Soyons clairs : l’efficacité est la clé du succès dans la vente. Dans un environnement de travail où il faut constamment jongler avec de multiples tâches au quotidien, être capable d’extraire chaque goutte de valeur de chaque action est souvent ce qui fait la différence entre une bonne équipe de vente et une grande.
Mais de la prospection à la conclusion d’affaires, de l’entretien des relations avec les clients au suivi des objectifs, il y a tellement de choses à faire que le temps peut être aspiré sans même que l’on s’en rende compte.
Et si vous n’essayez pas activement de gagner le plus de temps possible, vous risquez de constater que vos commerciaux sont systématiquement moins performants que les autres. Après tout, chaque minute ou heure qui peut être libérée est une minute ou une heure qui peut être consacrée à une activité de plus grande valeur.
C’est pourquoi nous avons décidé de dresser une liste de dix astuces permettant aux commerciaux occupés de gagner du temps dans le cadre de leurs activités professionnelles quotidiennes. Qu’il s’agisse d’outils technologiques ou d’astuces psychologiques, cette liste aidera les commerciaux de tous les secteurs à maximiser leur productivité et à conduire leurs équipes vers un succès commercial durable et pérenne.
Sans plus attendre, plongeons dans le vif du sujet !
1. Modèles d’e-mails
Nous commencerons la liste de nos astuces de vente qui font gagner du temps aux commerciaux débordés par un outil qui change vraiment la donne : les modèles d’e-mails. Tous les directeurs commerciaux le savent : les e-mails sont un élément fondamental de tout processus de vente bien huilé. Mais ils sont souvent ennuyeux à rédiger, ils doivent être personnalisés pour chaque prospect et doivent être adaptés à chaque étape du processus de vente.
C’est une perte de temps significative pour les représentants qui jonglent déjà avec une multitude de tâches, et il est facile de laisser des erreurs se glisser et d’anéantir des heures de dur labeur.
C’est là que les modèles entrent en jeu. En créant une bibliothèque de modèles d’e-mails pour les scénarios les plus fréquents, tels que la prise de contact initiale, les messages de suivi et les remerciements, les chargés d’affaires peuvent personnaliser rapidement leurs e-mails et les envoyer sans avoir à repartir de zéro à chaque fois.
Pour gagner un maximum de temps avec les modèles d’e-mails, il faut s’assurer qu’ils sont suffisamment personnalisables pour être adaptés à chaque prospect, sans pour autant perdre le ton professionnel cohérent qui distingue votre entreprise de ses concurrents.
2. Rappels automatiques
L’utilisation de rappels automatiques est de loin l’un des moyens les plus efficaces de gagner du temps. Le rythme et l’hyperconnexion de la réalité commerciale d’aujourd’hui n’ont jamais été aussi rapides, et les commerciaux sur le terrain sont confrontés à un nombre impressionnant de tâches qu’ils doivent mener à bien.
Qu’il s’agisse de suivis, de rendez-vous, d’échéances de propositions ou de démonstrations de produits, il est facile d’oublier une tâche et de compromettre, sans le savoir, l’ensemble de l’affaire sur laquelle vous travaillez. C’est là que les rappels automatisés entrent en jeu. En les paramétrant directement à partir de votre système CRM, vous pouvez vous assurer que vos représentants n’oublient rien d’important.Fort heureusement, noCRM vous permet de définir des rappels pour pratiquement toutes les tâches auxquelles vous pouvez penser. Grâce au degré élevé de personnalisation de la plateforme, vos représentants peuvent configurer leurs rappels pour leur selon les modalités les plus pertinentes pour leurs affaires. Dès lors que les commerciaux sont assurés de ne plus jamais manquer un suivi, ils peuvent consacrer le temps gagné à des tâches plus stratégiques, sachant que noCRM sera là pour eux avec des alertes instantanées lorsqu’il sera temps de passer à l’action.
3. Outils d’automatisation des ventes
Nous sommes vraiment à l’ère de l’automatisation, l’IA et les technologies d’apprentissage automatisé faisant les gros titres de tous les médias tournés vers l’avenir. Bien que ces logiciels de l’ère spatiale soient capables de produire un travail décent, leur véritable valeur réside dans leur capacité à automatiser les tâches répétitives et à faire gagner du temps aux employés, qui peuvent alors se consacrer à des activités plus stimulantes et plus gratifiantes.
Le nombre de tâches manuelles dans un processus de vente standard est si élevé que le secteur de la vente est l’occasion rêvée pour l’automatisation. Qu’il s’agisse de tâches manuelles ennuyeuses comme la saisie de données et l’évaluation des prospects ou de campagnes de marketing par e-mail plus sophistiquées, les outils d’automatisation des ventes offrent un nombre considérable de possibilités de rationalisation de votre flux de travail.
En automatisant autant de processus que possible, les commerciaux peuvent se concentrer sur des activités à plus forte valeur ajoutée, notamment le développement de relations et la conclusion d’affaires.
