Eines sollten wir uns klar machen: Effizienz ist der Schlüssel zum Erfolg im Verkauf. In einem Arbeitsumfeld, in dem als Vertriebsmitarbeiter täglich mehrere Aufgaben gleichzeitig erledigt werden müssen, ist die Fähigkeit, aus jeder einzelnen Handlung den größtmöglichen Nutzen zu ziehen, oft der entscheidende Faktor, der den Unterschied zwischen einem guten und einem hervorragenden Verkaufsteam ausmacht.
Aber von der Akquise bis zum Abschluss von Geschäften, von der Pflege von Kundenbeziehungen bis zur Einhaltung von Zielen gibt es so viel zu tun, dass die Zeit verfliegt, ohne dass es jemandem auffällt.
Und wenn Sie nicht aktiv versuchen, so viel Zeit wie möglich zu sparen, werden Sie möglicherweise feststellen, dass Ihre Vertriebsmitarbeiter durchweg unterdurchschnittliche Leistungen erbringen. Schließlich ist jede Minute oder Stunde, die eingespart werden kann, eine Minute oder Stunde, die einer höherwertigen Tätigkeit gewidmet werden kann.
Deshalb haben wir uns entschlossen, zehn zeitsparende Tipps zusammenzustellen, die vielbeschäftigte Vertriebsmitarbeiter nutzen können, um im Laufe ihrer täglichen beruflichen Aktivitäten Zeit zu sparen. Von technologischen Tools bis hin zu psychologischen Tricks – diese Liste hilft Vertriebsmitarbeitern in jeder Branche, ihre Produktivität zu maximieren und ihre Teams zu nachhaltigem, langfristigem Verkaufserfolg zu führen.
Ohne weitere Umschweife, lassen Sie uns eintauchen!
1. Email Templates für Vertriebsmitarbeiter
Wir beginnen die Liste der zeitsparenden Verkaufstricks für vielbeschäftigte Vertreter und Vertriebsmitarbeiter mit einem echten Game-Changer – E-Mail-Vorlagen. Wie jeder Vertriebsleiter weiß, sind E-Mails ein grundlegendes Element jedes gut funktionierenden Verkaufsprozesses. Aber sie sind oft langweilig zu schreiben, sie müssen für jeden Interessenten personalisiert werden, und sie müssen je nach Stand des Geschäfts stark variieren.
Es ist eine große Zeitverschwendung für Mitarbeiter, die bereits eine Handvoll Aufgaben bewältigen müssen, und es ist leicht, dass manuelle Fehler auftreten, die möglicherweise Stunden harter Arbeit zunichte machen.
Hier kommen Vorlagen ins Spiel. Durch die Erstellung einer Bibliothek mit E-Mail-Vorlagen für gängige Szenarien, wie Erstansprache, Folgemitteilungen und Danksagungsschreiben, können Vertriebsmitarbeiter E-Mails schnell personalisieren und versenden, ohne jedes Mal von vorne anfangen zu müssen.
Hier kommen Vorlagen ins Spiel. Durch die Erstellung einer Bibliothek mit E-Mail-Vorlagen für gängige Szenarien, wie Erstansprache, Folgemitteilungen und Danksagungsschreiben, können Vertriebsmitarbeiter E-Mails schnell personalisieren und versenden, ohne jedes Mal von vorne anfangen zu müssen.
Automatische Erinnerungen als Vetriebsmitarbeiter
Eine der effektivsten Methoden, um als Vertriebsmitarbeiter Zeit zu sparen, sind automatisierte Erinnerungen. Die moderne Geschäftswelt ist heute schneller und stärker vernetzt als je zuvor, und Vertriebsmitarbeiter im Außendienst haben eine überwältigende Anzahl von Aufgaben, die sie bewältigen müssen.
Von Nachfassaktionen und Besprechungsterminen bis hin zu Angebotsfristen und Produktdemos – es war noch nie so einfach, eine Aufgabe zu vergessen und unwissentlich den gesamten Deal zu gefährden, an dem Sie gearbeitet haben. Hier kommen automatisierte Erinnerungen ins Spiel. Durch die Einrichtung direkt in Ihrem CRM-System können Sie sicherstellen, dass Ihren Mitarbeitern nichts Wichtiges entgeht.
Glücklicherweise ermöglicht noCRM das Einrichten von Erinnerungen für nahezu jede denkbare Aufgabe. Dank der hohen Anpassbarkeit der Plattform können Ihre Mitarbeiter ihre Erinnerungen so einrichten, wie es für ihre Geschäfte am sinnvollsten ist. Und sobald sie wissen, dass sie nie wieder eine Nachverfolgung verpassen werden, können sie die gesparte Zeit für strategischere Aufgaben nutzen, da sie wissen, dass noCRM sie mit sofortigen Warnmeldungen unterstützt, wenn es Zeit ist, Maßnahmen zu ergreifen.
