Der Vertriebsaußendienst – auch Außendienstteam genannt – spielt in vielen Unternehmen eine strategische Rolle. Im Gegensatz zum Innendienst (Inside Sales) punktet der Außendienst durch persönlichen Kontakt mit den Kunden, insbesondere wenn Produkte oder Dienstleistungen eine individuelle Beratung erfordern.
Was versteht man unter Vertriebsaußendienst ?
Der Vertriebsaußendienst umfasst sämtliche Vertriebstätigkeiten, die außerhalb des Büros stattfinden: persönliche Kundengespräche, Produktpräsentationen vor Ort und direkte Verhandlungen. Diese Arbeitsweise ermöglicht es, schneller Vertrauen aufzubauen, da der persönliche Kontakt oft überzeugender wirkt als Telefonate oder E-Mails.
Beispiele für Aufgaben im Außendienst:
- Vorführung von Produkten direkt beim Kunden
- Regelmäßige Kundenbesuche, um Zufriedenheit sicherzustellen
- Zielgerichtete Neukundenakquise auf Messen oder Events
Vorteile und Unterschiede zum Innendienst
Ein persönliches Treffen mit dem Kunden kann entscheidend sein, um komplexe Produkte zu erklären oder langfristige Partnerschaften aufzubauen. Während der Innendienst (Inside Sales) vor allem auf Telefon, E-Mail und Videokonferenzen setzt, basiert der Außendienst auf unmittelbaren, persönlichen Gesprächen.
Stärken des Außendienstes:
- Direkte, zwischenmenschliche Beziehungen
- Schnelles Erkennen von Kaufinteresse und Einwänden
- Präsentation im realen Umfeld des Kunden
Herausforderungen:
- Höhere Reisekosten und Zeitaufwand
- Komplexe Termin- und Routenplanung
- Notwendigkeit effizienter digitaler Hilfsmittel für unterwegs
Zentrale Aufgaben eines Außendienstmitarbeiters
Der Vertriebsaußendienst ist eine entscheidende Säule im Vertrieb, da er den direkten Kontakt zu Kunden pflegt und maßgeblich zum Unternehmenserfolg beiträgt. Außendienstmitarbeitende sind nicht nur für den Verkauf verantwortlich, sondern auch für den Aufbau langfristiger Kundenbeziehungen, die Marktbeobachtung und die Rückkopplung an das Unternehmen. Ihre Aufgaben sind vielfältig und erfordern neben verkäuferischem Talent auch strategisches Denken und ein Gespür für den Markt.
1. Gezielte Akquise vor Ort
Ein zentraler Bestandteil des Außendienstes ist die Gewinnung neuer Kunden. Dabei kann die Akquise sowohl geplant als auch spontan erfolgen:
- Durch geplante Kundenbesuche, die strategisch vorbereitet werden, um Unternehmen oder Entscheider gezielt anzusprechen.
- Durch spontane Kaltakquise vor Ort, z. B. in Industriegebieten, Messen oder bei Networking-Veranstaltungen.
Hierbei geht es darum, das Unternehmen und seine Produkte professionell zu präsentieren, Interesse zu wecken und potenzielle Kunden in den Verkaufsprozess einzuführen.
2. Verhandlungen und Verkaufsabschlüsse
Die Kernkompetenz eines erfolgreichen Außendienstmitarbeiters liegt in der Fähigkeit, effektive Verkaufsgespräche zu führen und Verhandlungen geschickt zu leiten. Dazu gehören:
- Die Präsentation von Produkten oder Dienstleistungen vor Ort, oft mit Mustern, Demos oder Live-Vorführungen.
- Die Preisverhandlung, um für beide Seiten attraktive Konditionen zu erzielen.
- Der Vertragsabschluss, bei dem der Außendienst die finale Kaufentscheidung sichert und die Formalitäten klärt.
Hier sind Verhandlungsgeschick, Produktwissen und die Fähigkeit, auf individuelle Kundenbedürfnisse einzugehen, essenziell.
