Chiariamo una cosa: l’efficienza è la chiave del successo nelle vendite. In un ambiente di lavoro in cui ci si destreggia costantemente tra molteplici attività quotidiane, la capacità di sfruttare ogni singola azione e la gestione del tempo sono spesso i fattori che fanno la differenza tra un buon team di vendita e un grande team di vendita.
Ma dal prospecting alla chiusura degli affari, dal mantenimento delle relazioni con i clienti al mantenimento degli obiettivi, le cose da fare sono talmente tante che il tempo può essere risucchiato senza che rendersene conto.
Se non si cerca attivamente di risparmiare quanto più tempo possibile, si rischia di scoprire che i rappresentanti di vendita hanno prestazioni costantemente inferiori a quelle di tutti gli altri. Dopo tutto, ogni minuto o ora che si riesce a liberare è un minuto o un’ora che si può dedicare a un’attività di maggior valore.
Ecco perché abbiamo deciso di proporre dieci trucchi di gestione del tempo che i rappresentanti di vendita impegnati possono utilizzare per risparmiare tempo nel corso delle loro attività professionali quotidiane. Dagli strumenti tecnologici ai trucchi psicologici, questo elenco aiuterà i rappresentanti di qualsiasi settore a massimizzare la loro produttività e a guidare i loro team verso un successo di vendita sostenibile e duraturo.
Senza ulteriori indugi, iniziamo!
1. Modelli di Email
Iniziamo l’elenco dei trucchi per la gestione del tempo con un vero e proprio game-changer: i modelli di e-mail. Come ogni responsabile delle vendite sa, le e-mail sono un elemento fondamentale di qualsiasi processo di vendita ben strutturato. Ma spesso sono noiosi da scrivere, devono essere personalizzati per ogni prospect e devono variare notevolmente a seconda del punto in cui si trova la trattativa.
È una perdita di tempo notevole per i rappresentanti che già si destreggiano tra una moltitudine di attività, ed è facile che un errore manuale si inserisca nel quadro e potenzialmente annulli ore di duro lavoro.
È qui che entrano in gioco i modelli. Creando una libreria di modelli di e-mail per gli scenari più comuni, come l’ outreach iniziale, i messaggi di follow-up e le note di ringraziamento, i rappresentanti possono personalizzare e inviare rapidamente le e-mail senza dover ricominciare da zero ogni volta.
La chiave per risparmiare la maggior parte del tempo con i modelli di e-mail sta nell’assicurarsi che siano abbastanza personalizzabili da essere adattati ai singoli potenziali clienti, senza perdere il tono professionale coerente che distingue la propria organizzazione dalla concorrenza.
2. Promemoria Automatici
Uno dei modi più efficaci per migliorare la gestione del tempo è l’utilizzo dei promemoria automatici. L’ambiente aziendale moderno è più frenetico e iperconnesso che mai e i rappresentanti di vendita sul campo hanno un numero spropositato di compiti da portare avanti.
Dai follow-up agli appuntamenti per le riunioni, dalle scadenze per le proposte alle demo dei prodotti, non è mai stato così facile dimenticare un’attività e ostacolare inconsapevolmente l’intero accordo a cui si stava lavorando. È qui che entrano in gioco i promemoria automatici. Impostandoli direttamente dal tuo sistema CRM, puoi assicurarti che nulla di importante sfugga ai tuoi rappresentanti di vendita.
Fortunatamente, noCRM permette di impostare dei promemoria per qualsiasi attività possibile. Grazie all’elevata personalizzazione della piattaforma, i rappresentanti possono impostare i promemoria nel modo più adatto alle loro attività. E una volta consapevoli che non perderanno più nessun follow-up, potranno dedicare il tempo risparmiato a compiti più strategici, sapendo che noCRM sarà lì per loro con avvisi istantanei quando è il momento di agire.
3. Strumenti di Automazione delle Vendite
Siamo davvero nell’era dell’automazione, con l’IA e la tecnologia di apprendimento automatico che dominano i titoli di ogni testata giornalistica lungimirante. Sebbene questi pacchetti software all’avanguardia siano in grado di produrre da soli un lavoro decente, il loro vero valore risiede nella capacità di automatizzare le attività ripetitive e di far risparmiare tempo ai lavoratori umani, che possono dedicarsi ad attività più impegnative e gratificanti.
Con così tante attività manuali in un flusso di lavoro di vendita standard, l’ambito della vendita è l’opportunità perfetta per l’ automazione. Dalle attività manuali più banali, come l’inserimento dei dati e il lead scoring, alle campagne di email marketing più avanzate, gli strumenti di automazione delle vendite offrono un gran numero di modi per semplificare il flusso di lavoro e migliorare la gestione del tempo.
Automatizzando il maggior numero possibile di processi, i rappresentanti di vendita possono concentrarsi su attività di maggior valore, come la creazione di relazioni e l’avanzamento delle trattative verso il traguardo.
