notre article dédié du Centre d'aide.

Retrouver les documents

Les devis et les factures sont stockés dans l'opportunité elle-même. Cependant, vous pouvez également les retrouver via l'onglet Opportunités > Devis et l'onglet Clients > Factures. Les deux pages proposent des options de filtrage par période, statut ou utilisateur.

Ce processus simplifié garantit une gestion fluide des devis et factures, ce qui vous permet d'entretenir une image encore plus professionnelle et maintenir l'efficacité de vos transactions commerciales.