O que é um processo de gestão de leads e como implementá-lo?

Se sua empresa está em expansão, é provável que você receba muitas consultas e leads de diferentes canais. Porém, o que acontece quando essas consultas e leads começam a chegar mais do que sua empresa pode tratar de maneira ideal? Sua equipe de vendas está treinada para realizar um ótimo processo de gestão de leads?

Em alguns casos, os mesmos leads começam a vazar durante o processo e são perdidos por falta de engajamento ou falta de acompanhamento. Como as empresas de sucesso lidam com esse problema? Com um processo eficaz de gestão de leads, essencial para que sua equipe de vendas gerencie e responda com eficiência aos leads recebidos.

O que é gestão de leads e por que é importante?

A gestão de leads é o processo de identificar e gerenciar leads para conduzi-los pelo “funil de conversão” e convertê-los em clientes genuinamente interessados ​​no que sua empresa oferece.

Em termos mais simples, trata-se de atrair novos leads, gerenciá-los para que não se percam no processo e depois convertê-los em clientes para aumentar a receita. Nesse sentido, é importante que um processo de gestão de leads seja implementado pelas empresas para poder gerenciar seus leads B2B com eficiência.

6 etapas para gerenciar os leads

Etapa 1 – Captação de Leads

A captação de leads é o primeiro passo para a gestão de leads. É a primeira vez que um lead entra no seu software de gerenciamento de leads.

Hoje em dia, os leads são frequentemente gerados em grandes volumes e, à medida que as fontes de leads se multiplicam (site, newsletter, LinkedIn, PPC, formulários, eventos offline, webinars, etc.), é aconselhável automatizar seus esforços de captura de leads em vez de tê-los em uma planilha Excel.

Ao automatizar a geração de leads, você economizará tempo ao ter uma função de captura de leads integrada ao seu software de gestão de leads. Isso vai captar leads das diversas fontes citadas acima, também vai disponibilizar para a equipe de vendas esses leads para serem tratados posteriormente. Com isso, não apenas economizará tempo para o representante de vendas e os tornará mais eficientes, mas também garantirá que nenhum lead seja perdido.

Etapa 2 – Rastreamento de Leads

Esta etapa permitirá que você entenda de qual fonte o lead foi capturado, em qual região, em que data e hora e se o lead foi inbound ou outbound. Essas informações ajudam você a analisar e otimizar suas etapas futuras ao tentar converter leads.

Para fazer isso, você tem ferramentas de rastreamento como Segment, por exemplo, que ajudam não apenas a entender de onde veio o lead, mas também ajudam a analisar suas atividades e comportamento online antes de enviar seus detalhes de contato.

Um bom software de rastreamento de leads pode ajudá-lo a rastrear leads, mas não será muito útil se não puder ser integrado ao seu software de gestão de leads. Por isso, é muito importante que todas as ferramentas e tecnologias que você utiliza estejam integradas para que os dados fluam corretamente em todo o seu processo de vendas e garanta que você tenha acesso a um bom entendimento dos seus leads.

Etapa 3 – Distribuição de leads

Depois que os leads forem capturados e seus engajamentos no site, atividades e comportamentos forem rastreados, eles estarão prontos para passar para a fase de distribuição.

Os leads geralmente são transferidos para a equipe de vendas da empresa. É uma boa ideia automatizar esse processo, pois atribuir leads manualmente a vendedores pode ser demorado e aumentar o risco de perda de leads quando há muitos leads.

Você pode atribuir leads com base no país de origem, no tamanho da conta ou no produto ou serviço no qual eles demonstraram interesse. Por exemplo, como a Europa tem muitos países que falam vários idiomas, é importante atribuir um lead vindo da Alemanha a um representante de vendas que fale alemão, pois ele tem mais chances de qualificar esse lead e levá-lo para a próxima etapa.

No entanto, nos casos em que há vários representantes de vendas para a mesma região, um método de rotação de distribuição de leads é ideal. Em um método de rotação, os leads são atribuídos automaticamente ao próximo vendedor.

Por exemplo, se houver 4 representantes de vendas (A, B, C e D) para a mesma região, o primeiro lead pode ser atribuído a A, o segundo a B e os próximos leads a C & D. Isso torna o processo de distribuição justo e reduz a carga de um único representante de vendas.

Distribuir leads da maneira certa pode resultar em um aumento nas vendas.

Etapa 4 – Qualificação de Leads

É aqui que os representantes de vendas interagem com todos os leads que foram atribuídos a eles. Tudo começa com uma chamada introdutória para o lead. Durante essa conversa, os vendedores devem ter uma ideia clara se devem ou não persuadir o cliente, analisando o que é interessante sobre o cliente e o que não é.

Os gerentes de vendas geralmente fornecem aos representantes de vendas uma lista de atributos que precisam ser verificados para que um lead seja qualificado. Esse processo é chamado de  lead scoring. Cada lead recebe um número em uma escala de 1 a 10 com base em quantas caixas eles marcam durante a ligação de qualificação com os representantes de vendas.