3. Bestandskundenpflege und Kundenbindung
Neben der Neukundengewinnung spielt die Betreuung bestehender Kunden eine ebenso wichtige Rolle. Regelmäßige persönliche Besuche tragen dazu bei, Vertrauen aufzubauen und langfristige Geschäftsbeziehungen zu stärken. Dazu gehört:
- Die proaktive Beratung, um sicherzustellen, dass Kunden optimal betreut werden und ihre Bedürfnisse erfüllt sind.
- Die regelmäßige Information über neue Produkte, Updates oder Sonderaktionen.
- Die Lösung von Problemen und die Bearbeitung von Reklamationen, um die Kundenzufriedenheit zu gewährleisten.
Ein gut gepflegtes Netzwerk und ein enger Kontakt zu bestehenden Kunden führen nicht nur zu Wiederholungskäufen, sondern fördern auch Weiterempfehlungen.
4. Informationen sammeln und an das Unternehmen weitergeben
Außendienstmitarbeitende sind oft die ersten, die erfahren, welche Herausforderungen oder Wünsche Kunden haben. Dieses direkte Feedback ist für Unternehmen äußerst wertvoll, um Produkte und Strategien zu optimieren. Wichtige Informationen sind:
- Welche Funktionen oder Eigenschaften wünschen sich Kunden?
- Gibt es Beschwerden oder Verbesserungsvorschläge?
- Wie reagieren Kunden auf Preisänderungen oder neue Angebote?
Diese Erkenntnisse werden an das Marketing, Produktmanagement und die Geschäftsleitung weitergeleitet, um Marktstrategien anzupassen und Produkte weiterzuentwickeln.
5. Wettbewerbsbeobachtung und Marktanalyse
Der Außendienst ist oft direkt im Marktgeschehen involviert und kann wertvolle Einblicke in die Positionierung der Konkurrenz gewinnen. Dazu gehört:
- Die Beobachtung von Preisstrategien, Werbemaßnahmen oder neuen Produkten der Mitbewerber.
- Das Erkennen von Markttrends und neuen Kundenbedürfnissen.
- Das Vergleichen der eigenen Produkte mit denen der Konkurrenz, um Schwächen und Stärken besser zu verstehen.
Diese Informationen helfen dem Unternehmen, sich strategisch besser zu positionieren und gezielt auf Marktveränderungen zu reagieren.
Typische Herausforderungen im Außendienst
Der Vertriebsaußendienst bietet viele Chancen, bringt jedoch auch spezifische Herausforderungen mit sich. Neben dem direkten Kundenkontakt müssen Außendienstmitarbeitende eine Vielzahl von Aufgaben bewältigen – von der optimalen Planung von Terminen über die Zusammenarbeit mit dem Innendienst bis hin zur Erfüllung ambitionierter Umsatzziele.
1. Organisation und Zeitmanagement
Effiziente Routenplanung und Terminorganisation sind essenziell, um Reisezeiten zu minimieren und die maximale Anzahl an Kundenbesuchen durchzuführen. Doch in der Praxis gestaltet sich das oft schwieriger als gedacht:
🔹 Ungeplante Absagen oder Terminverschiebungen führen zu Leerlauf und unproduktiven Zeiten.
🔹 Große Vertriebsgebiete erfordern eine strategische Planung, um unnötige Fahrtwege zu vermeiden.
🔹 Reisezeiten vs. produktive Zeit beim Kunden – Wie kann die Balance gehalten werden?
💡 Lösung:
- Nutzung von Routenplanungs- und Terminmanagement-Tools, um Fahrzeiten zu optimieren.
- Pufferzeiten zwischen Terminen einplanen, um spontane Änderungen flexibel handhaben zu können.
- Digitalisierung der Terminbuchung, sodass Kunden direkt Zeitfenster reservieren können.
2. Geringe Abstimmung mit dem Innendienst
Ein häufiges Problem im Außendienst ist die fehlende oder verspätete Kommunikation mit dem Vertriebsinnendienst. Dies kann zu Datenverlust, Doppelarbeit oder ineffizienten Abläufen führen:
🔹 Unvollständige Kundendaten erschweren den Außendienstbesuch.
