El mundo empresarial actual está más interconectado que nunca. Tras la pandemia, los equipos de ventas coordinan tareas a través de múltiples zonas horarias y regiones, trabajando de forma remota y distribuida. Para esto, es fundamental contar con una forma confiable, eficiente y rentable de conectarse con clientes y colegas al instante.
Las herramientas tradicionales, como el correo y los calendarios, siguen desempeñando un papel importante. Sin embargo, en un día laboral, a menudo se requiere un toque más personal para facilitar una reunión o una recapitulación al final del día.
Ahí es donde entra en juego el software VoIP (Protocolo de voz sobre Internet). Continúa leyendo para conocer más sobre las ventajas y desventajas del VoIP en el mundo acelerado de las ventas.
¿Qué es un software VoIP?
En pocas palabras, un software VoIP es cualquier programa que permita hacer llamadas utilizando una conexión a internet. Los métodos tradicionales de llamadas telefónicas y conexiones a salas de juntas están quedando rápidamente en el pasado. Esto debido a que el VoIP permite a cualquier miembro de un equipo conectarse con sus colegas, jefes o clientes si hay una conexión a internet.
El VoIP no es un concepto nuevo. Skype fue una de las primeras herramientas del mercado en revolucionar la idea de las llamadas telefónicas y llevarlas a la era moderna. Pero a medida que ha avanzado el tiempo, también lo ha hecho la tecnología. Hoy en día, existen muchas herramientas de software VoIP en el mercado, cada una con sus propias ventajas y desventajas.
Sin embargo, el objetivo de este artículo no es compararlas, sino discutir las ventajas y desventajas del software VoIP. Sin más preámbulos, comencemos.
Ventajas del Software VoIP para equipos de ventas
Rentabilidad
Los márgenes lo son todo en los negocios. Y cuando se trata de gestionar equipos de ventas, el presupuesto es una preocupación importante para cualquier gerente. Después de todo, ya se está gastando dinero en capacitación, empleo y recursos para el equipo. Los costos pueden dispararse rápidamente si no controlas cada gasto individual.
En ese sentido, una de las ventajas más atractivas del VoIP es su rentabilidad. En comparación con los sistemas telefónicos tradicionales, que implican elevados costos de instalación y mantenimiento, los sistemas de software VoIP son más baratos. Como requieren una inversión inicial significativamente menor, es más fácil impulsar uno nuevo o mantener la flexibilidad de uno existente sin gastar una fortuna.
Pero la rentabilidad no se detiene ahí. A largo plazo, los cargos por llamadas internacionales serán menores en comparación con el sistema tradicional. Esto incluso con un plan corporativo favorable al volumen.
Flexibilidad y movilidad
Anteriormente, los comerciales necesitaban estar en un lugar específico para hacer su trabajo. Con la era del trabajo remoto consolidada, esa necesidad se ha convertido en un recuerdo lejano. Los equipos ya no están atados a un solo lugar, lo cual tiene sentido. Dada la naturaleza online y 24/7 de los negocios modernos, los comerciales deben ser tan flexibles como los clientes atienden.
Poder hacer y recibir llamadas desde cualquier lugar ofrece una ventaja competitiva que podría marcar la diferencia a la hora de cerrar un trato o conseguir una reunión. Una de las principales ventajas del software VoIP es que proporciona precisamente esta flexibilidad. Siempre que un vendedor tenga una conexión a internet estable, está listo para trabajar. Esto significa que no hay razón para perder la oportunidad.
Funciones avanzadas
Al igual que muchos otros programas de software modernos, los sistemas VoIP vienen repletos de funciones avanzadas hechas para mejorar la eficiencia. Desde desvío de llamadas y correo de voz hasta transcripción y funciones de conferencia. Los equipos de ventas que utilizan un software VoIP pueden contar con un flujo de trabajo más inteligente y completo, flexible para adaptarse a cualquier situación que se presente.