3. Sales Automation Tools für Vertriebsmitarbeiter
Wir leben wirklich im Zeitalter der Automatisierung, in dem KI und maschinelles Lernen die Schlagzeilen aller zukunftsorientierten Nachrichtenmedien dominieren. Und während diese Softwarepakete aus dem Weltraumzeitalter in der Lage sind, selbstständig gute Arbeit zu leisten, liegt ihr wahrer Wert darin, dass sie sich wiederholende Aufgaben automatisieren und menschliche Arbeitskräfte Zeit sparen können, die sie für anspruchsvollere, lohnendere Tätigkeiten aufwenden können.
Da in einem Standard-Vertriebsablauf so viele manuelle Aufgaben anfallen, ist der Vertriebsbereich der perfekte Ort für die Automatisierung. Von langweiligen, manuellen Aufgaben wie der Dateneingabe und der Lead-Bewertung bis hin zu fortgeschrittenen E-Mail-Marketingkampagnen bieten Vertriebsautomatisierungstools eine Vielzahl von Möglichkeiten, Ihren Arbeitsablauf zu optimieren.
Durch die Automatisierung möglichst vieler Prozesse können sich Vertriebsmitarbeiter auf höherwertige Aktivitäten wie den Aufbau von Beziehungen und die Abwicklung ihrer Geschäfte konzentrieren.
4. VoIP Software
Es mag überraschend klingen, aber Voice over Internet Protocol (VoIP)-Software ist eine absolute Innovation für Vertriebsmitarbeiter, die viele Anrufe tätigen und so viel Zeit wie möglich sparen möchten. Sie fragen sich wahrscheinlich, wie das möglich ist. Schließlich müssen Sie immer noch Anrufe tätigen, oder? Wie viel Zeit kann VoIP wirklich sparen?
Es mag überraschend klingen, aber Voice over Internet Protocol (VoIP)-Software ist eine absolute Innovation für Vertriebsmitarbeiter, die viele Anrufe tätigen und so viel Zeit wie möglich sparen möchten. Sie fragen sich wahrscheinlich, wie das möglich ist. Schließlich müssen Sie immer noch Anrufe tätigen, oder? Wie viel Zeit kann VoIP wirklich sparen?
Dank der fortschrittlichen Funktionen, wie z. B. Anrufaufzeichnung und Voicemail-to-E-Mail-Funktion, ist es mit VoIP ein Kinderspiel, die Ergebnisse Ihrer Anrufe zu protokollieren und Notizen für weitere Nachfassaktionen zu machen.
Und wenn Sie es in Ihr CRM-System integrieren können, wird es noch einfacher, Ihre Kommunikation zu verfolgen und aufzuzeichnen, Beziehungen zu verwalten, Leads zu pflegen und letztendlich mehr Geschäfte abzuschließen. noCRM bietet eine nahtlose Integration in eine Reihe von VoIP-Softwareprogrammen und hilft den Mitarbeitern Ihres Teams, unnötige Routinearbeiten zu vermeiden und mehr Zeit für den Verkauf zu haben. Weitere Informationen zur VoIP-Integration über noCRM finden Sie hier.
5. Kalendermanagement Software
Jeder erfahrene Vertriebsmitarbeiter kennt das Chaos, das ein überfüllter Terminkalender verursachen kann. Es gibt keine bessere Möglichkeit, um sicherzustellen, dass Sie nicht optimal arbeiten, als durch die anstehenden Termine, Geschäfte und Besprechungen verwirrt zu werden.
Jeder erfahrene Vertriebsmitarbeiter kennt das Chaos, das ein überfüllter Terminkalender verursachen kann. Es gibt keine bessere Möglichkeit, um sicherzustellen, dass Sie nicht optimal arbeiten, als durch die anstehenden Termine, Geschäfte und Besprechungen verwirrt zu werden.
Zum Glück gibt es Kalenderverwaltungssoftware, die Ihnen dabei hilft. Tools wie Calendly, Google Calendar und Outlook erleichtern die effiziente Planung und Verwaltung von Terminen.
Durch das Einberufen von Besprechungen mit wenigen Klicks, das Senden automatischer Erinnerungen an die Teilnehmer und das Vermeiden von Konflikten oder Doppelbuchungen können vielbeschäftigte Vertriebsmitarbeiter ihren eigenen Zeitplan im Wesentlichen selbst verwalten, unnötigen Ärger und Stress vermeiden und sicherstellen, dass sie nie wieder eine wichtige Besprechung verpassen.