4. Software VoIP
Potrebbe sembrare una voce sorprendente in questo elenco, ma il software VoIP (Voice over Internet Protocol) è un vero e proprio cambiamento per i rappresentanti che effettuano molte chiamate e vogliono risparmiare più tempo possibile. Probabilmente ti starai chiedendo come sia possibile. Dopotutto, bisogna pur sempre telefonare, no? Quanto tempo può davvero far risparmiare il VoIP?
A differenza dei sistemi telefonici tradizionali, la capacità del VoIP di effettuare e ricevere chiamate via Internet garantisce una maggiore qualità delle chiamate. Questo riduce a sua volta gli errori non forzati dovuti a chiamate inaffidabili, contribuendo in qualche modo al risparmio e la gestione del tempo. Ma il vero potenziale del VoIP per la semplificazione dei flussi di lavoro non deriva dalle chiamate in sé, bensì da tutta l’amministrazione che sta dietro alle chiamate.
Grazie alle funzionalità avanzate offerte, come la registrazione delle chiamate e la funzione voicemail to email, il VoIP rende facile registrare i risultati delle chiamate e prendere appunti per ulteriori follow-up.
Se poi si riesce a integrarlo con il sistema CRM, diventa ancora più semplice tracciare e registrare le comunicazioni, gestire le relazioni, coltivare i contatti e, infine, concludere più affari. noCRM offre una perfetta integrazione con una serie di programmi VoIP, aiutando i rappresentanti del tuo team a ridurre il lavoro superfluo e a dedicare più tempo alla vendita. Per saperne di più sulle integrazioni VoIP con noCRM, clicca qui.
5. Software per la Gestione del Calendario
Ogni venditore esperto conosce l’angoscia di un calendario caotico. Non c’è modo migliore per garantire un rendimento non ottimale che essere confusi sugli appuntamenti, le trattative e le riunioni in programma.
E se le cose vanno davvero male, potresti ritrovarti a spendere tempo prezioso per cercare di risolvere il problema, il che significa che non dedicherai quei minuti e quelle ore alla vendita vera e propria.
Fortunatamente, i software per la gestione del tempo e del calendario sono qui per aiutare. Strumenti come Calendly, Google Calendar e Outlook consentono di programmare e gestire gli appuntamenti in modo più efficiente.
Impostando le riunioni con pochi clic, inviando promemoria automatici ai partecipanti ed evitando conflitti o doppie prenotazioni, i rappresentanti di vendita più impegnati possono essenzialmente gestire la propria agenda, eliminando fastidi e stress inutili e assicurandosi di non perdere mai un’altra riunione importante.
Inoltre, con la maggior parte dei pacchetti software dei calendari che offrono integrazioni con i CRM, è possibile tenere tutto organizzato in un comodo spazio digitale.
6. Strumenti per il Sales Intelligence
La sales intelligence è una delle pietre miliari di una pipeline di successo e generatrice di ricavi. Dopo tutto, è impossibile indirizzare i prospect giusti e prendere decisioni informate e basate sui dati se non si ha una visione mirata delle persone a cui si sta vendendo.
Tuttavia, il lavoro necessario per soddisfare efficacemente le proprie esigenze di sales intelligence è significativo e spesso richiede più passaggi prima di arrivare a un livello di conoscenza praticabile.
Ma sfruttando strumenti di sales intelligence come LinkedIn Sales Navigator e InsideView, i rappresentanti più impegnati possono ridurre drasticamente il tempo necessario per costruire le informazioni di cui hanno bisogno. Grazie a informazioni estremamente dettagliate sui comportamenti di acquisto dei prospect, sugli stack tecnologici e sulle recenti attività aziendali, i rappresentanti possono identificare le potenziali opportunità e adattare di conseguenza i loro sforzi di sensibilizzazione, più rapidamente che mai.
Questi strumenti possono anche aiutare ad automatizzare il processo di raccolta dei dati, riducendo il lavoro dei professionisti delle vendite che hanno poco tempo a disposizione, migliorando così la loro gestione del tempo.
7. Applicazioni per la Gestione delle Attività
Non per tutti è facile tenere traccia delle attività quotidiane, soprattutto quando ci si destreggia tra più operazioni e interazioni con i clienti all’interno di una singola pipeline. Ma non riuscire a tenere sotto controllo tutti i compiti necessari è un modo infallibile per ottenere risultati insufficienti. Qual è la soluzione?
Una possibile risposta è l’utilizzo di applicazioni per la gestione delle attività. Trello, Asana, Todoist e altri programmi simili aiutano i venditori a organizzare le loro attività, a stabilire e regolare le priorità e a rimanere in cima alle loro cose da fare, senza la confusione di elenchi manuali che fanno perdere tempo. noCRM rende possibile tenere traccia delle attività direttamente all’interno del CRM, senza doversi destreggiare tra innumerevoli programmi, grazie alla possibilità di creare obiettivi di vendita basati sulle attività e sui ricavi. È possibile monitorare facilmente le prestazioni di tutti i rappresentanti e filtrare gli obiettivi in base a filtri temporali per ottenere approfondimenti. Per ulteriori informazioni su come gli obiettivi di vendita di noCRM ti aiutano a incrementare la produttività e la crescita, clicca qui.