4. Logiciel VoIP
L’entrée dans cette liste peut paraître surprenante, mais les logiciels de voix sur IP (VoIP) changent radicalement la donne pour les commerciaux qui passent beaucoup d’appels et qui souhaitent gagner le plus de temps possible. Vous vous demandez sans doute comment cela est possible. Après tout, vous devez toujours passer des appels, n’est-ce pas ? Combien de temps la VoIP peut-elle réellement faire gagner ?
Contrairement aux systèmes téléphoniques traditionnels, la capacité de la VoIP à passer et à recevoir des appels via l’internet se traduit par une meilleure qualité d’appel. Cela permet de réduire les erreurs imprévues dues à des appels peu fiables ou à des câbles emmêlés, ce qui contribue dans une certaine mesure à faire gagner du temps. Mais le véritable potentiel de la VoIP en matière de rationalisation des flux de travail ne réside pas dans les appels eux-mêmes, mais dans l’administration qui les sous-tend.
Grâce aux fonctions avancées offertes par ce type de logiciel, comme l’enregistrement des appels et l’envoi de messages vocaux par courriel, la VoIP facilite l’enregistrement des résultats de vos appels et la prise de notes en vue d’un suivi ultérieur.
Et si vous pouvez l’intégrer à votre système CRM, il devient encore plus facile de suivre et d’enregistrer vos communications, de gérer les interactions, d’entretenir les prospects et, au final, de conclure davantage d’affaires. noCRM propose une intégration transparente avec un certain nombre de logiciels de VoIP, ce qui permet aux commerciaux de votre équipe de s’affranchir des tâches inutiles et de consacrer plus de temps à la vente. Pour en savoir plus sur les intégrations VoIP de noCRM, cliquez ici.
5. Logiciel de gestion de calendrier
Tout commercial expérimenté est confronté à l’horreur d’un agenda désordonné. Il n’y a pas de meilleur moyen de s’assurer que vos performances ne seront pas optimales que d’être désorienté par les rendez-vous, les affaires et les réunions qui vous attendent.
Et si les choses se passent vraiment mal, vous risquez de perdre un temps précieux à essayer de résoudre le problème – ce qui signifie que vous ne consacrerez pas ces minutes et ces heures au développement commercial proprement dit.
Heureusement, les logiciels de gestion de calendrier sont là pour vous aider. Des outils tels que Calendly, Google Calendar et Outlook vous permettent de planifier et de gérer vos rendez-vous plus efficacement.
En fixant des réunions en quelques clics, en envoyant des rappels automatiques aux participants et en évitant les conflits ou les doubles réservations, les commerciaux débordés peuvent en quelque sorte pirater leur propre emploi du temps, en éliminant les tracas et le stress inutiles et en s’assurant de ne plus jamais manquer une réunion cruciale.
Et comme la plupart des logiciels d’agenda proposent des intégrations CRM, vous pouvez tout organiser dans un seul espace numérique pratique.
6. Outils de veille commerciale
La veille commerciale est l’une des pierres angulaires d’un pipeline performant et générateur de chiffre d’affaires. Après tout, il est impossible de cibler les bons prospects et de prendre des décisions éclairées et fondées sur des données si vous ne disposez pas d’une connaissance précise de votre clientèle.
Cependant, le travail nécessaire pour répondre efficacement à vos besoins en matière de veille commerciale est considérable et nécessite souvent de nombreuses étapes avant d’atteindre un niveau de connaissance exploitable.
Mais en tirant parti d’outils de veille commerciale comme LinkedIn Sales Navigator et InsideView, les représentants très occupés peuvent diminuer sensiblement le temps qu’il leur faut pour obtenir les informations dont ils ont besoin. Grâce à des informations très détaillées sur les comportements d’achat des prospects, les technologies utilisées et les activités commerciales récentes, les représentants peuvent identifier des opportunités potentielles et adapter leurs efforts de sensibilisation en conséquence, plus rapidement que jamais.
Ces outils peuvent également contribuer à automatiser le processus de collecte de données, permettant ainsi aux professionnels de la vente qui manquent de temps de se concentrer encore davantage sur d’autres tâches.
7. Applications de gestion des tâches
Le suivi des tâches quotidiennes n’est pas évident pour tous, surtout lorsqu’il s’agit de jongler avec plusieurs contrats et interactions avec les clients au sein d’un même pipeline. L’incapacité à faire face à toutes les tâches nécessaires est un moyen infaillible de ne pas être performant. Quelle est donc la solution ?
L’une des réponses possibles est l’utilisation d’applications de gestion des tâches. Trello, Asana, Todoist, sont autant de programmes qui aident les commerciaux à organiser leurs tâches, à définir et moduler leurs priorités tout en gardant le contrôle sur leurs tâches, et sans perdre de temps à suivre des listes manuelles. Et pour ceux qui souhaitent suivre les tâches directement dans leur CRM, sans avoir à jongler avec d’innombrables programmes, noCRM rend la chose possible, grâce à la possibilité de créer des objectifs de vente basés sur l’activité et le chiffre d’affaires. Vous pouvez facilement suivre les performances de tous vos représentants et filtrer les objectifs en fonction de critères temporels afin d’obtenir des informations plus approfondies. Pour en savoir plus sur la façon dont les objectifs de vente de noCRM vous aident à stimuler la productivité et la croissance, cliquez ici.