Esses atributos podem ser informações demográficas, informações da empresa, engajamento e comportamento do site, adequação x interesses em relação à sua empresa e produto, etc. Os leads com alto índice de qualidade de lead terão prioridade máxima e precisam ser fechados o mais rápido possível, pois são considerados prontos para a venda.

A maneira como os representantes de vendas lidam com suas chamadas frias é muito importante. Se eles avaliam a ligação com base em uma conversa franca ou natural que geralmente é subjetiva, ou seguem um roteiro de vendas personalizado com um conjunto de perguntas de qualificação para entender a intenção do destinatário e personalizar futuras comunicações.

Etapa 5 – Nutrição de Leads

Nem todos os leads que chegam por meio de seus esforços de geração de leads terão pontuações de alta qualidade. Na verdade, a maioria de seus leads não fará uma compra imediatamente e a maioria deles terá um índice de qualidade baixo. Isso não significa que o lead foi perdido, pois ele pode ter se interessado pelo seu produto por diversos motivos, portanto são sempre clientes em potencial.

Portanto, é importante manter esses leads em seu portfólio e enviar atualizações e informações sobre seus produtos e serviços regularmente.

Digamos, por exemplo, que você tem um lead que chegou por meio da assinatura da sua newsletter, isso pode não significar que ele está interessado em seu produto ou serviço, mas pode ter se inscrito apenas para ser atualizado no futuro ou porque gosta do conteúdo do seu site.

Neste caso, você pode entrar em contato com o lead desde sua conta noCRM através da integração Active Demand, solicitando um feedback sobre o conteúdo da newsletter ou sugerindo algum outro conteúdo relevante.

As melhores práticas para que o processo de gestão de leads seja bem-sucedido

Processo de marketing e processo de vendas em sincronia

Em muitas empresas, a equipe de marketing é responsável por gerar leads por meio de SEO, publicidade em mídia social e outros canais. Isso significa que as equipes de marketing também têm um papel crucial no processo de gestão de leads. Muitas vezes, é seu trabalho entregar leads qualificados (MQL – Marketing Qualified Leads) para a equipe de vendas.

Um lead qualificado para marketing (MQL) é um lead com maior probabilidade de se converter rapidamente em um cliente, em comparação com outros leads. Isso se deve a fatores como: dados demográficos, dados da empresa, as páginas do site que ele visitou, o que ele baixou e interações semelhantes com outros conteúdos da empresa.

Esse comportamento basicamente mostra a intenção do visitante e acredita-se que ele se tornará um cliente mais rapidamente. Para saber como definir um lead como qualificado, os gerentes de vendas devem trabalhar com os gerentes de marketing para definir uma lista precisa de atributos.

Isso é importante porque torna o processo o mais tranquilo possível para ambas as equipes, o funil de conversão pode ser dividido entre as duas equipes para que cada equipe seja responsável por suas etapas no funil de conversão. Os leads podem ser entregues ou repassados facilmente assim que estiverem qualificados o suficiente para mudar de marketing para vendas.

Comunicação entre a equipe de vendas

Uma comunicação clara é essencial em um processo de gestão de leads para evitar problemas como: leads duplicados, muitos representantes de vendas trabalhando no mesmo lead ou atrasos na atualização do status do lead. A comunicação dentro da equipe cria confiança, promove a mentalidade semelhante e incentiva todos a compartilhar informações.

Isso reduz as chances de os representantes de vendas pisarem no pé uns dos outros. Na verdade, a comunicação e o compartilhamento permitem que os representantes de vendas colaborem de maneira eficaz e eficiente em uma conta.

Acompanhando seus esforços de geração de leads

Rastrear seus leads no pipeline de vendas pode melhorar significativamente seu processo de gestão de leads, permitindo que você seja criativo com suas táticas de geração de leads. Para rastrear e ter leads de alta qualidade entrando em seu funil de vendas, você deve primeiro definir e identificar seu perfil de lead ideal, saber como esses leads estão encontrando você.

Ao rastrear, você também deve considerar o retorno do investimento proveniente de cada fonte de geração de leads. Isso permitirá que você analise e se concentre nas fontes que funcionam melhor para você, para que possam ser capitalizadas em futuros esforços de geração de leads e cortar plataformas/canais que não obtiveram nenhum resultado.

Acompanhe o valor gasto para gerar leads por campanha, por plataforma, por país e por setor e veja quantos desses leads foram convertidos em clientes pagantes. Além disso, se possível, tente fazer uma análise cruzada que permita verificar se leads de diferentes regiões ou diferentes profissões não compartilham os mesmos interesses ou preferências.

O rastreamento não se limita ao ROI, também existem outras métricas interessantes, por exemplo, taxas de conversão entre cada estágio do funil, tamanho médio do negócio, receita recorrente mensal de um cliente, valor médio da vida útil e medição da velocidade de vendas para ver quanto tempo sua equipe leva para fechar um negócio.