8. Blocco del tempo
Il blocco del tempo è una tecnica di produttività che prevede la programmazione di blocchi di tempo specifici per diverse attività nel corso della giornata. Invece di fare multitasking o di gestire le attività in modo sporadico, i rappresentanti possono creare spazi di tempo dedicati per attività come il prospecting, le chiamate di follow-up, le riunioni e il lavoro amministrativo.
Raggruppare compiti simili e concentrarsi su un’attività alla volta non fa solo risparmiare tempo, ma riduce anche in modo significativo l’affaticamento mentale associato al cambio di attività.
La tecnica è più efficace quando si stabilisce un ordine di priorità, per cui i rappresentanti dovrebbero iniziare a identificare i compiti con la massima priorità, stimare il tempo che richiederanno e quindi costruire un programma giornaliero o settimanale a partire da lì. Il rispetto di tale programma ridurrà le distrazioni, migliorerà l’efficienza e, cosa forse più importante, farà risparmiare un sacco di tempo. il blocco del tempo non è solo una tecnica di produttività, ma una strategia di gestione del tempo che permette di ottenere risultati migliori con meno sforzo.
9. Attività di Elaborazione in Batch
L’elaborazione dei batch è una tecnica psicologica avanzata molto apprezzata dagli amministratori delegati e da altri dirigenti di alto livello, ma questo non significa che anche i venditori non possano trarne vantaggio.
Nella sua forma più elementare, consiste nel raggruppare compiti simili e completarli in un’unica sessione, anziché distribuirli nell’arco della giornata. Eliminando gran parte del tempo dedicato al cambio di contesto, questa tecnica può aumentare l’efficienza complessiva.
Un esempio di elaborazione in batch potrebbe essere quello di riservare momenti specifici durante la giornata per gestire tutte le comunicazioni via e-mail, anziché rispondere a ciascuna di esse non appena arriva. Sarà più facile entrare nello stato di flusso specifico associato a quel compito e, di conseguenza, i risultati complessivi miglioreranno in modo significativo.
L’approccio può essere applicato alle telefonate, all’aggiornamento dei registri, alla preparazione delle offerte commerciali e a qualsiasi altra attività di vendita giornaliera che ruba tempo a tutti.
10. Pratiche Efficaci per le Riunioni
Le riunioni possono essere un’enorme perdita di tempo se non vengono gestite in modo efficace. E anche se probabilmente sembra un elemento super basilare del processo di vendita, saresti sorpreso di sapere quanti team di vendita non dedicano abbastanza tempo a considerare le loro pratiche di riunione e ad esaminare le aree di potenziale miglioramento.
Sfruttare al meglio il tempo delle riunioni significa adottare pratiche che favoriscano l’efficienza e la produttività di tutti i partecipanti. Ciò inizia prima ancora che la riunione abbia luogo, con ordini del giorno chiari fissati e distribuiti in anticipo per guidare la discussione. L’ideale è che questi ordini del giorno includano gli argomenti da discutere e gli obiettivi da raggiungere, chiaramente delineati con un linguaggio che consenta di agire.
Un altro ottimo suggerimento per aumentare la produttività delle riunioni è l’utilizzo di un limite di tempo. Se si hanno a disposizione solo quindici minuti per parlare di un argomento, la comunicazione sarà molto più efficiente rispetto a un’ora e mezza. A patto di non saltare nessun dettaglio importante, non ci sono svantaggi nell’arrivare più velocemente al punto.
Tutti noi abbiamo partecipato a riunioni inutili che si sono protratte troppo a lungo. Per certi versi, probabilmente sono inevitabili: le cose non vanno sempre secondo i piani, dopotutto. Ma se il team di vendita riesce a ridurne la durata, avrà ottime possibilità di risparmiare tempo e di aumentare il morale di tutti i suoi rappresentanti.
Il tempo è sempre stato una risorsa cruciale nel mondo delle vendite, ma nel moderno ambiente aziendale è più importante che mai. Con i team di vendita che si sfidano a ritmo serrato ogni giorno lavorativo, non ci si può permettere di perdere nemmeno un minuto inutilmente. Fortunatamente, implementando i dieci trucchi per la gestione del tempo che abbiamo descritto sopra, i rappresentanti di vendita più impegnati possono ottimizzare i loro flussi di lavoro, l’efficienza e concentrarsi su ciò che sanno fare meglio: costruire relazioni e concludere affari.
noCRM è un CRM leggero e semplificato, ideale per gli SDR e i BDR che non possono permettersi di perdere tempo. Ecco perché offriamo promemoria automatici, integrazioni VoIP e una serie di altre funzioni, il tutto in un unico pacchetto intuitivo. Se vuoi recuperare tempo e ottenere la massima produttività dal tuo team di vendita, prova oggi stesso noCRM: potrebbe essere la svolta che stavi cercando.