8. Blocage du temps
Le blocage du temps est une technique de productivité qui consiste à programmer des plages de temps spécifiques pour différentes tâches tout au long de la journée. Au lieu d’être multitâches ou de traiter des tâches de manière sporadique, les représentants peuvent créer des plages horaires dédiées à des activités telles que la prospection, les appels de suivi, les réunions et le travail administratif.
Regrouper les tâches similaires, et se concentrer sur une seule et même activité, permet de gagner du temps, et de réduire considérablement la fatigue mentale associée au changement de tâche.
Cette technique est d’autant plus efficace qu’elle s’accompagne d’une hiérarchisation des priorités. Les représentants doivent donc commencer par identifier leurs tâches les plus prioritaires, estimer le temps qu’elles prendront, puis établir un programme quotidien ou hebdomadaire à partir de là. Le respect de ce calendrier réduira les distractions, améliorera l’efficacité et, peut-être plus important encore, permettra de gagner beaucoup de temps inutilement.
9. Traitement des tâches par lots
Le traitement par lots est une technique psychologique avancée très prisée par les PDG et autres cadres de haut niveau, mais cela ne veut pas dire que les commerciaux ne peuvent pas en profiter eux aussi.
Dans sa forme la plus élémentaire, elle consiste à regrouper des tâches similaires et à les réaliser en une seule session, plutôt que de les répartir tout au long de la journée. En éliminant une grande partie du temps passé à changer de contexte, cette technique peut accroître l’efficacité globale.
Un exemple de traitement par lots pourrait consister à réserver des moments spécifiques dans la journée pour traiter toutes les communications par courrier électronique, plutôt que de répondre à chacune d’entre elles au fur et à mesure qu’elle arrive. Il sera plus facile de se mettre dans l’état de flux spécifique associé à cette tâche et, par conséquent, les résultats globaux s’amélioreront de manière significative.
Cette approche peut être appliquée aux appels téléphoniques, à la mise à jour des dossiers, à la préparation des propositions et à pratiquement toutes les autres tâches commerciales quotidiennes qui prennent du temps à tout le monde.
10. Pratiques efficaces en matière de réunions
Les réunions, si elles ne sont pas gérées efficacement, sont souvent synonymes de perte de temps. Bien qu’il s’agisse d’un volet essentiel du processus de vente, vous seriez étonné de voir le nombre d’équipes commerciales qui ne consacrent pas suffisamment de temps à l’examen de leurs pratiques en matière de réunions et à la recherche de domaines susceptibles d’être améliorés.
Pour optimiser le temps consacré aux réunions, il convient d’adopter des pratiques qui favorisent l’efficacité et la productivité de tous les participants. Cela commence avant même que la réunion n’ait lieu, avec des ordres du jour clairs établis et distribués à l’avance pour guider la discussion. Idéalement, ces ordres du jour devraient inclure les sujets à discuter et les objectifs à atteindre, clairement décrits dans des termes exploitables.
Un autre bon conseil pour améliorer la productivité des réunions est de fixer une limite de temps. Si vous ne disposez que de quinze minutes pour aborder un sujet, vous serez beaucoup plus efficace dans votre communication que si vous disposiez d’une heure et demie. Et tant que vous ne négligez aucun détail important, il n’y a pas d’inconvénient à aller à l’essentiel plus rapidement.
Nous avons tous participé à des réunions inutiles qui se sont prolongées. Dans une certaine mesure, elles sont probablement inévitables – après tout, les choses ne se déroulent pas toujours comme prévu. Mais si votre équipe commerciale peut réduire la fréquence de ces réunions, vous aurez de grandes chances de gagner du temps et de remonter le moral de tous vos représentants.
Dans le monde des ventes, le temps est une ressource précieuse, surtout dans le contexte commercial actuel. Les équipes de vente, en concurrence constante, ne peuvent se permettre de perdre du temps. En appliquant les dix astuces de gain de temps présentées ici, les représentants peuvent optimiser leur flux de travail, augmenter leur efficacité et se concentrer sur l’essentiel : établir des relations et conclure des ventes.noCRM est un CRM léger et optimisé, idéal pour les SDR et BDR qui ne peuvent pas se permettre de perdre du temps. C’est pourquoi nous proposons des rappels automatiques, des intégrations VoIP et une multitude d’autres fonctionnalités, le tout dans une application unique et intuitive. Pour gagner du temps et maximiser la productivité de votre équipe commerciale, essayez noCRM dès aujourd’hui — cela pourrait bien être le changement décisif que vous attendiez.