🔹 Fehlende Abstimmung bei Angeboten kann dazu führen, dass Kunden falsche oder widersprüchliche Informationen erhalten.
🔹 Verzögerungen in der Angebots- und Auftragsabwicklung beeinträchtigen den Verkaufsprozess.
💡 Lösung:
- Einführung eines zentralen CRM-Systems, in dem alle Kundeninteraktionen dokumentiert werden.
- Regelmäßige Abstimmungsmeetings zwischen Innen- und Außendienst zur Synchronisation.
- Klare Verantwortlichkeiten und Prozesse für die Übergabe von Kundeninformationen definieren.
3. Hoher administrativer Aufwand
Neben dem eigentlichen Verkaufsgespräch fällt im Außendienst eine Menge administrativer Arbeit an:
🔹 Besuchsberichte schreiben und wichtige Details dokumentieren.
🔹 Angebotsnachverfolgung, um sicherzustellen, dass kein Deal verloren geht.
🔹 Regelmäßige CRM-Updates, um den aktuellen Status aller Kundenkontakte festzuhalten.
Viele Außendienstmitarbeiter empfinden diese Aufgaben als zeitraubend und ineffizient, da sie von der eigentlichen Verkaufstätigkeit ablenken.
💡 Lösung:
- Mobile CRM-Lösungen nutzen, um Besuchsberichte direkt nach dem Meeting per App zu erfassen.
- Automatisierte Follow-ups einrichten, um Angebotsnachverfolgung zu erleichtern.
- Sprach-zu-Text-Funktionen verwenden, um Notizen schnell zu hinterlegen.
4. Druck durch Umsatzziele
Der Außendienst ist stark an Verkaufszahlen und Performance-KPIs gebunden. Hohe Zielvorgaben können zu Stress führen und sich negativ auf die Kundenbeziehungen auswirken:
🔹 Kurzfristige Zielvorgaben können den Fokus von langfristiger Kundenbindung auf schnellen Abschluss verschieben.
🔹 Hoher Konkurrenzdruck im Vertriebsteam kann zusätzlich belasten.
🔹 Kunden spüren den Verkaufsdruck, was sich negativ auf Verhandlungen auswirken kann.
💡 Lösung:
- Realistische Ziele und flexible Anreizsysteme, die nicht nur auf kurzfristige Umsätze setzen, sondern auch langfristige Kundenbindung belohnen.
- Coaching und Unterstützung durch das Management, um den Vertriebsdruck besser zu managen.
- Strategische Kundenentwicklung statt reiner Verkaufsfokussierung, um nachhaltige Geschäftsbeziehungen aufzubauen.
Erfolgreiche Strategien für den Außendienst
Ein gut geplanter Kundenbesuch ist der Schlüssel zu erfolgreichen Verkaufsabschlüssen. Im Außendienst zählt nicht nur das Produkt oder die Dienstleistung, sondern vor allem die individuelle Ansprache und die richtige Strategie. Erfolgreiche Außendienstmitarbeitende bereiten sich gezielt vor, hören aktiv zu und planen ihre Zeit effizient.
1. Vorbereitung jedes Termins: Strategisch und datenbasiert arbeiten
Ein professioneller Kundenbesuch beginnt lange vor dem eigentlichen Meeting. Eine unzureichende Vorbereitung kann dazu führen, dass wertvolle Verkaufschancen ungenutzt bleiben.
🔹 Kundenhistorie prüfen: Vor dem Termin sollten alle relevanten Kundendaten, vergangene Bestellungen, offene Angebote oder bisherige Interaktionen im CRM-System überprüft werden.
🔹 Ziele definieren: Welches konkrete Ergebnis soll der Termin bringen? (z. B. Abschluss eines Deals, Angebot präsentieren, langfristige Zusammenarbeit stärken).
🔹 Unterlagen bereithalten: Produktbroschüren, Preislisten, Verträge und eventuell personalisierte Präsentationen sollten griffbereit sein, um den Termin effizient zu gestalten.
💡 Tipp: Außendienstmitarbeitende sollten vor jedem Gespräch eine Checkliste nutzen, um sicherzustellen, dass alle relevanten Informationen parat sind.