Con funciones como la grabación de llamadas que permite un control de calidad en tiempo real y capacitación continua con un clic, ya no se trata solo de marcar y hablar: cada paso es una oportunidad para mejorar la productividad. Y para equipos más grandes, las funciones de colaboración están diseñadas para agilizar la comunicación y trabajar en acuerdos.
Integración con sistemas CRM
Cualquier equipo de ventas moderno necesita un CRM. Los CRM están diseñados para facilitar todos los aspectos del proceso de ventas, desde la generación inicial de leads y su desarrollo hasta la conversión final. Ahí es donde entra en juego otra de las principales ventajas de los programas VoIP: la integración perfecta con los CRM.
Al permitir que los equipos de ventas gestionen las llamadas directamente desde la interfaz del CRM, es más fácil asegurarse de que no se pierda ninguna interacción. Por el contrario, se registran y analizan instantáneamente para futuras referencias. Esto hace que cada operación sea mucho más valiosa y ayuda a cada comercial a mantener su propio flujo de trabajo limpio y eficiente.
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Desventajas del software VoIP para equipos de ventas
Dependencia de la calidad del Internet
El problema potencial más obvio con los programas VoIP es su dependencia de una buena conexión a internet. Todos hemos estado en llamadas de Zoom donde la calidad deja un poco que desear. Si se aplica a las actividades de todo un equipo de ventas, es fácil ver cómo podría afectar su eficiencia.
Una conexión deficiente que provoque caídas de llamadas, retrasos y una baja calidad del sonido, es un problema real al usar un software VoIP para coordinar equipos de ventas. Y aunque a todos nos gustaría que las cosas fueran diferentes, no hay una solución fácil.
Los programas VoIP necesitan una buena conexión a internet para funcionar a su máximo potencial. Si tu equipo no la tiene, podrían presentarse problemas.
Preocupaciones de seguridad
Como cualquier tecnología basada en Internet, los sistemas VoIP son vulnerables a amenazas cibernéticas como piratería y hackers. Es cierto que esto no es una gran preocupación para la gran mayoría de los equipos de ventas. Los proveedores de estos programas de software han implementado medidas de seguridad robustas, lo que reduce los principales riesgos de ser hackeado. Entonces, para el trabajo que realizan la mayoría de equipos de ventas, no hay nada de qué preocuparse demasiado.
Dicho esto, los hackeos pueden ocurrir y, cuando suceden, sus consecuencias pueden ser desastrosas. En comparación con los sistemas telefónicos tradicionales, los sistemas VoIP, con su exposición total a Internet, son más vulnerables. Sin embargo, vale la pena tener en cuenta que no son más vulnerables que cualquier otro programa de software conectado.
Complejidad y entrenamiento
Implementar un sistema VoIP puede ser más complejo que un sistema tradicional, especialmente para organizaciones grandes con necesidades más complejas. Con el tiempo, por supuesto, el equipo se familiarizará con el software y no debería tener problemas para usarlo.
Sin embargo, el proceso de implementación puede requerir mucho tiempo y energía. Esto sucede especialmente si un equipo está cambiando de un programa a otro. Sin embargo, para la mayoría de los equipos, el dolor de cabeza inicial estará compensado por los beneficios potenciales.
Y ya sea una sesión única o una capacitación continua, el tiempo invertido en aprender a usar el software correctamente, dará sus frutos a largo plazo.
Conclusión
Independientemente de tu posición en el debate entre la vieja y la nueva escuela, está claro que las ventajas y desventajas del software VoIP se inclinan hacia lo positivo. Estos programas ofrecen una gama de beneficios para los equipos de ventas modernos, especialmente aquellos con comerciales y gerentes distribuidos por todo el mundo. Al proporcionar funciones avanzadas y niveles incomparables de flexibilidad y rentabilidad.
Es cierto que existen desventajas, como la dependencia de una buena conexión a internet. Sin embargo, en general, la balanza claramente se inclina hacia las ventajas. Después de todo, el mundo de las ventas en 2024 es más rápido y frenético que nunca, y es fundamental que tu empresa cuente con las herramientas de comunicación necesarias para mantenerse al ritmo.
