Elaborar uma estratégia de prospecção é fundamental para definir ações comerciais concretas, permitindo que sua empresa atinja seus objetivos de venda. Essas ações exigem um acompanhamento constante para alcançar a máxima eficácia possível. E é aí que entra a elaboração de uma planilha de prospecção de clientes, que seja simples e intuitiva de se usar. Neste artigo, explicamos por que e como preparar a planilha certa para ajudar você a alcançar e acompanhar seus prospects.
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O que é uma planilha de prospecção de clientes?
A planilha para acompanhar da prospecção de clientes é o centro das informações necessárias para coordenar suas estratégias comerciais. Após ter coletado e abastecido a planilha com leads, ela será o mapa que guia suas ações, mantendo suas metas e as dos seus vendedores sempre sob seu alcance.
Com esta planilha, você pode conferir rapidamente o andamento das suas ações e identificar os leads que realmente importam. E o melhor, ela permite que você ajuste sua estratégia com base nos resultados alcançados. Imagine poder priorizar seus leads, transformá-los em clientes fiéis e ainda aumentar seu ticket médio! Com essa ferramenta, você pode fazer tudo isso com confiança e facilidade.
Tudo isso é possível quando você coloca em prática as ações que você planejou e registrou na planilha, depois de alinhá-las com as metas estabelecidas em seu plano de prospecção de clientes.
Como preparar uma planilha de prospecção de clientes?
A planilha deve ser estruturada com base em suas metas e nos objetivos da sua empresa, mas também deve incluir informações essenciais básicas, pertinentes a qualquer tipo de negócio. Nas próximas seções, abordaremos detalhadamente quais dados incluir sobre cada prospect na planilha e quais indicadores são imprescindíveis para acompanhar o progresso e a eficácia de suas ações de prospecção, considerando cada cliente em potencial.
Informações essenciais
Confira abaixo uma lista abrangente, mas não definitiva, de dados que você deve considerar incluir em sua planilha de prospecção de clientes:
1. Dados de contato
- Nome da empresa
- Ramo de atuação
- Nome e sobrenome do contato dentro da empresa
- Cargo
- Endereço de e-mail
- Número de telefone
- Endereço físico
- Outras informações relevantes para que sua empresa possa identificar e qualificar um lead de maneira adequada. Exemplos de informações adicionais incluem faturamento declarado, número de funcionários, entre outras.
2. Avaliação do valor e do potencial
Nem todos os potenciais clientes possuem a mesma relevância para o seu negócio, dependendo das metas de vendas estabelecidas. Para personalizar suas estratégias e direcionar seus esforços de forma mais precisa e eficaz, adote um sistema de pontuação (scoring) para avaliá-los. Esse sistema funciona atribuindo pontos aos prospects com base em critérios relevantes para o seu negócio, e permite destacar a importância e a prioridade no tratamento de determinados leads.
Os critérios podem incluir o nível de interesse demonstrado a cada contato ou oferta, o alinhamento com o perfil ideal de cliente, o tamanho da empresa e outros fatores específicos. Quanto mais pontos um prospect acumular, maior será sua prioridade.
Em essência, esse indicador deve responder à pergunta: “Você vê uma oportunidade real de fechar negócio com esse lead? E qual é o valor potencial desse negócio?”. Incluir e considerar essa avaliação na planilha de prospecção de clientes ajuda a equipe de vendas a concentrar seus esforços nos leads mais promissores, aumentando a eficiência e as chances de conversão. É uma abordagem inteligente para direcionar recursos onde causam maiores impactos.
3. Origem
A obtenção de prospects pode acontecer por meio de diversos canais, como prospecção por telefone, e-mails, campanhas on-line, redes sociais, etc. Ao registrar informações na sua planilha de acompanhamento de prospecção de clientes, é fundamental incluir a origem do seu prospect.
Isso permitirá que você avalie a eficácia das estratégias implementadas em cada um dos canais e determine se elas estão gerando os resultados esperados. Com essa informação, você poderá avaliar de forma contínua se sua abordagem está funcionando conforme o planejado ou se é necessário fazer ajustes.