2. Individuelle Argumentation: Präsentation auf den Kunden zuschneiden
Jeder Kunde hat andere Bedürfnisse, Herausforderungen und Erwartungen. Ein Standard-Pitch führt selten zum Erfolg – eine individuell angepasste Präsentation dagegen schon.
🔹 Bedarfsgerechte Argumentation: Warum genau dieses Produkt/Dienstleistung für den Kunden passt.
🔹 Branchenbezogene Beispiele: Erfolgreiche Anwendungsfälle aus der Branche des Kunden machen das Angebot greifbarer.
🔹 Personalisierung: Bezug auf vorherige Gespräche oder spezifische Problemstellungen des Kunden zeigt, dass das Unternehmen die individuellen Anforderungen versteht.
💡 Tipp: Statt das gesamte Produktportfolio zu präsentieren, sollte sich das Gespräch auf die für den Kunden relevanten Aspekte konzentrieren.
3. Aktives Zuhören: Erfolgreiche Verkaufspsychologie anwenden
Ein häufiger Fehler im Vertrieb: Zu viel reden, zu wenig zuhören.
🔹 Fragen stellen: Welche Herausforderungen hat der Kunde aktuell? Was ist ihm besonders wichtig?
🔹 Einwände klären: Bedenken ernst nehmen, gezielt darauf eingehen und Lösungen anbieten.
🔹 Kundenbedürfnisse herausarbeiten: Wer die Probleme des Kunden versteht, kann passende Lösungen präsentieren und Vertrauen aufbauen.
💡 Tipp: Außendienstmitarbeitende sollten die 80/20-Regel anwenden: 20 % sprechen, 80 % dem Kunden zuhören.
4. Effektive Zeitplanung: Besuchsrouten und Prioritäten optimieren
Zeit ist im Außendienst eine der wertvollsten Ressourcen. Wer Termine unkoordiniert plant, riskiert lange Fahrzeiten und verpasste Chancen.
🔹 Kunden nach Priorität einstufen: Wichtige Bestandskunden oder heißere Leads sollten Vorrang haben.
🔹 Routen optimieren: Meetings so planen, dass möglichst wenig Fahrzeit zwischen den Terminen verloren geht.
🔹 Pufferzeiten einplanen: Kurzfristige Änderungen oder spontane Kundengespräche können auftreten – Flexibilität bleibt entscheidend.
💡 Tipp: Moderne CRM-Systeme mit Routenplanungsfunktionen helfen, Termine effizient zu organisieren.
5. Stetiger Austausch mit dem Innendienst: Zusammenarbeit optimieren
Die besten Verkaufschancen entstehen, wenn Innen- und Außendienst reibungslos zusammenarbeiten. Fehlende Kommunikation kann dazu führen, dass wichtige Informationen verloren gehen oder doppelte Arbeit entsteht.
🔹 Zentrale Datenbasis nutzen: Alle relevanten Kundendaten sollten im CRM-System hinterlegt und für alle Beteiligten abrufbar sein.
🔹 Ergebnisse dokumentieren: Außendienstmitarbeitende sollten nach jedem Termin kurze Notizen über das Gespräch und die nächsten Schritte hinterlegen.
🔹 Abstimmung mit dem Innendienst: Gemeinsame Meetings oder regelmäßige Updates stellen sicher, dass keine Verkaufschance übersehen wird.
💡 Tipp: Eine klare Aufgabenverteilung zwischen Innen- und Außendienst sorgt für effiziente Prozesse und eine bessere Customer Experience.
Wie noCRM den Außendienstalltag vereinfacht
Der Außendienst lebt vom direkten Kundenkontakt – doch viele Vertriebsteams kämpfen mit einem hohen Verwaltungsaufwand, der wertvolle Zeit frisst. Zu viele manuelle Aufgaben, unübersichtliche CRM-Systeme und fehlende Synchronisation mit dem Innendienst können den Verkaufsprozess erheblich verlangsamen.
Hier setzt noCRM an: Ein speziell für den Vertrieb entwickeltes Tool, das sich nicht auf komplizierte Datenbanken konzentriert, sondern auf das, was wirklich zählt – den Verkaufsabschluss.