Da die meisten Kalender-Softwarepakete CRM-Integrationen bieten, können Sie alles in einem praktischen digitalen Bereich organisieren.
6. Sales Intelligence Tools
Vertriebsinformationen sind einer der Eckpfeiler einer erfolgreichen, umsatzgenerierenden Pipeline. Schließlich ist es unmöglich, die richtigen potenziellen Kunden anzusprechen und fundierte, datengestützte Entscheidungen zu treffen, wenn Sie nicht genau wissen, an wen Sie verkaufen.
Die Arbeit, die erforderlich ist, um Ihren Bedarf an Vertriebsinformationen effektiv zu decken, ist jedoch beträchtlich und erfordert häufig mehrere Schritte, bevor Sie zu einem brauchbaren Maß an Erkenntnissen gelangen.
Aber durch den Einsatz von Vertriebsintelligenz-Tools wie LinkedIn Sales Navigator und InsideView können vielbeschäftigte Vertriebsmitarbeiter die Zeit, die sie für die Beschaffung der erforderlichen Informationen benötigen, erheblich reduzieren. Mit detaillierten Informationen über das Kaufverhalten potenzieller Kunden, Technologie-Stacks und aktuelle Geschäftsaktivitäten können Vertriebsmitarbeiter potenzielle Chancen erkennen und ihre Bemühungen entsprechend anpassen, und das schneller als je zuvor.
Diese Tools können auch dazu beitragen, den Prozess der Datenerfassung zu automatisieren, und so zeitraubende Aufgaben für vielbeschäftigte Vertriebsmitarbeiter zu reduzieren.
7. Task Management Apps für Vertriebsmitarbeiter
Nicht jeder Vertriebsmitarbeiter findet es einfach, den Überblick über die täglichen Aufgaben zu behalten, insbesondere wenn man mehrere Geschäfte und Kundeninteraktionen innerhalb einer einzigen Pipeline jongliert. Wenn Sie jedoch nicht alle Ihre notwendigen Aufgaben im Griff haben, ist dies ein sicherer Weg, um unterdurchschnittliche Leistungen zu erbringen. Was ist also die Lösung?
Eine mögliche Antwort ist die Verwendung von Aufgabenverwaltungs-Apps. Trello, Asana, Todoist und ähnliche Programme helfen Vertriebsmitarbeitern dabei, ihre Aufgaben zu organisieren, Prioritäten zu setzen und anzupassen und den Überblick über ihre Aufgaben zu behalten, ohne dass sie sich mit manuellen Listen herumschlagen müssen, die nur Zeitverschwendung sind. Und wenn Sie Aufgaben direkt in unserem CRM-System verfolgen möchten, ohne unzählige Programme jonglieren zu müssen, ist dies mit noCRM möglich, da Sie damit aktivitäts- und umsatzbasierte Verkaufsziele erstellen können. Sie können die Leistung aller Ihrer Mitarbeiter ganz einfach verfolgen und die Ziele nach Zeitfiltern filtern, um tiefere Einblicke zu erhalten. Weitere Informationen darüber, wie Sie mit den Verkaufszielen von noCRM Ihre Produktivität und Ihr Wachstum steigern können, finden Sie hier.
8. Zeitblöcke
Das Arbeiten mit Zeitblöcken ist eine Produktivitätstechnik, bei der bestimmte Zeitblöcke für verschiedene Aufgaben im Laufe des Tages eingeplant werden. Anstatt mehrere Aufgaben gleichzeitig zu erledigen oder Aufgaben sporadisch zu bearbeiten, können Vertriebsmitarbeiter Zeitfenster für Aktivitäten wie die Akquise, Nachfassanrufe, Besprechungen und Verwaltungsarbeiten reservieren.
Wenn Sie ähnliche Aufgaben zusammenfassen und sich jeweils auf eine Tätigkeit konzentrieren, sparen Sie nicht nur Zeit, sondern verringern auch die geistige Ermüdung, die mit dem Wechsel zwischen verschiedenen Aufgaben verbunden ist.
Die Technik ist am effektivsten, wenn Prioritäten gesetzt werden. Daher sollten die Vetriebsmitarbeiter zunächst die Aufgaben mit der höchsten Priorität ermitteln, die dafür benötigte Zeit schätzen und dann einen Tages- oder Wochenplan erstellen. Die Einhaltung dieses Plans verringert Ablenkungen, verbessert die Effizienz und spart vor allem unnötig verschwendete Zeit.