4. Situação atual
Podemos dividir o status de seus prospects em três categorias:
- Qualificados: apresentam necessidades bem definidas e demonstraram um interesse autêntico em seus produtos e/ou serviços;
- Mornos: mostraram interesse em sua empresa, mas não têm necessidades imediatas a serem atendidas no curto/médio prazo; ou
- Frios: identificados e coletados durante uma campanha de prospecção de clientes. Estão em uma fase de atenção, podendo eventualmente se transformar em uma intenção de compra.
Como o status de um prospect evolui ao longo da sua prospecção, faça a anotações na sua planilha de prospecção de clientes a fim de conhecer facilmente o interesse desse prospect pela sua oferta e conduzi-lo pelo funil de vendas.
5. Data planejada para a próxima ação
Saber exatamente quais serão as suas ações futuras e quando elas deverão ser conduzidas é um recurso inestimável para economizar tempo e manter a coordenação das atividades. Como representante de vendas, é muito importante antecipar e planejar sempre a próxima etapa em relação aos seus potenciais clientes, garantindo que você não se esqueça de nada que tenha combinado ou planejado com eles.
Após cada interação, é essencial definir e registrar a próxima ação a ser realizada: seja enviar um lembrete por e-mail, confirmar o agendamento de uma reunião, enviar algum material adicional, encaminhar algum contrato, entre outros. É importante também anotar a data e a hora para realizar cada tarefa. Dessa forma, você inicia seu dia de trabalho com uma visão clara das tarefas a serem cumpridas e pode acompanhar o progresso das suas ações. Essa organização garante que nenhum prospect seja esquecido e mantém suas planilhas de prospecção de clientes bem estruturadas e precisas.
6. Observações
A finalidade da sua planilha de acompanhamento é reunir todas as informações disponíveis sobre seus potenciais clientes, para que suas estratégias de vendas sejam mais eficazes e resultem em mais conversões.
Além das informações previamente mencionadas, é muito importante não deixar de incluir uma seção de “comentários” para registrar observações sobre seus potenciais clientes e sobre interações anteriores com eles. Para uma planilha de acompanhamento completa, essa seção não deve ser subestimada.
Indicadores de desempenho
Ao desenvolver seu plano de prospecção de clientes, é fundamental estabelecer metas mensuráveis e realistas que possam ser ajustadas à medida que sua estratégia de prospecção avança. Para avaliar o desempenho e o progresso do seu acompanhamento de prospecção, você pode contar com os seguintes indicadores:
1. Taxa de Conversão de Clientes (Customer Conversion Rate)
Esta é uma das métricas mais significativas de se avaliar depois de ações de vendas, pois permite uma avaliação direta da eficácia da estratégia e do desempenho da equipe de vendas. A taxa de conversão pode ser analisada em dois níveis:
- Taxa de conversão global, que destaca quantos clientes assinaram contratos em relação aos prospects iniciais;
- Taxa de conversão por etapa, que analisa a progressão dos prospects, desde o estágio de frio até se tornarem leads e, finalmente, clientes.
2. Custo por Lead (CPL, Cost per Lead)
O custo por lead é um indicador da eficiência das suas ações de prospecção de clientes e da sua gestão financeira. Um CPL baixo indica que sua estratégia está gerando leads de forma econômica. Para calcular essa métrica, some todos os gastos associados à prospecção e divida pelo número total de prospects adquiridos, independentemente do status em que se encontram.
3. Proporção de vendas por tipo de cliente
Conquistar um novo lead é geralmente mais desafiador do que manter clientes existentes. Avaliar a proporção de vendas por tipo de cliente oferece insights sobre o desempenho em cada canal de aquisição. Uma proporção baixa de vendas para novos clientes pode indicar a necessidade de revisar suas estratégias comerciais. Por outro lado, uma queda na proporção de vendas para clientes existentes pode sinalizar a necessidade de identificar causas e soluções.
Para complementar esse indicador, você pode calcular:
- Taxa de frequência: o número de vendas por unidade de tempo;
- Taxa de intensidade: o valor das vendas por unidade de tempo.
Esses indicadores adicionais permitem uma análise mais detalhada do comportamento de compra dos clientes, ao longo do tempo, possibilitando a identificação de momentos estratégicos e de setores de atividade mais promissores.