1. Einfaches Lead-Management statt komplexer CRM-Systeme
Viele klassische CRM-Systeme sind für den Außendienst zu kompliziert und zeitaufwendig. Vertriebsteams müssen oft zahlreiche Felder ausfüllen, bevor sie überhaupt mit dem eigentlichen Verkaufsprozess starten können.
Mit noCRM steht der Lead selbst im Mittelpunkt:
✅ Einfache Erfassung neuer Kundenkontakte direkt nach einem Meeting oder per Smartphone.
✅ Visuelle Sales-Pipeline, um Leads effizient zu verwalten und den nächsten Schritt klar zu sehen.
✅ Sofortige Priorisierung, damit kein potenzieller Kunde in Vergessenheit gerät.
💡 Ergebnis: Weniger Zeit für Dateneingabe – mehr Zeit für den eigentlichen Verkauf.
2. Automatische Erinnerungen für Follow-ups
Ein häufiger Stolperstein im Außendienst: Leads gehen verloren, weil Follow-ups nicht rechtzeitig erfolgen.
Mit noCRM gehört das der Vergangenheit an:
🔹 Automatische Benachrichtigungen sorgen dafür, dass wichtige Anrufe, Mails oder Meetings nicht vergessen werden.
🔹 Erinnerungen direkt im Kalender integriert, sodass Außendienstmitarbeiter ihre nächsten Aktionen immer im Blick haben.
🔹 Lead-Status jederzeit aktualisierbar, um nachzuverfolgen, welche Kunden noch überzeugt werden müssen.
💡 Ergebnis: Keine verlorenen Verkaufschancen mehr – jeder Lead bleibt aktiv im Vertriebsprozess.
3. Mobiler Zugriff: Sofortige Aktualisierung von Kundendaten
Viele Außendienstmitarbeiter müssen nach jedem Termin erst ins Büro zurückkehren, um Kundendaten im System zu aktualisieren. Das kostet Zeit und kann dazu führen, dass wichtige Informationen vergessen werden.
Mit noCRM geht das mobil – direkt vom Smartphone oder Tablet:
📲 Kundendetails lassen sich sofort nach dem Gespräch aktualisieren.
📲 Neue Leads können direkt angelegt und klassifiziert werden.
📲 Wichtige Notizen sind sofort für das gesamte Team sichtbar.
💡 Ergebnis: Sofortige Datenerfassung statt nachträglicher Dokumentation – mehr Effizienz im Tagesgeschäft.
4. Nahtlose Zusammenarbeit zwischen Außendienst und Innendienst
Einer der größten Herausforderungen im Außendienst ist der mangelnde Informationsfluss mit dem Innendienst.
Mit noCRM funktioniert der Datenaustausch reibungslos:
✅ Alle Informationen sind zentral gespeichert und für das gesamte Team einsehbar.
✅ Der Innendienst kann qualifizierte Leads an den Außendienst weitergeben – mit vollständigem Kontext.
✅ Jeder sieht in Echtzeit, welche Aktionen bereits durchgeführt wurden, um doppelte Arbeit zu vermeiden.
💡 Ergebnis: Perfekte Abstimmung zwischen Innen- und Außendienst für einen flüssigen Verkaufsprozess.
Praktische Tipps für bessere Verkaufserfolge im Außendienst
Erfolgreicher Vertrieb im Außendienst erfordert weit mehr als nur Überzeugungskraft – es geht um effiziente Planung, den gezielten Einsatz von Technologie und kontinuierliche Verbesserung. Unternehmen, die diese Aspekte optimieren, steigern ihre Abschlussquote und maximieren ihre Vertriebseffizienz.
Hier sind vier bewährte Strategien, um die Leistung im Außendienst nachhaltig zu verbessern:
1. Technik gezielt einsetzen
Moderne Technologien sind im Außendienst unverzichtbar, um Zeit zu sparen, Daten effizient zu verwalten und den Kundenkontakt zu optimieren.