Softwares e ferramentas que vão te ajudar a otimizar seu processo de gestão de leads

Software de prospecção

Se a sua empresa é de pequeno ou médio porte, a prospecção é uma necessidade crucial para que os vendedores da sua empresa consigam mais leads e alcancem o rendimento esperado. O processo de prospecção pode ser realizado em algumas etapas, usando diferentes ferramentas que o ajudarão a otimizar seus esforços de prospecção. Primeiro, você deve criar uma lista de prospecção de clientes.

Uma lista de prospecção de clientes é uma lista de pessoas que você deseja atingir e alcançar, a fim de promover seu produto ou serviço. A lista é criada tendo em mente vários filtros de pesquisa, como cargo, localização, tamanho da empresa, setor. Isso pode ser feito usando o LinkedIn Sales Navigator ou você pode usar o  Lead Clipper do noCRM para prospectar diretamente no LinkedIn e salvar as informações do prospect em sua conta noCRM.

Agora que você criou uma lista de prospecção de clientes, vem a segunda etapa. Aqui você precisará de uma ferramenta de prospecção para encontrar os detalhes de contato. Nem todo mundo tem seus detalhes de contato publicados.

Felizmente, ferramentas como Hunter & Prospect ajudam você a encontrar endereços de e-mail de um determinado domínio e também fornecem uma pontuação sobre a probabilidade de esse endereço de e-mail responder.

Software de qualificação e nutrição

Para os vendedores, qualificar um lead tem dois objetivos:

Primeiro, permite determinar se um cliente em potencial vale a pena ou não. E em segundo lugar, ajuda-os a desenvolver uma abordagem mais personalizada ao buscar o lead em comunicações futuras.

Depois que um lead é qualificado, um software de automação de marketing como o ActiveCampaign pode criar experiências personalizadas para o cliente, se usado de maneira eficaz.

Isso é muito importante durante a etapa de nutrição, especialmente quando você está tentando manter dezenas de comunicações acontecendo com dezenas de leads ao mesmo tempo, é possível que você envie informações erradas para o lead errado.

A ActiveCampaign domina a arte de nutrir leads adequadamente e entregar a comunicação certa no momento certo, personalizando-a para enriquecer a experiência do cliente não apenas por meio de e-mails, mas também com base nos engajamentos do site de um lead.

Software de gestão de leads

Foi-se o tempo em que as equipes de vendas gerenciavam seus leads em um arquivo do Excel e os atribuíam aos representantes de vendas por meio de filtros.

Na era digital de hoje, um software de gerenciamento de leads faz isso com facilidade e ajuda a economizar um tempo crucial de um representante de vendas por não ter que fazer tarefas repetidas. Um software de gestão de leads pode atuar como um registro de atividades para rastrear se você está mantendo a comunicação funcionando sem problemas, de modo que nenhum lead seja deixado de fora.

Além disso, o software de gestão de leads permite que você armazene todos os dados importantes em um local central, sejam detalhes sobre cada lead, comunicação com cada lead, qual representante de vendas está trabalhando em qual lead. Ele também mantém toda a equipe de vendas informada sobre o status de um lead por meio de alertas.

O noCRM.io é o software de gestão de leads que as equipes de vendas confiam, também é uma ferramenta de produtividade que muitas equipes podem usar.

Ele não apenas armazena informações sobre um lead, mas também ajuda a manter o registro limpo com atualizações regulares de status para que a transferência para outros representantes de vendas ocorra sem problemas, permitindo que o lead se mova ao longo do processo.

O noCRM.io também automatiza alguns dos processos de gestão de leads. Você pode salvar modelos de e-mail, agendar reuniões e até atribuir tarefas diretamente de sua conta noCRM. Isso permite que os representantes de vendas permaneçam conectados durante todo o processo de nutrição.

Gerenciar leads em todas as etapas do processo ajudará você a converter mais clientes

Agora sabemos que um processo de gestão de leads envolve: nutrir o lead, ter uma boa comunicação dentro e entre as equipes e, o mais importante, um software de gestão de leads que garanta que tudo corra bem. Somente quando o processo estiver simplificado e coerente em cada etapa, você poderá converter leads em clientes pagantes.

Para concluir, estas são algumas coisas que você pode precisar considerar antes de escolher um software de gestão de leads para otimizar seu processo de gerenciamento de leads. Tente não implantar um software de gestão de leads que não funcione para sua equipe de vendas ou seus leads; em vez disso, adote um software que sua equipe de vendas adorará usar. O noCRM.io é um software simples, mas poderoso, que soluciona esse problema específico com grande sutileza.

É importante entender seu processo de vendas individual. Além disso, é importante planejar todos os elementos que você deve levar em conta para gerenciar e processar seus leads. Caso contrário, você pode se ver andando em círculos sem saber, insatisfeito e limitado com uma forte dependência de seus representantes de vendas para realizar tarefas manualmente.

Perguntas frequentes sobre gestão de leads