4. Taxa de recomendação (NPS, Net Promoter Score)
Para analisar a qualidade dos produtos vendidos, dos serviços prestados e a satisfação dos clientes, a taxa de recomendação desempenha um papel fundamental. Ela permite entender se seus clientes recomendariam seus produtos ou serviços a outras pessoas, contribuindo para a reputação da sua empresa no mercado.
Esses indicadores de desempenho oferecem uma visão abrangente e significativa para avaliar o acompanhamento do seu plano de prospecção de clientes, inclusive para estratégias de vendas B2B.
Exemplo de planilha de prospecção de clientes
Sua planilha de prospecção de clientes pode ser organizada de diferentes maneiras e deve corresponder às suas expectativas. Para lhe dar uma ideia, aqui está um exemplo de uma planilha que pode ser facilmente configurada na noCRM.io:
Software de prospecção de clientes
Hoje em dia, há uma enorme variedade de softwares disponíveis para auxiliar equipes de vendas no acompanhamento da prospecção de clientes. No entanto, muitos CRMs avançados costumam ser complexos e não atendem às necessidades dos vendedores, que acabam não aproveitando todas as funcionalidades devido à falta de familiaridade com recursos muito técnicos.
Imaginamos e criamos a noCRM.io especialmente para a prospecção de clientes, oferecendo uma facilidade de uso combinada com todas as funcionalidades essenciais para um acompanhamento eficaz das atividades de prospecção e vendas.
Disponibilizamos três planos distintos da noCRM.io com base em suas necessidades, além de uma demonstração gratuita para que você possa testar o software antes de decidir assiná-lo.
Vantagens de um software de prospecção para acompanhar estratégias de vendas
Acompanhar a prospecção de clientes é um elemento essencial para o sucesso, pois permite que você avalie a escolha da estratégia correta e a eficácia das ações implementadas.
Escolher utilizar um software de gestão de leads, que consolida todos os dados em um painel de controle simples e intuitivo, garante um acompanhamento que é ao mesmo tempo eficiente e personalizado à realidade de seu negócio.
Na noCRM.io, oferecemos inúmeras de funcionalidades pensadas especialmente para atender às necessidades das equipes de vendas. Desde a captura de leads até a análise de dados e o planejamento de próximas ações, a noCRM.io foi desenvolvida para ser um suporte a todas as fases da prospecção de clientes, até o fechamento. Saiba mais sobre todas as funcionalidades do software clicando aqui.
A planilha de acompanhamento de prospecção de clientes é uma extensão das suas ações estratégicas. Servindo como um indicador do progresso adequado da sua prospecção, ela deve ser atualizada conforme você vai avançando com cada lead, transformando-o em prospect e, por fim, em um cliente fidelizado. Além de permitir uma avaliação contínua de suas ações, ela auxiliará na adaptação de sua estratégia ou na validação das decisões tomadas. Com o uso de um software de gestão de leads e de prospecção de clientes, você economiza tempo valioso, automatizando tarefas essenciais.
Descubra como preparar a planilha de acompanhamento de prospecção de clientes certa utilizando o nosso software noCRM.io.
Perguntas Frequentes
Uma planilha de prospecção de clientes é uma ferramenta que centraliza informações essenciais para coordenar estratégias comerciais e acompanhar cada lead através do pipeline de vendas. Ela funciona como um mapa que orienta as ações de vendas, mantendo metas sob controle e ajudando a identificar leads relevantes.
A preparação da planilha envolve estruturá-la com base nas metas da empresa e incluir informações detalhadas sobre cada prospect. Isso garante que você possa direcionar esforços de forma precisa e eficaz ao longo do processo de prospecção.
Os indicadores mais importantes incluem a taxa de conversão de clientes, o custo por lead (CPL), a proporção de vendas por tipo de cliente e a taxa de recomendação (NPS). Esses indicadores ajudam a avaliar a eficácia da estratégia e o progresso das ações de prospecção.
A noCRM.io é um software de gestão de leads que ajuda as equipes de vendas a acompanhar e gerenciar seus leads de maneira eficiente. A ferramenta oferece um painel de controle simples e intuitivo, onde é possível consolidar todos os dados necessários para acompanhar a prospecção de clientes e avaliar a eficácia das estratégias implementadas. Além disso, a noCRM.io oferece inúmeras funcionalidades pensadas especialmente para atender às necessidades das equipes de vendas.