✅ Smartphone & Tablet: Mobile Geräte ermöglichen einen schnellen Zugriff auf CRM-Daten, Präsentationen und Vertragsdokumente.
✅ GPS & intelligente Routenplanung: Effiziente Touren minimieren Reisezeiten und ermöglichen mehr Kundenbesuche pro Tag.
✅ Lead-Management-Apps: Ein strukturiertes System zur Erfassung und Nachverfolgung von Leads stellt sicher, dass keine Verkaufschance verloren geht.
💡 Tipp: Mit einer mobilen Lösung wie noCRM lassen sich Kundeninformationen direkt nach einem Termin erfassen, ohne den Umweg über das Büro.
2. Wöchentliche Auswertung: Lernen aus Erfolgen und Misserfolgen
Regelmäßige Reflexion und Anpassung der Vertriebsstrategie sind essenziell für eine stetige Optimierung.
🔹 Erfolgreiche Gespräche analysieren: Was hat gut funktioniert? Welche Argumente kamen beim Kunden besonders gut an?
🔹 Herausforderungen erkennen: Welche Einwände oder Hindernisse sind häufig aufgetreten? Wie können sie in Zukunft besser behandelt werden?
🔹 Neue Ziele setzen: Basierend auf den Erkenntnissen der vergangenen Woche können gezielt Verbesserungen vorgenommen und neue Strategien entwickelt werden.
💡 Tipp: Eine strukturierte Wochenanalyse hilft, den Fokus zu behalten und gezielt an der eigenen Vertriebseffizienz zu arbeiten.
3. Kontinuierliche Weiterbildung und Austausch im Team
Auch erfahrene Außendienstmitarbeiter profitieren von regelmäßigen Schulungen und dem Austausch innerhalb des Teams.
✅ Branchen- und Produkttrainings: Ein tiefgehendes Verständnis des eigenen Portfolios ist essenziell, um Kunden optimal zu beraten.
✅ Verkaufstechniken verbessern: Schulungen zu Einwandbehandlung, Verhandlungstaktiken und aktiver Gesprächsführung steigern die Abschlussquote.
✅ Austausch im Vertriebsteam: Erfahrungswerte aus der Praxis helfen, neue Ansätze zu entdecken und voneinander zu lernen.
💡 Tipp: Erfolgreiche Außendienstteams setzen auf regelmäßige Feedback-Runden und Best Practices, um den gemeinsamen Erfolg zu maximieren.
4. Gleichgewicht zwischen Planung und Flexibilität
Eine durchdachte Terminplanung ist essenziell, doch im Außendienst ergeben sich oft spontane Verkaufschancen, die genutzt werden sollten.
📌 Strukturierte Planung:
✔ Effiziente Terminlegung, um Fahrzeiten zu minimieren.
✔ Priorisierung der wichtigsten Kundenbesuche.
✔ Vorbereitung auf jedes Meeting mit relevanten Kundendaten.
📌 Flexibilität bewahren:
✔ Möglichkeit für spontane Besuche oder Networking-Gelegenheiten einplanen.
✔ Auf kurzfristige Terminänderungen professionell reagieren.
✔ Potenzielle Neukunden aktiv ansprechen, wenn sich die Gelegenheit bietet.
💡 Tipp: Außendienstmitarbeiter, die strukturierte Planung mit der Fähigkeit zur spontanen Anpassung kombinieren, erzielen die besten Ergebnisse.
Fazit
Der Außendienst bleibt für viele Unternehmen ein entscheidender Wettbewerbsvorteil, insbesondere wenn Produkte und Dienstleistungen anspruchsvoll sind. Wer die logistischen Hürden im Griff behält und dabei auf eine intelligente Lösung wie noCRM setzt, kann seine Vertriebsziele deutlich leichter erreichen.
Mit einer klaren Vorgehensweise, guter Organisation und enger Vernetzung zum Innendienst wird Ihr Außendienst einen nachhaltigen Beitrag zum Unternehmenserfolg leisten. Profitieren Sie von persönlichem Kundenkontakt und optimierten Prozessen – so heben Sie sich in einem anspruchsvollen Marktumfeld deutlich hervor.