Stapelverarbeitung von Aufgaben
Die Stapelverarbeitung ist ein fortgeschrittener psychologischer Trick, der bei leistungsstarken CEOs und anderen Führungskräften beliebt ist – aber das bedeutet nicht, dass Vertriebsmitarbeiter nicht auch davon profitieren können.
Im Grunde geht es darum, ähnliche Aufgaben zusammenzufassen und in einer einzigen Sitzung zu erledigen, anstatt sie über den Tag zu verteilen. Durch die Eliminierung eines großen Teils der Zeit, die für den Kontextwechsel aufgewendet wird, kann diese Technik die Gesamteffizienz steigern.
Ein Beispiel für die Stapelverarbeitung könnte darin bestehen, bestimmte Zeiten am Tag festzulegen, in denen alle E-Mail-Nachrichten bearbeitet werden, anstatt jede Nachricht einzeln zu beantworten. Es ist einfacher, in den spezifischen Arbeitsfluss zu gelangen, der mit dieser Aufgabe verbunden ist, und dadurch werden sich die Gesamtergebnisse erheblich verbessern.
Diese Methode kann auf das Tätigen von Anrufen, das Aktualisieren von Unterlagen, das Vorbereiten von Angeboten und auf fast jede andere tägliche Vertriebsaufgabe angewendet werden, die uns alle Zeit kostet.
Effektive Besprechungsmethoden
Besprechungen können sehr zeitaufwändig sein, wenn sie nicht effektiv verwaltet werden. Und obwohl es sich wahrscheinlich wie ein grundlegendes Element des Verkaufsprozesses anhört, werden Sie überrascht sein, wie viele Verkaufsteams nicht genug Zeit damit verbringen, ihre Besprechungsmethoden zu überdenken und auf mögliche Verbesserungsbereiche zu untersuchen.
Um die Zeit während der Besprechung optimal zu nutzen, sollten Sie Methoden anwenden, die die Effizienz und Produktivität aller Teilnehmer fördern. Dies beginnt bereits vor der Besprechung, indem Sie eine klare Tagesordnung erstellen und diese im Voraus verteilen, um die Diskussion zu leiten. Idealerweise sollten diese Tagesordnungen die zu besprechenden Themen und die zu erreichenden Ziele enthalten, die klar und mit umsetzbaren Formulierungen beschrieben sind.
Ein weiterer guter Tipp, um die Produktivität von Besprechungen zu steigern, ist die Festlegung einer Zeitbegrenzung. Wenn Sie nur 15 Minuten Zeit haben, um über ein Thema zu sprechen, werden Sie viel effizienter kommunizieren als bei einer Zeitvorgabe von anderthalb Stunden. Und solange Sie keine wichtigen Details auslassen, hat es wirklich keine Nachteile, schneller auf den Punkt zu kommen.
Wir alle haben schon an unnötigen Besprechungen teilgenommen, die viel zu lange dauerten. Bis zu einem gewissen Grad sind sie wahrscheinlich unvermeidbar – schließlich laufen die Dinge nicht immer nach Plan. Wenn Ihr Verkaufsteam jedoch die Häufigkeit solcher Besprechungen reduzieren kann, haben Sie gute Chancen, Zeit zu sparen und die Moral Ihrer Mitarbeiter zu verbessern.
Zeit war schon immer eine entscheidende Ressource im Verkauf, aber in der modernen Geschäftswelt von heute ist sie wichtiger denn je. Angesichts der schnelllebigen Verkaufsteams, die sich jeden Tag rund um die Uhr einen Kopf-an-Kopf-Wettkampf liefern, können Sie es sich wirklich nicht leisten, auch nur eine einzige Minute zu verschwenden. Glücklicherweise können vielbeschäftigte Vertriebsmitarbeiter durch die Umsetzung der zehn oben beschriebenen zeitsparenden Tipps ihre Arbeitsabläufe und Effizienz optimieren und sich auf das konzentrieren, was sie am besten können – Beziehungen aufbauen und Geschäfte abschließen.
noCRM ist ein schlankes, optimiertes CRM-System, das sich ideal für SDRs und BDRs eignet, die sich keine Zeitverschwendung leisten können. Aus diesem Grund bieten wir automatisierte Erinnerungen, VoIP-Integrationen und eine Vielzahl weiterer Funktionen in einem einzigen, intuitiven Paket an. Wenn Sie mehr Zeit gewinnen und die Produktivität Ihres Verkaufsteams maximieren möchten, sollten Sie noCRM noch heute ausprobieren – es könnte genau das sein, wonach Sie gesucht haben.
